Informationen zum Migrieren von Projektdaten aus anderen ERP-Systemen

Artikel
08/03/2018

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Das Migrieren von Projektdaten aus einem anderen Enterprise Resource Planning-System (ERP) zu Microsoft Dynamics AX besteht aus zwei zentralen Aufgaben:

Erstellen einer Hauptbucherfassung zum Erfassen der Kontosalden aus einem anderen System
Erstellen einer Projekterfassung für den Anfangssaldo zur Angabe von Projektsalden

Beim Migrieren von Projektdaten aus Offlinedatensätzen oder einem anderen ERP-System zu Microsoft Dynamics AX müssen die Projektdetails erhalten bleiben. Zudem müssen bei der Migration die Rechnungen erfasst werden, die sich während des Projektfortschritts oder zu Meilensteinen seit Projektbeginn bis zur Migration angesammelt haben. Wenn Sie ohne Auswirkungen auf das Hauptbuch Projektdetails migrieren möchten, die zuvor nachverfolgt wurden, buchen Sie die Anfangssaldodetails des Projekts im Formular Anfangssaldoerfassung. Führen Sie dann die Vorkalkulation in Microsoft Dynamics AX aus. Mit diesem Prozess werden die Umsatzerlöse für Festpreisprojekte ermittelt. Wenn der Migrationsprozess ordnungsgemäß abgeschlossen wurde, entsprechen die gebuchten Werte in Projektverwaltung und -verrechnung den Werten im Hauptbuch. Außerdem enthält das Hauptbuch keine doppelten Einträge oder aufgeblähten Salden.

Sie können Projektdetails für die folgenden Projekttypen zu Microsoft Dynamics AX migrieren:

Festpreis
Nach Aufwand
Investition
Intern
Zeit
Kosten

Migrieren eines Festpreisprojekts

Der Vorkalkulationsprozess muss im Rahmen der Migration eines Festpreisprojekts zu Microsoft Dynamics AX ausgeführt werden. In Microsoft Dynamics AX kann dann berechnet werden, mit welchem Prozentsatz das Projekt bis zum Migrationsprozess fertig gestellt wurde. Da bei Festpreisprojekten Umsatzerlöse anfallen, wird davon ausgegangen, dass die Rechnungsbuchungen erfasst, jedoch nicht fakturiert wurden.

Basierend auf den Vorkalkulationen und früheren Verkaufsrechnungen können Sie die Details zum Umlaufbestand (WIP) aus der vorherigen Nachverfolgungsmethode im Formular Anfangssaldoerfassung eingeben. Die Details werden dann in der Projektverwaltung und -verrechnung von Microsoft Dynamics AX gebucht. WIP-Details können aus Stunde, Ausgaben und Artikelbuchungen bestehen und werden in der Bilanz als Brutto-WIP erfasst.

WIP kann auf einer der beiden akzeptierten Buchhaltungsregeln für die Umsatzerkennung basieren: "Erfüllter Vertrag" oder "Vollendungsgrad in Prozent". WIP kann nach Einstandspreis, Verkaufspreis oder Produktion plus Gewinn bewertet werden.

Vollendungsgrad in Prozent – Bei dieser Methode werden basierend auf dem Fortschritt eines langfristigen Projekts Umsatzerlöse, Kosten und Bruttogewinn für jede Periode ermittelt. Wenn z. B. im Lauf des Jahres 25 Prozent eines Bauprojekts abgeschlossen wurden, kann der Bauträger 25 Prozent des im Rahmen des Vertrags erwarteten Gesamtgewinns verzeichnen. Diese Methode wird in der Regel bevorzugt, da Umsatzerlöse und Aufwendungen in einem Geschäftsjahr besser abgeglichen werden als mit der Methode "Erfüllter Vertrag". Aufgrund des Vorsichtsprinzips wird der erwartete Verlust im aktuellen Geschäftsjahr vollständig berücksichtigt.
Vollendungsgrad in Prozent – Bei dieser Methode werden Umsatzerlös und Gewinn erst nach Abschluss eines langfristigen Projekts berücksichtigt.

Wenn Sie die Methode "Vollendungsgrad in Prozent" verwenden, wird der Netto-WIP berechnet, indem auf den Brutto-WIP gebuchte Akontorechnungen subtrahiert werden. Brutto-WIP ist die ausgeführte Arbeit. Der Netto-WIP stellt die Investition des Unternehmens in das Projekt dar.

Beim Migrieren von Projektdetails müssen Sie die folgenden Aufgaben ausführen:

Hinweis

Es wird davon ausgegangen, dass Sie ein Festpreisprojekt erstellt und die Nachverfolgung von Buchungen während Projektfortschritts gemäß den Geschäftsanforderungen konfiguriert haben.

Erstellen Sie mit dem Formular Anfangssaldoerfassung eine Anfangssaldoerfassung. Geben Sie dann auf der erforderlichen Ebene die Buchungsdetails für die Projekte ein, die zu Microsoft Dynamics AX migriert werden. Berücksichtigen Sie die Kategorie-, Arbeitskraft- und Artikeldetails, die Sie für Berichtszwecke zu Microsoft Dynamics AX migrieren möchten. Berücksichtigen Sie auch die für die Berechnung der Umsatzerkennung erforderlichen Details.
Erstellen Sie eine Anfangssaldo-Vorkalkulation, und führen Sie sie aus.

Bei der Vorkalkulation wird auf der Grundlage der tatsächlichen und der Planungsinformationen der Prozentsatz berechnet, zu dem das Projekt fertig gestellt wurde. Anhand dieses Werts wird der antizipiertem Umsatzerlös erfasst.

Migration am Ende des Geschäftsjahrs oder Migration während des Jahrs

Wenn Sie die Projektdetails am Anfang des Geschäftsjahrs migrieren, werden folgende Ereignisse bei der Methode "Vollendungsgrad in Prozent" und bei der Methode "Erfüllter Vertrag" erfasst:

In der Bilanz des Hauptbuchs wird eine allgemeine Erfassung für Anlagen und Verbindlichkeiten gebucht. Die Erfassung enthält einen Sollbetrag für den gebuchten Brutto-WIP und einen Habenbetrag für den in Rechnung gestellten WIP. Für Gewinn und Verlust werden keine Einträge erfasst.
In der Projektverwaltung und -verrechnung wird eine detaillierte Anfangssaldoerfassung gebucht. Diese Erfassung enthält die Kosten und Rechnungen, die im vorherigen System bis zum Ende des Geschäftsjahrs erfasst wurden.
Am Ende des Geschäftsjahrs wird eine Anfangssaldo-Vorkalkulation gebucht. Diese Vorkalkulation enthält Kosten und Umsatzerlöse.

Migration während des Jahrs

Wenn Sie Mitten im Geschäftsjahr Projektdetails migrieren, wird eine zweite Vorkalkulation gebucht. Diese Vorkalkulation umfasst das Ende des letzten Geschäftsjahrs bis zum Datum der Migration.

Abhängig von der zur Auswertung verwendeten Methode können außerdem die in der folgenden Tabelle beschriebenen Ereignisse eintreten.

Methode	Einträge
Vollendungsgrad in Prozent	Neben dem Eintrag für die Bilanzerfassung werden Gewinn- und Verlusteinträge für das aktuelle Geschäftsjahr bis zum Migrationsdatum erfasst. Neben der gebuchten Anfangssaldoerfassung werden ab dem Migrationsdatum eine weitere Reihe von Einträgen für Buchungen erfasst. Anstatt einer werden zwei Anfangssaldo-Vorkalkulationen gebucht. Eine Buchung erfolgt für das Ende des vorausgehenden Geschäftsjahr und ausschließlich für WIP. Die zweite Buchung erfolgt zum Migrationsdatum sowohl für WIP als auch Gewinn und Verlust.
Vollendeter Auftrag	Neben der gebuchten Anfangssaldoerfassung werden ab dem Migrationsdatum eine weitere Reihe von Einträgen für Buchungen erfasst. Zwei Anfangssaldo-Vorkalkulationen werden gebucht. Eine Vorkalkulation wird für das Ende des vorausgehenden Geschäftsjahrs gebucht und eine Vorkalkulation erfolgt für Buchungen nach dem Jahresende bis zum Migrationsdatum. Beide Vorkalkulationen beziehen sich nur auf WIP. Hinweis Die beiden Anfangssaldo-Vorkalkulationen wirken sich nicht auf das Hauptbuch aus, weder am Ende des vorherigen Geschäftsjahrs noch zum Migrationsdatum.

Vollendungsgrad in Prozent

Neben dem Eintrag für die Bilanzerfassung werden Gewinn- und Verlusteinträge für das aktuelle Geschäftsjahr bis zum Migrationsdatum erfasst.
Neben der gebuchten Anfangssaldoerfassung werden ab dem Migrationsdatum eine weitere Reihe von Einträgen für Buchungen erfasst.
Anstatt einer werden zwei Anfangssaldo-Vorkalkulationen gebucht. Eine Buchung erfolgt für das Ende des vorausgehenden Geschäftsjahr und ausschließlich für WIP. Die zweite Buchung erfolgt zum Migrationsdatum sowohl für WIP als auch Gewinn und Verlust.

Vollendeter Auftrag

Neben der gebuchten Anfangssaldoerfassung werden ab dem Migrationsdatum eine weitere Reihe von Einträgen für Buchungen erfasst.
Zwei Anfangssaldo-Vorkalkulationen werden gebucht. Eine Vorkalkulation wird für das Ende des vorausgehenden Geschäftsjahrs gebucht und eine Vorkalkulation erfolgt für Buchungen nach dem Jahresende bis zum Migrationsdatum. Beide Vorkalkulationen beziehen sich nur auf WIP.

Hinweis

Die beiden Anfangssaldo-Vorkalkulationen wirken sich nicht auf das Hauptbuch aus, weder am Ende des vorherigen Geschäftsjahrs noch zum Migrationsdatum.

Abstimmung

Stimmen Sie nach dem Migrieren der Projektdetails die WIP-Salden in der Bilanz mit den in der Projektverwaltungs- und Kostenrechnung gebuchten Details ab. In den folgenden Berichten können Sie Detaildaten zu Buchungen anzeigen:

Bericht "Sachkontenabstimmung – WIP"
Bericht "Projekt – WIP"

Migrieren von Aufwandsprojekten

Sie können auch die Anfangssalden von Aufwandsprojekten migrieren, sodass im vorherigen ERP-System vorgenommene Buchungen in Microsoft Dynamics AX nachverfolgt und fakturiert werden können.

Stellen Sie beim Migrieren von Projektdetails für Aufwandsprojekte folgende Fragen:

Werden Kosten für WIP erfasst und Umsatzerlöse antizipiert, oder werden Kosten für Gewinn und Verlust erfasst?
Wurde die Fakturierung im vorherigen System ausgeführt?

Hinweis

Wenn frühere Buchungen fakturiert wurden, müssen Sie im Formular Erfassungspositionen für Anfangssalden das Feld Buchungsstatus auf Fakturiert festlegen.
Wurden Umsatzerlöse im vorherigen System gebucht, und wurden Umsatzerlöse im Hauptbuch als Pauschalbetrag erfasst?

Für die Projektdetails von Aufwandsprojekten muss kein Vorkalkulationsprozess ausgeführt werden. Sie müssen nur im Formular Anfangssaldoerfassung Details eingeben.

Tipp

Buchungen aus der Anfangssaldoerfassung sind von der Regulierungsfunktion ausgeschlossen. Anfangssalden müssen deshalb manuell im Formular Anfangssaldoerfassung korrigiert werden. Korrigieren Sie Anfangssalden mithilfe von Erfassungsrückbuchungen und neuen Erfassungsbuchungen.

Migrieren von Investitionsprojekten

Beim Nachverfolgen von Investitionsprojekten erfassen Sie Aufwendungen in einer Bilanz. Geben Sie zum Migrieren der Kostendetails die erfassten Kosten aus dem vorherigen System im Formular Anfangssaldoerfassung ein. Der Vorkalkulationsprozess muss jedoch auch nach dem Buchen des WIP noch in Microsoft Dynamics AX ausgeführt werden. In Microsoft Dynamics AX kann dann berechnet werden, mit welchem Prozentsatz das Projekt fertig gestellt wurde, und die Buchung kann als verarbeitet erfasst werden.

Migrieren anderer Projekte: Kostenprojekte, interne Projekte und Zeitprojekte

Stellen Sie die folgenden Fragen, wenn die Details für interne Projektaufwendungen migriert oder bei Projekten nur die Stunden nachverfolgt werden:

Werden Aufwendungen auf ein Gewinn- und Verlustkonto oder in der Bilanz gebucht? Die Methode, nach der Aufwendungen für die einzelnen Projekte gebucht werden, bestimmt, wie Aufwendungen zu Microsoft Dynamics AX migriert werden.
Um welchen Projekttyp handelt es sich, und welche Buchungsoptionen gibt es? Der Projekttyp und die Buchungsoptionen bestimmen, wie diese Projekte verwaltet und nachverfolgt werden.

Regeln für das Buchen von Kosten in Anfangssaldoerfassungen

Bei Festpreis- und Investitionsprojekten steuert die Buchhaltungsregel für die Umsatzerkennung für die zugeordnete Projektgruppe, wohin Kosten gebucht werden. Das Sachkonto für eine Buchung hängt davon ab, ob Buchungen gemäß den Einstellungen der Projektgruppe in die Bilanz oder auf ein Gewinn- und Verlustkonto erfolgen. Die Einstellung der Projektgruppe, ob Buchungen in die Bilanz oder auf ein Gewinn- und Verlustkonto erfolgen, kann außer Kraft gesetzt werden. Dazu muss jedoch im Formular Positionseigenschaften das Kontrollkästchen Kosten aktivieren für den zugeordneten Abrechnungscode aktiviert sein. (Klicken Sie auf Projektverwaltung und -verrechnung > Einstellungen > Abrechnungscodes > Positionseigenschaften.) Ist das Kontrollkästchen Kosten aktivieren nicht aktiviert, erfolgt die Buchung unabhängig von der Einstellung der Projektgruppe auf ein Gewinn- und Verlustkonto.

Hinweis

Wenn der Standardkostenstatus für Positionen in der Anfangssaldoerfassung geändert wird, kann dies dazu führen, dass der Vorkalkulationsprozess zusätzliche Kostenbuchungen vornimmt. Das Hauptbuch wird dabei nicht aktualisiert.

In der folgenden Tabelle werden die Regeln zum Buchen von Kosten in Anfangssaldoerfassungen beschrieben.

Umsatzerkennungstyp	Bedingung	Gebuchter Kostenstatus
Vollendungsgrad in Prozent - Oder - Vollendeter Auftrag	Die Buchungsart ist Stunde, und der Kostenstatus für Stunden in der Sachkontoeinstellungen für die Projektgruppe ist Nie Sachkonto. Hinweis Wenn der Status Nie Sachkonto lautet, werden Kosten nur in das untergeordneten Sachkonto des Projekts gebucht, nicht in das Hauptbuch.	Nie Sachkonto
Vollendeter Auftrag	Der Abrechnungscode Aktivieren ist auf Wahr festgelegt.	Bilanz
Prozentsatz der Fertigstellung	Der Abrechnungscode Aktivieren ist auf Wahr festgelegt.	Gewinn und Verlust
Vollendungsgrad in Prozent - Oder - Vollendeter Auftrag	Der Abrechnungscode Aktivieren ist auf Falsch festgelegt.	Gewinn und Verlust

Verwenden der Planungsverringerungsfunktion

Wenn Sie Ihre Planung für laufende Projekte eingeben, schließen die eingegebenen Beträge alle noch nicht ausgegebenen Planungsbeträge ein. Wird jedoch die Planungsverringerungsfunktion verwendet, schließt die eingegebene Planung die Beträge ein, die bereits ausgegeben wurden. Wenn Sie dann die Anfangssaldoerfassungen für die bereits ausgegebenen Beträge eingeben, werden die Planungsbeträge auf den aktuellen Saldo verringert.

Wichtig

Sie können die Planungsverringerungsfunktion auch dann verwenden, wenn Sie die Anfangssaldoerfassungen vor den Planungen gebucht haben. Es wird empfohlen, die Gesamtplanungen einzugeben, die Planungsverringerung zu aktivieren und dann die Anfangssaldoerfassungen zu buchen.

Die folgenden Themen enthalten Informationen zur Migration von Projektdaten aus einem anderen ERP-System und zur Erstellung von Journaleinträgen für Anfangssalden:

Erstellen und Überprüfen von Erfassungen und Erfassungspositionen

Erstellen eines Projektanfangssaldos

Formular "Anfangssaldoerfassung"

Formular "Erfassungspositionen für Anfangssalden"

Erfassungsbeleg - Formular "Allgemeine Erfassung"

Formular "Erfassungskopf"