Beantworten von Lieferantenfragen auf Angebotsanforderungen

Wenn Ihre Agentur eine Angebotsanforderung (RFQ) gesendet hat, haben Kreditoren manchmal Fragen zur Anforderung. Kreditoren, die Fragen zu einer Vorschlagsanforderung haben, können ihre Fragen einreichen und die Antworten auf der Seite Kreditor-Kooperation lesen, wenn Sie ihnen diese Seite zur Verfügung stellen. Wenn Kreditorenfragen akzeptiert werden, sind Fragen und Antworten auf der Seite Gebot zu Angebotsanforderung in Kreditor-Kooperation und für Ihre Agentur über die Seite Angebotsanforderung, Fragen und Antworten, verfügbar.

Benutzer können Antworten auf Kreditorenfragen mehrmals veröffentlichen. Kreditoren können keine Fragen mehr veröffentlichen, nachdem ein Kreditor ausgewählt und die Angebotsanforderung vergeben wurde oder nachdem der Stichtag für Fragen erreicht wurde.

Schalten Sie diese Funktion ein oder aus

Um diese Funktion nutzen zu können, muss sie für Ihr System aktiviert werden. Ab Supply Chain Management Version 10.0.21 ist sie standardmäßig aktiviert. Ab Supply Chain Management Version 10.0.32 ist diese Funktion obligatorisch und kann nicht deaktiviert werden. Wenn Sie eine ältere Version als 10.0.32 ausführen, können Administratoren diese Funktionalität ein- oder ausschalten, indem sie nach der Funktion Fragen und Antworten zur Angebotsanforderung im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung suchen.

Die Verwendung von Fragen und Antworten in Angebotsanforderungen zulassen

1. Gehen Sie zu Beschaffung> Einstellungen > Beschaffungs- und Ursprungsparameter.
2. Öffnen Sie die Registerkarte Angebotsanforderung.
3. Legen Sie die folgenden Optionen nach Bedarf fest:
   • Lieferantenfragen zulassen: Aktiviert oder deaktiviert Lieferantenfragen für RFQ-Fälle. Sie müssen diese Option auf Ja festlegen, um die in diesem Artikel beschriebenen Funktionen zu verwenden.
   • Standardmäßig direkt Antwort: Wenn Sie auf eine Frage antworten, können Sie wählen, ob Sie allen Anbietern antworten möchten, die die RFQ erhalten haben, oder nur dem bestimmten Anbieter, der die Frage übermittelt hat. Sie können diese Option bei jeder Antwort auswählen, diese Einstellung steuert jedoch die Standardeinstellung. Wenn Sie normalerweise allen Kreditoren antworten, legen Sie diese auf Nein fest. Wenn Sie in der Regel einzelnen Kreditoren antworten, legen Sie diese auf Ja fest.

Einrichtung für Kreditorenfragen

Beim Erstellen einer Angebotsanforderung legen Sie fest, ob Kreditoren Fragen zur Angebotsanforderung stellen können.

1. Navigieren Sie zu Beschaffung > Angebotsanforderungen, und klicken Sie auf Neu > Angebotsanforderung.
2. Auf der Seite Neue Angebotsanforderung die Kopfzeile zum Festlegen der Felder für Kreditorenfrageoptionen, um Fragen vor einem bestimmten Datum zuzulassen.
3. Legen Sie die Option Kreditorenfrage zulassen auf Ja fest, damit die Kreditoren Fragen eingeben können. Benutzer können Fragen eingeben und beantworten und häufig gestellte Fragen festlegen, die für Kreditoren veröffentlicht werden sollen, wenn die Angebotsanforderung an Kreditoren gesendet wird.
4. Optional: Definieren Sie im Feld Stichtag das letzte Datum, bis zu dem Fragen eingereicht werden müssen. Wenn kein Stichtag eingegeben wird, werden Fragen angenommen, solange die Angebotsanforderung offen ist und Gebote angenommen werden.
5. Klicken Sie auf Speichern, um die Angebotsanfoderung zu speichern.
6. Klicken Sie auf Senden, um die Angebotsanforderung für die Angebotsabgabe zu senden.

Eingeben und Beantworten von Kreditorenfragen

Kreditoren geben Fragen auf der Seite Kredioren-Zusammenarbeit > Gebot auf Angebotsanforderung im Inforegister Kreditorenfragen ein. Die Frage ist nur für den Kreditor und den Benutzer sichtbar.

Eingeben einer Kreditorenfrage

1. Unter „Kreditoren-Zusammenarbeit“ auf der Seite Gebot auf Angebotsanforderung klicken Sie auf Fragen und Antworten und dann auf + Eine Frage stellen.

   Schein

   Alternativ kann ein Benutzer Fragen an einen Kreditor auf der Seite Angebotsanforderung eingeben, indem er auf Antworten verwalten, Antwort auf Angebotsanforderung bearbeiten und dann auf Fragen und Antworten klickt.

2. Geben Sie im Feld Frage den Fragetext ein.

3. Klicken Sie auf Senden. Wiederholen Sie die Schritte 1–3, um eine Frage hinzuzufügen.

4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern, um Ihre Fragen zu speichern.

Einem einzelnen Kreditor antworten

Die Frage und Antwort sind nur für den Kreditor und die Benutzer sichtbar.

1. Klicken Sie auf der Seite Angebotsanforderungen auf Fragen und Antworten, um die Seite Fragen und Antworten anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Geben Sie Text in das Feld Antwort ein, um auf die Frage des Kreditors zu antworten.
4. Überprüfen Sie das Feld Direkte Antwort.
5. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Antworten zu speichern.
6. Klicken Sie auf Antworten senden, um die Antworten an den Kreditor zu senden.

Allen Kreditoren antworten

Wenn Sie von mehreren Kreditoren dieselbe Frage erhalten, können Sie die Fragen gruppieren und mit einer Antwort antworten. Alle Kreditoren erhalten eine Benachrichtigung, wenn die häufig gestellten Fragen und Antworten veröffentlicht werden. Die Kreditoren und alle Personen mit Zugriff auf die Angebotsanforderung können die Zusammenfassung der Fragen und Antworten anzeigen.

1. Klicken Sie auf der Seite Angebotsanforderungen auf Fragen und Antworten, um die Seite Fragen und Antworten anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten.
3. Wählen Sie einen Code für die häufig gestellte Frage, beispielsweise den Buchstaben „a“.
4. Geben Sie für jede Zeile, in der eine ähnliche Frage gestellt wird, den Code in das Feld Gruppencode ein. Geben Sie beispielsweise für jede Zeile, in der Sie nach der Artikelfarbe gefragt werden, „a“ ein.
5. Wählen Sie eine der Zeilen mit dem Codewert aus, und geben Sie die Frage und die Antwort so ein, wie Sie sie in der Zusammenfassung lesen möchten, die verfügbar ist, wenn die Fragen und Antworten veröffentlicht werden (die Felder Gruppenfrage, Gruppenantwort).
6. Optional: Sie können das Kontrollkästchen Direkte Antwort aktivieren, um die Antworten nur an die ausgewählten Kreditoren zu senden.
7. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Antworten zu speichern.
8. Optional: Sie können die Fragen und Antworten auf die zuvor veröffentlichten Werte zurücksetzen, wenn Sie Ihre Änderungen rückgängig machen möchten.
9. Klicken Sie auf Antworten senden, um Ihre Antworten an die Kreditoren zu senden.

Ändern der Angebotsanforderung, um Fragen zuzulassen oder nicht zuzulassen

Sie können Änderungen vornehmen, um Fragen zu Angebotsanforderungen erst dann zuzulassen oder nicht zuzulassen, wenn die Angebotsanforderung bewilligt wird. Sie können auch den Zeitrahmen, in dem Kreditoren Fragen einreichen können, verlängern oder verkürzen. Für veröffentlichte Angebotsanforderungen müssen Sie eine Angebotsanforderung ändern, um Kreditorenfragen zuzulassen oder nicht zuzulassen oder den Zeitrahmen für Fragen anzupassen.

Wichtig

Wenn Sie eine bestehende Angebotsanforderung ändern, um Kreditorenfragen zuzulassen, löscht das System alle vorhandenen Antworten, wenn Sie die Angebotsanforderung erneut senden.