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Zusammenarbeit mit externen Kreditoren

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Das Kreditorenzusammenarbeit Modul richtet sich an Kreditoren, die keine elektronische Datenaustausch-Integration (EDI) mit Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Management haben. Es erlaubt es Kreditoren, mit Bestellungen, Rechnungen, Lieferbestandsinformationen und Angebotsanforderungen zu arbeiten, und es ermöglicht ihnen auch den Zugriff auf Teile ihrer Kreditorenmasterdaten. In diesem Artikel wird erklärt, wie Sie mit externen Kreditoren zusammenarbeiten können, die die Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle verwenden, um mit Bestellungen, Angebotsanforderungen und Lieferbestand zu arbeiten. Außerdem wird erklärt, wie ein bestimmter Kreditor aktiviert wird, um Kreditorenzusammenarbeit zu verwenden, und wie die Anzeige der Informationen definiert wird, die alle Kreditoren sehen, wenn Sie auf eine Bestellung antworten.

Weitere Informationen dazu, was externe Kreditoren in der Kreditorenzusammenarbeitschnittstelle tun können, finden Sie unter Kreditorenzusammenarbeit mit Debitoren

Weitere Informationen dazu, wie Kreditoren die Kreditorenzusammenarbeit in Rechnungsstellungsprozessen verwenden können, finden Sie unter Kreditorenzusammenarbeit-Rechnungsstellungsarbeitsbereich Informationen darüber, wie neue Nutzer der Kreditorezusammenarbeit bereitgestellt werden, finden Sie unter Kreditorenzusammenarbeitbenutzer verwalten.

Definieren der Informationen, die den Kreditoren angezeigt werden, wenn sie auf Bestellungen antworten

Wenn Kreditoren auf eine Bestellung antworten, die Sie ihnen übermitteln, finden sie eines von drei Nachrichtenfeldern, in dem sie bestätigen müssen, dass sie die Bestellung annehmen, ablehnen oder mit Änderungen annehmen möchten. Da die Informationen, die dem Kreditor an diesem Punkt angezeigt werden, möglicherweise spezifisch für Ihr Unternehmen sind, können Sie den Text festlegen, der in jeder einzelnen Bestätigungsnachricht angezeigt wird. Beispielsweise kann der Text den Kreditor über den nächsten Schritte im Prozess oder die Bedingungen informieren.

Um den Text zu definieren, der in der Bestellungsantwort angezeigt wird, befolgen Sie diese Schritte

  1. Auf der Seite Informationen für Kreditoren, die auf Bestellungen antworten wählen Sie den Antworttyp aus, und klicken Sie dann auf Bearbeiten.
  2. Im Feld Informationensnachricht geben Sie die Informationen ein, die Kreditoren im Nachrichtenfeld angezeigt werden soll.

Wenn Sie Nachrichten in mehr als einer Sprache hinzufügen müssen, erstellen Sie separate Meldungen, und geben Sie für jede von ihnen den entsprechenden Sprachcode an. Der Nachricht, die jedem Kreditor angezeigt wird, wird in der Sprache sein, die der Kreditor verwendet.

Festlegen der Kreditorenzusammenarbeitsoptionen für einen bestimmten Kreditor

Ein Administrator konfiguriert die allgemeinen Einstellungen für Kreditorenzusammenarbeit, wie die Sicherheitsrollen, die für alle Kreditoren verfügbar sind, mit denen Sie zusammenarbeiten. Es gibt jedoch auch Einstellungen, die für jedes Kreditorenkonto anders sein können. Sie sollten diese Einstellungen konfigurieren.

  • Kreditorenzusammenarbeit aktivieren.
  • Geben Sie an, ob der Kreditor Preisinformationen sehen soll.

Kreditorenzusammenarbeit aktivieren

Bevor Benutzerkonten für einen externen Lieferanten erstellt werden können, müssen Sie das Kreditorenkonto konfigurieren, sodass der Kreditor die Kreditorenzusammenarbeit nutzen kann. Legen Sie auf der Seite Kreditoren auf der Registerkarte Allgemein das Feld Zusammenarbeitsaktivierung fest. Die folgenden Optionen sind verfügbar:

  • Aktiv (Bestellung wird automatisch bestätigt) – Bestellungen werden automatisch bestätigt, wenn der Kreditor diese akzeptiert ohne Änderungen. Wenn Sie diese Option verwenden, planen Sie unbedingt den Akzeptierte Bestellungen aus den Kreditor-Kooperationen bestätigen-Batch-Job, der für die Verarbeitung der Rückmeldungen zuständig ist. Anweisungen finden Sie im nächsten Abschnitt.
  • Aktiv (Bestellung wird nicht automatisch bestätigt) – Ihre Organisation muss Bestellungen manuell bestätigen, nachdem der Kreditor diese akzeptiert hat.

Planen des Batch-Jobs für die automatische Bestätigung

Wenn Sie die Option Aktiv (PO wird automatisch bestätigt) für einen oder mehrere Ihrer Lieferanten (wie im vorherigen Abschnitt beschrieben) verwenden, müssen Sie den Akzeptierte Bestellungen aus den Kreditor-Kooperationen bestätigen Batch-Job beenden, der für die Verarbeitung und Bestätigung Ihrer Bestellungen zuständig ist. Andernfalls werden niemals automatische Bestätigungen ausgeführt. Verwenden Sie die folgende Prozedur, um diesen Batch-Job zu planen.

  1. Wechseln Sie zu Beschaffung > Bestellung > Bestellbestätigung > Akzeptierte Bestellungen aus den Kreditor-Kooperationen bestätigen.

  2. Wählen Sie im Akzeptierte Bestellungen aus den Kreditor-Kooperationen bestätigen-Dialogfeld, im Im Hintergrund ausführen-Inforegister Serie aus.

  3. Definieren Sie im Wiederholung definieren-Dialogfeld den Zeitplan aus, nach dem der Job ausgeführt werden soll. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihres Zeitplans die folgenden Punkte:

    • Wenn Ihr System eine große Datenmenge verarbeitet und viele Batch-Jobs ausführt, kann die Leistung ein Problem darstellen. In diesem Fall sollten Sie diesen Job wahrscheinlich nicht öfter als alle 10 Minuten ausführen (abhängig von Ihren anderen Anforderungen). Wenn Leistung kein Problem für Sie ist, können Sie ihn bei Bedarf alle 1 bis 2 Minuten ausführen.
    • Wenn Ihre Lieferanten dazu neigen, Waren schnell zu liefern (innerhalb des vereinbarten Tages), sollte die Serie häufig sein (alle 10 bis 30 Minuten oder so). Auf diese Weise können Lagerarbeiter die Waren gegen die bestätigte Bestellung entgegennehmen, nachdem die Bestätigung erfolgt ist.
    • Wenn Ihre Lieferanten in der Regel eine lange Vorlaufzeit haben (mehr als 24 Stunden), können Sie diese Aufgabe so einstellen, dass sie nur einmal am Tag oder so ausgeführt wird.

  4. Wählen Sie OK aus, um Ihren Zeitplan anzuwenden und zum Akzeptierte Bestellungen aus den Kreditor-Kooperationen bestätigen Dialogfeld zurückzukehren.

  5. Legen Sie nach Bedarf zusätzliche Hintergrundoptionen fest. Das Dialogfeld bietet die üblichen Optionen zum Einrichten von Batch-Jobs im Supply Chain Management.

Weitere Informationen zu Batch-Jobs finden Sie unter Stapelverarbeitung – Übersicht.

Angeben, ob der Kreditor Preisinformationen sehen soll

Um Preisinformationen für Bestellungen über die Kreditorenzusammenarbeitschnittstelle freizugeben, müssen Sie die Option Bestellungspreise bzw. -betrag auf der Registerkarte Standardwerte für Bestellungen für das Kreditorenkonto auf Ja festlegen. Diese Preisinformationen umfassen den Preis je Einheit, Rabatte und Gebühren.

Arbeiten mit Bestellungen, wenn die Kreditorenzusammenarbeit verwendet wird

Eine Bestellung an einen Kreditor senden

Bestellungen werden in Supply Chain Management werden vorbereitet. Wenn eine Bestellung den Status Genehmigt hat, senden Sie sie an den Kreditor, indem Sie Zur Bestätigung senden auf der Seite Bestellung auswählen. Der Status der Bestellung wird dann auf In externer Prüfung geändert. Nachdem die Bestellung versendet wurde, kann der Kreditor diese auf der Seite Bestellungen zur Prüfung in der Kreditorenzusammenarbeitschnittstelle finden. Der Kreditor kann dann die Bestellung akzeptieren, ablehnen oder Änderungen vorschlagen. Der Kreditor kann auch Kommentare hinzufügen, um Informationen wie Änderungen an der Bestellung mitzuteilen. Wenn Sie die Aufmerksamkeit des Kreditors auf eine neue Bestellung lenken möchten, können Sie die Bestellung auch per E-Mail senden, indem Sie das Druckverwaltungssystem verwenden.

Bestätigung und Akzeptieren einer Bestellung durch einen Kreditor

Nachdem ein Kreditor eine Bestellung annimmt, kann die Bestellung automatisch bestätigt werden, oder sie muss möglicherweise manuell bestätigt werden. Das Verhalten ist abhängig davon, ob das Feld Zusammenarbeitsaktivierung für den Kreditor auf Aktiv (Bestellung wird automatisch bestätigt) oder auf Aktiv (Bestellung wird nicht automatisch bestätigt) festgelegt ist.

Die folgende Tabelle zeigt den üblichen Informationsaustausch, abhängig von der Antwort des Kreditors, wenn Sie eine Bestellung zur Bestätigung senden.

Kreditorenantwort Ergebnis
Der Kreditor akzeptiert den Auftrag, und Supply Chain Management wird so konfiguriert, dass Bestellungen, die der Kreditor akzeptiert, automatisch bestätigt werden. Der Status einer Bestellstatus wird auf Bestätigt aktualisiert. Wenn der Auftrag auseinem bestimmten Grund nicht aktualisiert werden kann, wird die Antwort des Kreditors trotzdem als Akzeptiert erfasst, die Bestellung bleibt aber im Status In externer Prüfung.

Die Bestellung, die an den Kreditor gesendet wurde und die den Status In externer Prüfung hat, wird mit bestätigtem Wareneingangsdatum für die Positionen aktualisiert. Diese Aktualisierung initiiert eine neue Version, die automatisch auf den Status Bestätigt festgelegt wird. Wenn die Bestellung bestätigt wird, wird sie in der Zusammenarbeitschnittstelle des Kreditors angezeigt.
Der Kreditor akzeptiert den Auftrag, aber Supply Chain Management wirdso konfiguriert, dass Bestellungen, die der Kreditor akzeptiert, automatisch bestätigt werden. Die Antwort des Kreditors wird als Bestätigt erfasst, die Bestellung bleibt jedoch im Status Externe Prüfung.

Die Bestellung, die an den Kreditor gesendet wurde und die den Status In externer Prüfung hat, wird mit bestätigtem Wareneingangsdatum für die Positionen aktualisiert. Diese Aktualisierung initiiert eine neue Version, die automatisch auf den Status In externer Überprüfung festgelegt wird. Sie können anschließend die Bestellung manuell bestätigen.
Der Kreditor lehnt die Bestellung ab. Die Antwort des Kreditors wird als Abgelehnt erfasst, die Bestellung bliebt jedoch im Status Externe Prüfung. Die Ablehnung wird zusammen mit dem Kreditoren-Hinweisempfangen
Der Kreditor akzeptiert den Auftrag mit Änderungen. Änderungen werden auf Positionsebene vorgeschlagen. Der Kreditor kann einzelne Positionen annehmen oder ablehnen. Hier sind einige andere Änderungen, die der Kreditor vorschlagen kann:
  • Ändern von Mengen oder Datumsangaben.
  • Teilen Sie Positionen für verschiedene Wareneingangsdaten und Mengen auf.
  • Einen Artikel ersetzen.
Der Kreditor kannkeine Preisinformationen und Gebühren ändern. Allerdings kann der Kreditor diese Änderungen vorschlagen, indem er Hinweise verwendet.		 Die Antwort des Kreditors wir als Mit Änderungen akzeptiert, erfasst und der Status der Bestellung bleibt In externer Prüfung Die Statusangaben zeigen die Arten von Änderungen, die der Kreditor vorgeschlagen hat. Weitere Informationen zum automatischen Verbrauch der Änderungen lesen Sie im Abschnitt Die Bestellung aktualisieren, wenn ein Kreditor Änderungen vorschlägt, später in diesem Artikel.

Mit dem Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung können Sie überwachen, auf welche Bestellungen der Kreditor geantwortet hat. Dieser Arbeitsbereich enthält zwei Listen mit Bestellungen, die den Status In externer Prüfung haben:

  • Externe Prüfung erfordert Aktivität
  • In externer Überprüfung Lieferantenantwort erwartet

Ändern einer Bestellung

Um eine Bestellung zu ändern, auf die ein Kreditor bereits geantwortet hat, müssen Sie dem Kreditor eine neue Version der Bestellung senden. Die neue Bestellung weist einen Versionssuffix auf, der anzeigt, dass es sich um eine geänderte Version einer Bestellung handelt, die zuvor gesendet wurde. Die Seite Bestellungskreditoren-Bestätigungsverlauf ermöglicht es Ihnen und Ihren Lieferanten, den Verlauf jedes Auftrags zu verfolgen. Die zuvor bestätigte Version der Bestellung bleibt in der Liste bestätigter POs, bis die neue Bestellung bestätigt wurde.

Eine Bestellung stornieren

Wenn Sie eine Bestellung stornieren, wird der Status wieder zu Genehmigt geändert. Sie müssen die Bestellung zurück an den Kreditor senden, sodass der Kreditor die Stornierung bestätigen oder ablehnen kann. Nachdem die Stornierung bestätigt wurde, wird die Bestellung in der Liste bestätigter PO des Kreditors als Storniert angezeigt.

Hinzufügen von Anhängen in eine Bestellung

Sie können Zuordnungen wie Dateien, Bilder und Hinweise für die Bestellung unter Verwendung des Dokumentverwaltungssystems hinzufügen. Die Anlagen des Typs Extern werden für den Kreditor angezeigt, wenn Sie die Bestellung an den Debitor senden.

Eine Bestellung aktualisieren, wenn ein Kreditor Änderungen vorschlägt

Wenn ein Kreditor auf eine Bestellung geantwortet hat und Änderungen vorgeschlagen hat, besteht der nächste Schritt darin, die Antwort zu verarbeiten.

Im Arbeitsbereich Bestellungsvorbereitung in der Liste In externer Überprüfung ist Aktivität erforderlich können Sie Bestellungen identifizieren, die ein Kreditor mit Änderungen akzeptiert hat. Von dieser Liste aus können Sie auch zur Antwort des Kreditors navigieren.

In einer Antwort kann ein Kreditor die folgenden Informationen im Kopf ändern:

  • Zeilendokumentreferenz
  • Lieferart
  • Lieferbedingungen
  • Bestätigtes Wareneingangsdatum

Der Kreditor kann auch eine Notiz oder eine Anlage hinzufügen.

Bei den Positionen kann der Kreditor die Menge und das Wareneingangsdatum ändern, Hinweise und Anhänge hinzufügen, eine Position zurückweisen, eine Position mit einem Produkt ersetzen, das als Text eingegeben wird und eine Position in mehrere Lieferungen teilen. Der Status einer Position variiert, abhängig von den Änderungen, die der Kreditor vorgeschlagen hat:

  • Mit Änderungen akzeptiert
  • Abgelehnt
  • Ersetzt – In diesem Fall ist eine weitere Position hinzugefügt worden, die den Status Ersatz aufweist.
  • Bestätigt
  • In Zeitplan aufgeteilt – In diesem Fall werden zusätzliche Zeilen hinzugefügt, die den Status Zeitplanpositionen haben.

Wenn eine Position keine Änderungen hat, erhält sie den Positionsstatus Angenommen.

In der Antwort vermitteln Ihnen die Positionsstatusangaben die Arten von Änderungen, die der Kreditor gemacht hat. Darüber hinaus werden alle Felder, die geändert wurden, in Fettschrift angezeigt, damit Sie die Änderungen besser ermitteln können.

Sie können eine Bestellung aktualisieren, indem Sie Bestellungsaktualisierung verarbeiten in jeweils der Antwort oder in einer Position auf einmal auswählen. Ein Feld Wurde die Bestellungsaktualisierung verarbeitet? im Kopf und den Positionen gibt an, ob das System den Kopf oder die Positionen verarbeitet hat, um die Bestellung mit Änderungen zu aktualisieren, die aus der Antwort stammen. Sie können die Aktivität Bestellungsaktualisierung verarbeiten jeweils nur einmal pro Kopf oder Position durchführen.

Nicht alle diese Änderung können auf einer Bestellung aktualisiert werden. Nur Aktualisierungen für den Kopf und Aktualisierungen von Datumsangaben und Mengen zu Positionen können in der Bestellung automatisch aktualisiert werden. Für andere Änderungen muss die Bestellung manuell aktualisiert werden. In diesem Fall hat das Feld Wurde Bestellungsaktualisierung verarbeitet? den Wert Manuelle Aktualisierung. Wenn beispielsweise ein Kreditor vorschlägt, dass eine Position in einen Zeitplan aufgeteilt wird, muss diese Änderung manuell vorgenommen werden.

Jede Position, die den Status Akzeptiert besitzt, hat ein bestätigtes Wareneingangsdatum. Wenn Sie die Aktivität Bestellungsaktualisierung verarbeiten ausführen, wird dieses Datum in der Bestellung aktualisiert. Hinweise und Anhänge werden nicht automatisch auf die aktuelle Bestellung übertragen. Darüber hinaus werden Handelsvereinbarungen in den Bestellpositionen nicht neu beurteilt, wenn Sie die aktuelle Bestellung über die Aktivität Bestellungsaktualisierung verarbeiten aktualisieren.

PO-Status- und versionen

In diesem Abschnitt werden die verschiedenen Statuswerte, die eine Bestellung bis zum Zeitpunkt der Bestätigung haben kann, beschrieben. Es wird zudem beschrieben, wann neue Versionen einer Bestellung für den Kreditor verfügbar werden. Das Verhalten variiert, abhängig davon, ob Sie das Änderungsmanagement für PO verwenden.

Versionen und Status, wenn Sie das Änderungsmanagement nicht verwenden

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel der Änderungen des Status und der Version, die eine Bestellung durchlaufen kann.

Aktion Status und Version
Die ursprüngliche Version der Bestellung wird in Supply Chain Management erstellt. Der Status ist Genehmigt.
Die Bestellung wird an den Kreditor gesendet. Eine Version wird in der Kreditorenportalschnittstelle erfasst und der Status wird in Externe Prüfung geändert.
Der Kreditor übermittelt eine Antwort Angenommen mit Änderungen. Der Status ist weiterhin In externer Prüfung.
Sie nehmen einige Änderungen vor, die vom Kreditor gefordert wurden. Der Status wird zurückgeändert in Genehmigt.
Sie senden die neue Version der Bestellung an den Kreditor. Eine neue Version wird in der Kreditorenportalschnittstelle erfasst und der Status wird in Externe Prüfung geändert.
Der Kreditor genehmigt die neue Version der Bestellung. Der Status ist weiterhin In externer Prüfung,, es sei denn, das Kreditorenkonto ist so konfiguriert, dass Bestellungen automatisch den Status Bestätigt erhalten, wenn der Keditor sie akzeptiert.

Kreditoren müssen eine Bestellung in der Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle nicht bestätigen. Sie können auch eine E-Mail senden oder ihre Zustimmung zu einer Bestellung über andere Kanäle vermitteln. Sie können anschließend den Auftrag manuell bestätigen. In diesem Fall erhalten Sie eine Warnung, die aussagt, dass der Auftrag gerade bestätigt wird, obwohl keine Antwort vom Kreditor vorhanden ist. Die Bestellung wird dann in der Bestätigungshistorie als offener, bestätigter Auftrag ohne Antworten aufgeführt. Zu diesem Zeitpunkt hat der Kreditor nicht mehr die Möglichkeit, die Bestellung zu bestätigen oder abzulehnen.

Notiz

Die Version der Bestellung, die anderen Prozessen in Supply Chain Management zur Verfügung steht, ist immer die neueste Version, auch wenn diese Version noch nicht in der Kreditorenzusammenarbeitsschnittstelle erfasst wurde.

Versionen und Status, wenn Sie das Änderungsmanagement verwenden

Wenn Sie das Änderungsmanagement für Bestellungen aktiviert haben, durchlaufen die Bestellungen einen Genehmigungsworkflow bis zum Status Genehmigt. Dieser Prozess wird dem Kreditor nicht angezeigt.

Die folgende Tabelle enthält ein Beispiel der Änderungen des Status und der Version, die eine Bestellung durchlaufen kann, wenn das Änderungsmanagement aktiviert ist: Eine Version wird registriert, wenn die Bestellung genehmigt ist, nicht wenn die Bestellung an den Kreditor geschickt oder bestätigt wird.

Vorgang Status und Version
Die ursprüngliche Version der Bestellung wird in Supply Chain Management erstellt. Der Kopfstatus ist Entwurf.
Die Bestellung wird zum Genehmigungsprozess übermittelt. (Der Genehmigungsprozess ist ein interner Prozess, an dem der Kreditor nicht beteiligt ist.) Der Status wird von in Entwurf auf Wird überprüft und Genehmigung geändert, wenn die Bestellung nicht bei der Genehmigungsprozedur abgelehnt wird. Die genehmigte Bestellung wird als eine Version erfasst.
Die Bestellung wird an den Kreditor gesendet. Die Version wird in der Kreditorenportalschnittstelle erfasst und der Status wird in Externe Prüfung geändert.
Sie nehmen einige Änderungen vor, die der Kreditor verlangt hat, entweder manuell oder mithilfe der Aktivität Bestellungsaktualisierung verarbeiten auf der Antwort, um die Bestellung zu aktualisieren. Der Status wird zurückgeändert in Entwurf.
Die Bestellung wird erneut zum Genehmigungsprozess übermittelt. Der Status wird von in Entwurf auf Wird überprüft und Genehmigung geändert, wenn die Bestellung nicht bei der Genehmigungsprozedur abgelehnt wird. Alternativ kann das System so konfiguriert werden, dass bestimmte Feldänderungen keine erneute Genehmigung erfordern. In diesem Fall wird der Status zuerst in Entwurf geändert und wird dann automatisch auf Genehmigt aktualisiert. Die genehmigte Bestellung wird als eine neue Version erfasst.
Sie senden die neue Version der Bestellung an den Kreditor. Die neue Version wird in der Kreditorenportalschnittstelle erfasst und der Status wird in Externe Prüfung geändert.
Der Kreditor genehmigt die neue Version der PO. Der Status wird entweder automatisch in Bestätigt geändert oder wenn Sie die Antwort vom Kreditor erhalten und die Bestellung dann bestätigen.

Informationen zum Lieferbestand teilen

Wenn Sie Lieferungsbestand verwenden, können Lieferanten, bzw. Kreditoren die Kreditorenzusammenarbeitschnittstelle verwenden, um Informationen auf den folgenden Seiten anzeigen:

  • Bestellungen, die Lieferungsbestand verbrauchen - – Bestellungen für Lieferungsbestand werden erzeugt, wenn das Eigentum vom Bestand vom Lieferant an Ihr Unternehmen übergeht. Eine Produktquittung wird gleichzeitig gebucht. Diese Lieferungsbestellungen werden nur auf der Seite Bestellungen, die Lieferungsbestand verbrauchen angezeigt. Sie sind nicht auf der Seite Alle bestätigen Bestellungen im Modul Kreditorenzusammenarbeit enthalten.
  • Produkte erhalten vom Lieferungsbestand – Auf dieser Seite sind alle Buchungen aufgelistet, bei denen der Besitz der Produkte vom Kreditor an Ihr Unternehmen übertragen wurde. Verkäufer können diese Informationen verwenden, für die Rechnungsstellung.
  • Verfügbarer Lieferungsbestand – Diese Seite zeigt den verfügbaren, im Besitz des Kreditoren befindlichen Lieferungsbestand an, der an Ihrem Lagerort eingetroffen ist.

Arbeiten mit Angebotsanforderungen, wenn Sie die Kreditorenzusammenarbeit verwenden

Dieser Abschnitt beschreibt die Interaktionen zwischen Debitoren und Kreditoren während des Angebotsanforderungsprozesses. Es wird auch erklärt, wie Kreditoren Informationen mitgeteilt werden. Einen grundlegenden Überblick über die Unterstützung des Ausschreibungsprozesses finden Sie unter Anfrage zu Angeboten (RFQs) Übersicht.

Alternativen, Anhänge, Ergänzungen und Rückgaben

  • Alternativen – Im Kopf einer Angebotsanforderungsanfrage können Sie angeben, dass Alternativen für nicht im Katalog enthaltene Artikelpositionen zulässig sind. Wenn Alternativen aktiviert sind, können Kreditoren eine alternative Position für jede angeforderte Position hinzufügen.

  • Anhänge – Anhänge können sowohl auf der Kopfebene als auch auf Positionsebene einer Angebotsanforderungsanfrage hinzugefügt werden. Anhänge können als entweder intern oder extern klassifiziert sein. Interne Anhänge können nur auf der Debitorenseite angezeigt werden, wohingegen Kreditoren externe Anhänge anzeigen können, nachdem sie versendet werden.

    Kreditoren können auch Anhänge in ihrer Angebotsantwort hinzufügen. Diese Anhänge können auf der Debitorenseite angezeigt werden, nachdem ein Kreditor die Angebotsantwort übermittelt. Anhänge, die Kreditoren hinzufügen, werden immer als extern klassifiziert. Um auf einen Anhang zuzugreifen, den ein Kreditor zusammen mit einem Angebot übermittelt hat, wählen Sie Angebotsanhänge oder Angebotspositionsanhänge aus.

    Um Anhänge zu öffnen, die zusammen mit einer Angebotsanforderungsanfrage übermittelt wurden, verwenden Sie das Büroklammernsymbol für die Dokumentbehandlung in der Antwort.

  • Ergänzungen – Wenn eine Ergänzung abgeschlossen ist, werden die vorhandenen Angebotsantworten entfernt, sodass sie durch aktualisierte Werte ersetzt werden können. Informationen wie der Positionspreis und -menge aus früheren Angebotsantworten können über die Erfassungen in der Angebotsanforderungsanfrage angezeigt werden.

    Um die Verarbeitung von Ergänzungen zu erzwingen, legen Sie auf der Seite Beschaffungsparameter im Inforegister Angebotsanforderungen die Option Angebotsanforderungen sperren, wenn diese gesendet werden auf Ja fest. (Diese Option wird für öffentlichen Sektor festgelegt und ist für diesen erforderlich.)

  • Rückgabe – Wenn ein Kreditor ein Angebot gesendet hat, aber weitere oder geänderte Informationen für die Angebotsanforderungsanfrage erforderlich sind, kann der Kunde das Angebot an den Kreditor zurückgeben. Die Daten aus dem Angebot, die zuvor übermittelt wurden, werden vermerkt, und der Kreditor kann die erforderlichen Änderungen vornehmen, ohne den Angebotsprozess erneut zu starten.

Erweiterungen für den öffentlichen Sektor

Für den öffentlichen Sektor ermöglicht die erweiterte Funktionalität, dass eine Angebotsanforderungsanfrage an Kreditoren gesendet und veröffentlicht wird. Wenn Sie eine Angebotsanforderung veröffentlichen, kann jeder, der die Informationen anfordert, die Arbeit anzeigen, die mit den meisten Bestimmungen des öffentlichen Sektors übereinstimmt. Alle verfügbare Arbeit wird auf der Listenseite Offene veröffentlichte Angebotsanforderungen angezeigt, und die stornierten, ausstehenden oder bewilligten Angebotsanforderungen können auf der Listenseite Geschlossene veröffentlichtes Angebotsanforderungen angezeigt werden. Diese Dokumente können auf einer Website außerhalb von Supply Chain Management durch Integrationen mit den folgenden Datenentitäten ebenfalls angezeigt werden:

  • Veröffentlichte Angebotsanforderungen
  • Eintrag veröffentlichter Angebotsanforderungen
  • Kopfzeilenanlagen veröffentlichter Angebotsanforderungen

Diese Entitäten ermöglichen es Personen, die keine bereitgestellten Benutzer in Supply Chain Management sind, aber die anonymen Zugriff auf die externe Website haben, die verfügbare und geschlossene Arbeit anzuzeigen. Darüber hinaus ermöglicht es die erweiterte Funktionalität in Übermitteln und veröffentlichen dem Benutzer, der Parameter für den Angebotsanforderungsprozess festlegt, eine E-Mail-Vorlage zu definieren. Wenn der Prokurist dann die Angebotsanforderungsanfrage erstellt, muss er oder sie die E-Mail-Vorlage auswählen, um die erforderlichen Informationen an die Kreditoren zur Angebotsanforderungsanfrage zu senden.

Der Benutzer, der Parameter für den Angebotsanforderungsprozess einrichtet, kann mehrere E-Mail-Vorlagen erstellen. Diese E-Mail-Vorlagen können sowohl statischen Text als auch die folgenden Ersetzungstoken enthalten. Die Token werden durch kontextabhängige Werte ersetzt, wenn eine E-Mail erstellt wird.

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  • %bidType%
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Wenn eine Ergänzung erforderlich ist und übermittelt wird, nachdem die Angebotsanforderung gesendet wurde, wird die Angebotsanforderung an alle eingeladenen Kreditoren erneut übermittelt. Das veröffentlichte Dokument wird auch auf der Seite Offene veröffentlichte Angebotsanforderungen aktualisiert.