Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Server
Erfahren Sie, wie Sie Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um einen E-Mail-Lebenszyklus in Exchange 2016 und Exchange 2019 zu verwalten. Aufbewahrungsrichtlinien werden angewendet, indem Aufbewahrungstags erstellt und zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt werden, die auf Postfachbenutzer angewendet wird.
Was sollten Sie wissen, bevor Sie beginnen?
Geschätzte Zeit bis zum Abschließen dieser Aufgabe: 30 Minuten.
Für die Verfahren in diesem Thema sind bestimmte Berechtigungen erforderlich. Informationen zu den Berechtigungen finden Sie in den einzelnen Verfahren.
Postfächer, auf die Sie Aufbewahrungsrichtlinien anwenden, müssen sich auf Servern mit Exchange Server 2010 oder höher befinden.
Schritt 1: Erstellen eines Aufbewahrungstags
Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Informationen dazu, welche Berechtigungen Sie benötigen, finden Sie im Thema Messaging-Richtlinie und Konformitätsberechtigungen in Exchange Server im Eintrag "Verwaltung von Nachrichtendatensätzen".
Erstellen eines Aufbewahrungstags mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole (Exchange-Verwaltungskonsole)
Wechseln Sie zu Complianceverwaltung>Aufbewahrungstags, und klicken Sie auf
.Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Automatisch auf das gesamte Postfach angewendet (Standard): Erstellt ein Standardrichtlinientag (DPT). Mithilfe von Standardrichtlinientags können Sie eine Standardlöschrichtlinie und Standardarchivrichtlinie erstellen, die für alle Elemente im Postfach gilt.
Hinweis
Ein Standardrichtlinientag zum Löschen von Voicemailelementen kann nicht in der Exchange-Verwaltungskonsole erstellt werden. Einzelheiten zum Erstellen eines Standardrichtlinientags zum Löschen von Voicemailelementen finden Sie im folgenden Exchange-Verwaltungsshell-Beispiel.
Automatisch auf einen Standardordner angewendet: Erstellt ein Aufbewahrungsrichtlinientag (RPT) für einen Standardordner wie Posteingang oder Gelöschte Elemente.
Hinweis
Aufbewahrungsrichtlinientags können nur mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen erstellt werden.
Von Benutzern auf Elemente und Ordner angewendet (persönlich):Erstellt persönliche Tags. Diese Tags ermöglichten Benutzern von Outlook und Outlook im Web das Anwenden von Archivierungs- oder Löscheinstellungen auf eine Nachricht oder Ordner, die sich von den Einstellungen unterscheiden, die für den übergeordneten Ordner oder das gesamte Postfach gelten.
Titel und Optionen auf der Seite Neues Aufbewahrungstag sind je nach gewähltem Tagtyp unterschiedlich. Füllen Sie folgende Felder aus:
Name: Geben Sie einen Namen für das Aufbewahrungstag ein. Aufbewahrungstagnamen werden Benutzern in Outlook und Outlook im Web mit dem Aufbewahrungszeitraum angezeigt.
Wenden Sie dieses Tag auf den folgenden Standardordner an: Nur verfügbar, wenn Sie diese Option in Schritt 2 ausgewählt haben.
Aufbewahrungsaktion: Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus, die ausgeführt werden sollen, nachdem das Element seinen Aufbewahrungszeitraum erreicht hat:
Löschen und Wiederherstellung zulassen: Löscht Elemente, ermöglicht es Benutzern jedoch, sie mithilfe der Option Gelöschte Elemente wiederherstellen in Outlook oder Outlook im Web wiederherzustellen. Elemente werden aufbewahrt, bis die Aufbewahrungszeit für gelöschte Elemente, die für die Postfachdatenbank oder den Postfachbenutzer konfiguriert ist, erreicht ist.
Endgültig löschen: Löscht das Element endgültig aus der Postfachdatenbank.
Wichtig
Postfächer oder Elemente, die in einem In-Situ-Speicher oder einer Rechtsstreitigkeit stehen, bleiben erhalten und werden in In-Situ-eDiscovery-Suchvorgängen zurückgegeben. Weitere Informationen finden Sie unter In-Situ-Aufbewahrung und Beweissicherungsverfahren in Exchange Server.
Ins Archiv verschieben: Nur verfügbar, wenn Sie ein DPT oder ein persönliches Tag erstellen. Wählen Sie diese Aktion zum Verschieben von Elementen in das Compliance-Archiv des Benutzers.
Aufbewahrungszeitraum: Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
Nie: Gibt an, dass Elemente niemals gelöscht oder in das Archiv verschoben werden sollen.
Wenn das Element das folgende Alter (in Tagen) erreicht: Gibt die Anzahl der Tage an, die Elemente aufbewahrt werden müssen, bevor sie verschoben oder gelöscht werden. Der Aufbewahrungszeitraum für alle unterstützten Elemente – ausgenommen Kalender- und Aufgabenelemente – wird ab dem Datum berechnet, an dem ein Element empfangen oder erstellt wird. Der Aufbewahrungszeitraum für Kalender- und Aufgabenelemente wird ab dem Enddatum berechnet.
Kommentar: Optionales Feld, das für administrative Notizen oder Kommentare verwendet wird. Das Feld wird Benutzern nicht angezeigt.
Erstellen eines Aufbewahrungstags mithilfe der Exchange-Verwaltungsshell
Verwenden Sie das Cmdlet New-RetentionPolicyTag, um ein Aufbewahrungstag zu erstellen. Unterschiedliche im Cmdlet verfügbare Optionen ermöglichen Ihnen das Erstellen verschiedener Typen von Aufbewahrungstags. Verwenden Sie den Type-Parameter , um ein DPT (All), rpT (geben Sie einen Standardordnertyp an, z Inbox. B. ) oder ein persönliches Tag (Personal).
Dieser Befehl erstellt ein Standardrichtlinientag zum Löschen aller Nachrichten im Postfach nach 7 Jahren (2556 Tagen).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Dieser Befehl erstellt ein Standardrichtlinientag zum Verschieben aller Nachrichten in das Compliance-Archiv in 2 Jahren (730 Tagen).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
Dieser Befehl erstellt ein Standardrichtlinientag zum Löschen von Voicemailnachrichten nach 20 Tagen.
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Dieser Befehl erstellt ein Aufbewahrungsrichtlinientag zum endgültigen Löschen der Nachrichten im Junk-E-Mail-Ordner nach 30 Tagen.
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
Dieser Befehl erstellt ein persönliches Tag, bei dessen Anwendung Nachrichten nie gelöscht werden.
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
Schritt 2: Erstellen Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie
Bevor Sie dieses Verfahren bzw. diese Verfahren ausführen können, müssen Ihnen die entsprechenden Berechtigungen zugewiesen werden. Informationen dazu, welche Berechtigungen Sie benötigen, finden Sie im Thema Messaging-Richtlinie und Konformitätsberechtigungen in Exchange Server im Eintrag "Verwaltung von Nachrichtendatensätzen".
Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole
Wechseln Sie zu Complianceverwaltung>Aufbewahrungsrichtlinien, und klicken Sie auf
.Füllen Sie unter Neue Aufbewahrungsrichtlinie die folgenden Felder aus:
Name: Geben Sie einen Namen für die Aufbewahrungsrichtlinie ein.
Aufbewahrungstags: Klicken Sie auf
Um die Tags auszuwählen, die Sie dieser Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen möchten.Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann die folgenden Tags enthalten:
Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben
Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen
Ein Standardrichtlinientag für Voicemailnachrichten mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen
Ein Aufbewahrungsrichtlinientag pro Standardordner, z. B. Posteingang, zum Löschen von Elementen
Eine beliebige Anzahl von persönlichen Tags
Hinweis
Sie können einer Aufbewahrungsrichtlinie zwar beliebig viele persönliche Tags hinzufügen; viele persönliche Tags mit unterschiedlichen Aufbewahrungseinstellungen können Benutzer aber zusätzlich verwirren. Es wird empfohlen, mit einer Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr als 10 persönliche Tags zu verknüpfen.
Sie können eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, ohne dieser Aufbewahrungstags hinzuzufügen, doch Elemente im Postfach, für das die Richtlinie gilt, werden nicht verschoben oder gelöscht. Sie können aufbewahrungstags auch einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen und daraus entfernen, nachdem Sie sie erstellt haben.
Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie mithilfe der Exchange-Verwaltungsshell
In diesem Beispiel wird die Aufbewahrungsrichtlinie RetentionPolicy-Corp erstellt und der Parameter RetentionPolicyTagLinks verwendet, um der Richtlinie fünf Tags zuzuordnen.
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
Ausführliche Informationen zu Syntax und Parametern finden Sie unter New-RetentionPolicy.
Schritt 3: Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfachbenutzer
Nachdem Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellt haben, wenden Sie sie auf Postfachbenutzer an. Sie können auf mehrere Benutzer unterschiedliche Aufbewahrungsrichtlinien anwenden. Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Anwenden einer Aufbewahrungsrichtlinie auf Postfächer in Exchange Server.
Woher wissen Sie, dass diese Aufgabe erfolgreich war?
Nachdem Sie Aufbewahrungstags erstellt, diese einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt und die Richtlinie auf einen Postfachbenutzer angewendet haben, werden Nachrichten bei der nächsten Verarbeitung des Postfachs basierend auf den in den Aufbewahrungstags konfigurierten Einstellungen verschoben oder gelöscht.
Gehen Sie wie folgt vor, um sich zu vergewissern, dass die Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wurde:
Führen Sie folgenden Exchange-Verwaltungsshell-Befehl aus, um den MRM-Assistenten manuell für ein einzelnes Postfach auszuführen.
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>Melden Sie sich mit Outlook oder Outlook im Web bei dem Postfach an, und überprüfen Sie, ob Nachrichten entsprechend der Richtlinienkonfiguration gelöscht bzw. in ein Archiv verschoben wurden.