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Häufig gestellte Fragen zur verantwortungsvollen KI bei Copilot für Projekt

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Dieser Artikel enthält Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Microsoft Copilot für Projekt.

KI-gesteuerte Funktionen

Copilot bietet KI-gesteuerte Erfahrungen, die die Art und Weise revolutionieren, wie Projektmanagende wichtige und zeitaufwändige Aufgaben durch einen einfachen Befehl oder einen Klick auf eine Schaltfläche ausführen. KI-gestützte Tools und Erkenntnisse verbessern die Fähigkeit von Projektmanagenden, erfolgreiche Projektergebnisse zu erzielen. Diese Funktionen ermöglichen eine nahtlose Projektstrukturierung, Risikobewertung zusammen mit empfohlenen Abhilfemaßnahmen und prägnante Statusberichte, die Termin- und Finanzdaten integrieren. Sie bieten wertvolle Einblicke in den Gesamtprojektfortschritt, die finanzielle Leistung und die Termintreue. Da Aufgaben-, Risiko- und Projektzusammenfassungen einfach erstellt werden können, hilft Copilot Projektmanagenden dabei, Zeit zu sparen und sich effizienter auf strategische Arbeiten zu konzentrieren.

Was ist Copilot für Projekt?

Copilot für Projekt ist eine Reihe von Funktionen, die Projektmanagementaufgaben im System in einfachem Englisch rationalisieren. Basierend auf einem Projektnamen und einer Beschreibung, die als Eingabe bereitgestellt werden, kann Copilot für Projekt einen vorläufigen Projektstrukturplan (PSP) erstellen und so den Aufgabenplanungsprozess vereinfachen. Bei laufenden Projekten erleichtert Copilot für Projekt die Risikobewertung, indem es das Risikoregister analysiert und Risikominderungsvorschläge zusammen mit der Wahrscheinlichkeit bereitstellt, mit der jedes identifizierte Risiko eintreten könnte.

Darüber hinaus können Projektmanagende mit Copilot mühelos detaillierte Statusberichte erstellen. Sie können prägnante Zusammenfassungen von Termin- und Finanzdaten integrieren und gleichzeitig aufschlussreiche Inhalte über den gesamten Projektfortschritt, die finanzielle Entwicklung und die Termintreue liefern. Diese Berichte werden bequem gespeichert und können problemlos wieder aufgerufen werden, wobei alle vorherigen Änderungen erhalten bleiben.

Copilot bietet außerdem eine Sidecar-Chatfunktion, die die Zugänglichkeit und Effizienz im Projektmanagement verbessert, indem Benutzende alle diese Aktionen durch eingegebene Befehle initiieren können.

Was kann Copilot für Projekt tun?

Copilot für Projekt hilft der Kundschaft dabei, die Prozesse der Projektplanung und -ausführung zu verbessern und Projekte letztendlich effizienter abzuwickeln. Durch Nutzung der Leistungsfähigkeit fortschrittlicher Techniken für maschinelles Lernen, einschließlich der natürlichen Sprachverarbeitung auf Basis von Azure Open AI, kann die Kundschaft Zeit sparen, das Risiko einer Unter- oder Überschätzung der Aufgabendauer verringern und die Prozesse der Projektplanung und -ausführung kontinuierlich verbessern. Daher kann Copilot für Projekt Ihrem Unternehmen dabei helfen, die Projektlieferzeiten zu verbessern, Kosten zu senken, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und letztendlich Wachstum und Rentabilität zu steigern.

Projektmanagende in professionellen Dienstleistungsunternehmen sind sich häufig einig, dass die Erstellung von Projektstatusberichten zu den repetitivesten und zeitintensivsten Aufgaben ihres Berufs gehört. Projektmanagende sammeln und fassen zunächst Daten aus mehreren Quellen zusammen. Anschließend kommentieren sie jede Dimension des Projektzustands: Umfang, Zeitplan oder Budget. Um Transparenz über die Bedrohungen für das Projekt zu schaffen, fassen sie schließlich auch die Risiken zusammen.

Der Projektstatusbericht von Copilot für Projekt verschafft Projektmanagenden einen Vorsprung, indem er die wichtigsten Komponenten des Berichts automatisch generiert. Somit können sich Projektmanagende auf den erzählenden Text konzentrieren. Sie können das, was für das jeweilige Projekt relevant ist, verfeinern, ohne Energie für banale, sich wiederholende Aufgaben wie die Datenaggregation und -zusammenfassung aufwenden zu müssen. Ein genauer Projektstatusbericht führt zu erheblichen Zeiteinsparungen pro Projekt. Diese Einsparungen können insbesondere dann erheblich sein, wenn Projektmanagende ihre Zeit auf mehrere Projekte innerhalb einer Organisation aufteilen.

Was sind die beabsichtigten Verwendungszwecke von Copilot für Projekt?

Als KI-Assistent für Projektmanagende bietet Copilot für Projekt eine Reihe von Verwendungsmöglichkeiten:

  • Aufgabenplan/PSP – Die automatische Generierung eines PSPs soll dem Projektmanagenden einen Vorsprung beim Erstellen eines Projektabwicklungsplans verschaffen. Es dient einem ähnlichen Zweck wie eine Projektvorlage, bei der zugehörige Aktivitäten in der Struktur kontextbezogen auf dem Umfang und Zeitplan des Projekts basieren. Bei einer Projektvorlage wird erwartet, dass die Aktivitäten geändert werden, um den detaillierten Anforderungen des Projekts zu entsprechen. Diese Änderungen können Löschungen, Hinzufügungen und Änderungen hinsichtlich Dauer, Aufwand, Abhängigkeiten und Zuweisungen umfassen.
  • Risiken und Risikominderungsplan – Die automatische Generierung von Risiken soll dem Projektmanagenden helfen, potenzielle Bedrohungen für die Gesundheit eines Projekts zu identifizieren und zu dokumentieren. Unter Berücksichtigung des Umfangs, Zeitplans und Budgets des Projekts bieten Risikoregister dem Projektmanagenden eine Möglichkeit, alle relevanten Beteiligten vor Faktoren zu warnen, die verhindern können, dass das Projekt im grünen Bereich bleibt. Für jedes Risiko gibt es eine entsprechende Risikominderung.
  • Projektstatusbericht – Der Zweck des Systems besteht darin, einen bearbeitbaren Projektstatusbericht bereitzustellen, um dem Projektmanagenden einen Vorsprung bei der Erfüllung eines zentralen Teils seiner Arbeitsfunktion zu verschaffen. Alle beschreibenden Abschnitte können und sollten vom Projektmanagenden überprüft werden, bevor der Bericht fertiggestellt und verteilt wird. In den meisten Organisationen werden Projektstatusberichte sowohl an die Kundschaft als auch an die Leitung der internen Serviceorganisation weitergegeben.

Wie wurde Copilot für Projekt bewertet? Welche Metriken werden verwendet, um die Leistung zu messen?

Wir bewerten die Features sowohl qualitativ als auch quantitativ. Um die Qualität der Funktion zu beurteilen, haben wir Benutzerstudien mit Projektmanagenden durchgeführt, um ihr Feedback zu ihren Erfahrungen, ihren Gedanken zur Qualität der Funktion und ihren Verbesserungsvorschlägen zu sammeln.

Darüber hinaus überwachen wir Telemetriedaten, um die Anzahl der Kundschaft zu verfolgen, die die Funktion ausprobiert haben, die Erfolgsquote der Funktion und das Verhältnis von positivem zu negativem Feedback. Bevor wir die Copilot-Funktion in mehreren Regionen veröffentlicht haben, haben wir umfangreiche Tests durchgeführt, um ihre Funktionalität sicherzustellen. Wenn Sie Probleme mit dem generierten Inhalt oder einem der aufgeführten Anwendungsfälle haben, geben Sie uns Feedback. Ihr Feedback wird verwendet, um die Produkte und Dienste von Microsoft zu verbessern. Die IT-Administrierenden Ihrer Organisation haben möglicherweise zu Verwaltungszwecken Zugriff auf Ihre Feedbackdaten. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen. 

Copilot für Projekt wurde für verschiedene Sprachen bewertet. Weitere Informationen zur Sprachverfügbarkeit finden Sie unter Internationale Verfügbarkeit von Copilot. In nicht bewerteten Sprachen funktioniert das System möglicherweise nicht so gut und die Genauigkeit und das Benutzererlebnis können beeinträchtigt sein.

Welche Einschränkungen gibt es bei Copilot für Projekt? Wie können Benutzende die Auswirkungen der Einschränkungen von Copilot für Projekt minimieren, wenn sie das System nutzen?

  • Bei KI-generierten Aufgaben werden nicht automatisch Zugewiesene, Abhängigkeiten oder Aufgaben-Checklistenelemente erstellt. Nachdem die Aufgaben automatisch generiert wurden, können Sie die gewünschten Parameter hinzufügen.
  • Ist-Werte wie Zeit, Ausgaben oder Materialien müssen protokolliert werden, bevor die Risikobewertung und der Projektstatusbericht über Copilot erstellt werden können.
  • Obwohl die von der KI generierte Zusammenfassung einen ersten Überblick bietet, gibt sie möglicherweise nicht immer den wahren Kontext oder Zustand des Projekts genau wieder. Alle Teile des Zusammenfassungstexts können bearbeitet werden und sollten vom Projektmanagenden sorgfältig überprüft werden, bevor der Bericht fertiggestellt und verteilt wird. Bei Bedarf sollten Änderungen vorgenommen werden, um eine genaue Darstellung des Projektstatus sicherzustellen.

Welche betrieblichen Faktoren und Einstellungen ermöglichen eine effektive und verantwortungsbewusste Nutzung von Copilot für Projekt?

  • Als Administrierender können Sie die Funktion Copilot für Projekt über die Funktionssteuerungseinstellungen aktivieren und deaktivieren.
  • Als Feature-Benutzender können Sie im Sidecar kurze und präzise Befehle eingeben, um die gewünschte Aktion auszulösen. Die Auslöser, die mit den zuvor beschriebenen Szenarien in Zusammenhang stehen, erzeugen die gewünschte Ausgabe, z. B. „Aufgaben generieren, Risikoplan erstellen, Projektstatusbericht erstellen“. Auslöser, die diese drei Funktionen nicht aufrufen sollen, zeigen einen Fehler an.
  • Die Ausgabe basiert auf dem Projektnamen und der Beschreibung für die Aufgaben sowie auf den Finanzdaten des Projekts für die Risikobewertung und dem Projektstatusbericht.