Projektrechnungsvorschläge verwalten

Gilt für: Project Operations für Szenarien basierend auf vorrätigen/nicht-vorrätigen Ressourcen

Projektrechnungsvorschläge können von Ihrer Rechnungsabteilung bearbeitet werden, wenn die folgenden zwei Bedingungen erfüllt sind:

• Der Projektmanager bestätigt die Proforma-Rechnung in Microsoft Dataverse.
• Alle in der Proforma-Rechnung enthaltenen nicht in Rechnung gestellten Zeit- und Materialverkaufstransaktionen werden mithilfe dem Dynamics 365 Journal Integration von Project Operations gebucht.

Verwenden Sie die folgenden Schritte, um einen Projektrechnungsvorschlag in Dynamics 365 Finance abzuschließen.

1. Überprüfen Sie die Rechnungsinformationen für Zeit- und Materialtransaktionen und buchen Sie das Journal Project Operations.
2. Überprüfen Sie die Rechnungsinformationen für Meilensteine für die Festpreisabrechnung.
3. Rechnungsvorschläge formatieren und überprüfen.
4. Projektrechnungen buchen und drucken.

Verwalten Sie Rechnungsinformationen im Journal Project Operations Integration

Projekt-Istwerte, die in Dataverse erstellt wurden, werden vom Projektbuchhalter geprüft und in Finance gebucht. Weitere Informationen zur Arbeit mit dem Integrationsjournal finden Sie unter Integrationsjournal in Project Operations.

Istwerte und nicht abgerechnete Umsatzzahlen werden dem Integrationsjournal als separate Zeilen hinzugefügt:

• Der Stückkostenpreis und der Kostenbetrag auf dem tatsächlichen Standardwert aus der Projektkosten-Transaktion in Dataverse.
• Der Verkaufspreis und der Verkaufsbetrag für die nicht in Rechnung gestellte Verkaufstransaktion werden standardmäßig aus der tatsächlichen nicht in Rechnung gestellten Verkaufstransaktion des Projekts in Dataverse übernommen.

Abrechnung der Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuerberechnung für die Abrechnung erfolgt durch die Feldkombination Abrechnung Umsatzsteuergruppe und Abrechnungsposten Umsatzsteuergruppe auf einem nicht abgerechneten Verkaufsrekord auf der Journalzeile Project Operations Integration. Das System verwendet diese Feldwerte standardmäßig basierend auf den Einstellungen auf der Registerkarte Finanzen auf der Seite Projektmanagement- und Buchhaltungsparameter.

• Umsatzsteuergruppenmethode bestimmt die Standardlogik der Abrechnungsumsatzsteuergruppe:

  • Projekt: Standardmäßig wird immer die Abrechnungsumsatzsteuergruppe aus dem Projekt verwendet. Sie können die Standardabrechnungsumsatzsteuergruppe für ein Projekt überprüfen oder ändern, indem Sie Standardabrechnung anzeigen auf der Seite Alle Projekte auswählen.
  • Projektvertrag: Standardmäßig wird immer die Abrechnungsumsatzsteuergruppe aus dem Vertrag verwendet. Sie können die Standardabrechnungsumsatzsteuergruppe für einen Projektvertrag überprüfen oder ändern, indem Sie Standardabrechnung anzeigen auf der Seite Projekteverträge auswählen.
  • Kunde: Standardmäßig wird immer die Abrechnungsumsatzsteuergruppe vom Kunden verwendet.
  • Suche: Sucht in allen oben genannten Objekten und wählt den ersten verfügbaren Wert aus. Die Suche beginnt mit der Entität Projekt, gefolgt von der Entiät Projektvertrag und schließlich die Entität Kunde.

• Umsatzsteuergruppenmethode für Rechnungspositionen bestimmt die Standardlogik der Abrechnungsumsatzsteuergruppe für Rechnungspositionen:

  • Für Zeit-, Kosten- und Gebührentransaktionsarten wird die Umsatzsteuergruppe für Rechnungspositionen immer standardmäßig von der Entität Projektkategorie abgeleitet.
  • Für Materialtransaktionsarten wird die Umsatzsteuergruppe der Rechnungsposition basierend auf dem Standardwert der Einstellung Artikelumsatzsteuer-Gruppenmethode in Projektmanagement- und Buchhaltungsparameter verwendet. Die Artikelnummer ist standardmäßig die Artikelumsatzsteuergruppe aus der Entität Freigegebenes Produkt. Die Kategorie ist standardmäßig die Artikelumsatzsteuergruppe aus der Entität Projektkategorie.

Finanzielle Dimensionen

Die finanziellen Dimensionen für nicht in Rechnung gestellte Verkaufsunterlagen im Journal Integration von Project Operations stammt standardmäßig aus der Entität Projekt. Finanzielle Dimensionen können durch Auswahl von Beträge verteilen überprüft und angepasst werden. Wenn Sie die finanziellen Dimensionen des nicht in Rechnung gestellten Verkaufsdatensatzes ändern müssen, nachdem das Integrationsjournal gebucht wurde, aber bevor die Proforma-Rechnung bestätigt wurde, gehen Sie zu Alle Projekte>Verwalten>Gebuchte Transaktionen und wählen Sie die Transaktion aus und wählen Sie dann Prozess>Buchhaltung anpassen.

Wechselkurse

Die nicht in Rechnung gestellte Transaktionswährung in Dataverse wird als die Transaktionswährung in Finance verwendet und zu den in Finance festgelegten Wechselkursen in die Buchhaltungswährung des Unternehmens umgerechnet.

Ein Projektvertrag kann erfordern, dass für die Laufzeit des Vertrags ein konstanter (fester) Wechselkurs verwendet wird. In einigen Fällen kann eine Vereinbarung über einen festen Wechselkurs erforderlich sein, um vertragliche oder gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Der feste Wechselkurs wird dann angewendet, wenn alle Verkaufsbeträge in der konfigurierten Währung in die Umsatzeinträge für die Buchhaltungswährung des Unternehmens umgerechnet werden.

Überblick über die Funktion „Fester Wechselkurs“

Ab Version 10.0.41 ist das Feature Projektvereinbarungen über einen festen Wechselkurs für die Bereitstellung von Ressourcen/nicht vorrätigen Artikeln aktivieren verfügbar, um diese Anforderung zu erfüllen. Nachdem dieses Feature aktiviert wurde, enthält der Aktivitätsbereich auf der Seite Projektverträge in der Finanz- und Betriebsarchitektur eine Schaltfläche, mit der Sie eine Vereinbarung über einen festen Wechselkurs einrichten können. Darüber hinaus können eine Verkaufswährung, ein Wechselkurs und eine optionale Referenzvertragsnummer eingegeben werden, um eine Vereinbarung über einen festen Wechselkurs zu ermöglichen.

Wenn für einen bestimmten Projektvertrag keine Vereinbarung über einen festen Wechselkurs konfiguriert ist, verwendet das System standardmäßig den Wechselkurs, der für die juristische Person konfiguriert ist.

Die folgenden Dokumente können mit Vereinbarungen über einen festen Wechselkurs verwendet werden:

• Journale
• Zeiteinträge
• Materialverbrauchsprotokolle
• Meilensteine und Vorschüsse
• Ausgaben
• Ausgabenberichte
• Kreditorenrechnungen
• Schätzungen wie Stunden, Zeit und Materialien

Anmerkung

Wenn ein fester Wechselkurs in einem Projekt mit vorhandenen Transaktionen aktiviert ist, verwenden vorhandene Entwürfe von Integrationserfassungspositionen oder ausstehende Projektrechnungen den neuen Kurs.

Beispielszenario

Contoso hat seinen Sitz in den USA und verwendet den US-Dollar (USD) als Buchhaltungswährung. Es handelt sich um ein Projekt für die Coho Winery mit Sitz im Vereinigten Königreich. Das Britische Pfund (GBP) wird als Währung für Vertragsverkäufe verwendet. Die Wechselkurse von GBP zu USD schwanken in der Regel zwischen 1,2 und 1,4. Daher haben sich die Unternehmen auf einen festen Wechselkurs von 1,25 für ihre geschäftliche Zusammenarbeit für die Laufzeit des Vertrags und des Projekts geeinigt.

In Project Operations wird ein Projektvertrag erstellt. Für diesen Projektvertrag wird eine Vereinbarung über einen festen Wechselkurs konfiguriert, welche die Währung GBP und einen Wechselkurs von 1,25 verwendet. Contoso hat ein Zeit- und Materialprojekt mit Zeit und Ausgaben eingerichtet, die Einnahmen generieren, um Finanzposten für laufende Arbeiten (WIP) zu generieren.

Im Projekt werden Aufgaben erstellt, um die verschiedenen Projektphasen zu planen. Julia Funderburk wird die erste Aufgabe, die Anforderungserfassung, erledigen. Diese Aufgabe hat eine geschätzte Dauer von sieben Stunden. Sie können die Seite Alle Projekte in der Finanz- und Betriebsinfrastruktur öffnen, das Projekt auswählen und dann Stundenplanung auf der Registerkarte Planen des Aktivitätsbereichs auswählen. Die Seite zeigt den Eintrag für die Sieben-Stunden-Vorhersage. Wählen Sie Finanzbuchhaltungsvorschau aus. Die Registerkarte Übersicht zeigt die geschätzten Kosten und eine Zeile für einen Umsatz von 2.187,50 GBP für den Buchungstyp Projekt – fakturierter Umsatzerlös an. Wählen Sie die Registerkarte Allgemein aus, um die Aufschlüsselung der Verkäufe anzuzeigen. Diese Aufschlüsselung zeigt sieben Stunden Aufwand und den Verkaufspreis von 250. Der Gesamtumsatz von 1.750 errechnet sich mit einem Wechselkurs von 125.

Der Umsatz von Contoso in der Buchhaltungswährung wird wie folgt berechnet:

7 Stunden × 250 GBP Preis × fester Wechselkurs von 1,25 = 2.187,50 USD

Nachdem das Projekt beginnt, erfasst Julia ihre Arbeitszeit für die ersten vier Arbeitsstunden auf der ersten Projektrechnung. Am 27. August erstellt sie einen Zeiteintrag für vier Stunden für die Anforderungserfassungsaufgabe. Nachdem dieser Posten genehmigt wurde, wird er bei der nächsten Verarbeitung von Import aus Stagingtabelle als Integrationserfassung erstellt. Das Integrationsjournal zeigt zwei Zeilen an: eine für Kosten und eine für den Umsatz. Die folgende Tabelle zeigt, wie diese Linien aussehen.

Dokumenttyp	Ressourcenname	Stunden	Kostenbetrag	Verkaufsbetrag	Verkaufswährung	Preiswechselkurs
Verbrauch	Julia Funderburk	4	480	0	US-Dollar	100
Verbrauch	Julia Funderburk	4	0	1,000	GBP	125

Für die Kostenposition bleiben die Kosten in der Unternehmenswährung (USD). Daher wird kein Wechselkurs angewendet. Für die Verkaufsposition spiegelt der Preiswechselkurs den festen Wechselkurs wider.

Die Buchung des Integrationsjournals führt zu folgenden Posten:

• Buchung der Projektkosten
• Eintrag für Projekt – WIP – Verkaufswert
• Eintrag zu den antizipierten Umsatzerlösen des Projekts für die WIP unter Verwendung des festen Wechselkurses

Account	Name des Dataflows	Betrag in Buchungswährung	Betrag in Buchhaltungswährung	Wechselkurs	Buchungstyp
600300	Lohnzuweisung	-480	-480	1	Projekt – Lohnzuweisung
540100	Projektkosten – Arbeit	480	480	1	Projekt – Kosten
161300	WIP – Verkaufswert	1,000	1,250	1.25	Projekt – WIP – Verkaufswert
420200	Antizipierter Umsatzerlös	-1.000	-1.250	1.25	Projekt – antizipierter Umsatzerlös

Wenn der Rechnungsvorschlag generiert wird, hat er eine einzige Zeile für die vier Stunden zu einem Verkaufspreis von 250 für einen Gesamtverkaufsbetrag von 1.000 GBP. Der Kundenrechnung ist in GBP ausgestellt.

Die Buchung des Rechnungsvorschlags führt zu einer Debitorenrechnung mit folgenden Positionen:

• Rückbuchung zu Projekt – WIP – Verkaufswert
• Rückbuchung zu den antizipierten Umsatzerlösen des Projekts für die WIP unter Verwendung des festen Wechselkurses
• Eintrag für fakturierte Erlöse unter Verwendung des festen Wechselkurses
• Eintrag für Kundensaldo unter Verwendung des festen Wechselkurses

4 Stunden × 250 GBP Preis × fester Wechselkurs von 1,25 = 1.250 GBP

Account	Name des Dataflows	Betrag in Buchungswährung	Betrag in Buchhaltungswährung	Wechselkurs	Buchungstyp
161300	WIP – Verkaufswert	-1.000	-1.250	1.25	Projekt – WIP – Verkaufswert
420200	Antizipierter Umsatzerlös	1,000	1,250	1.25	Projekt – antizipierter Umsatzerlös
411100	Umsatz – Arbeit	-1.000	-1.250	1.25	Projekt – fakturierter Umsatz
130100	Debitoren	1,000	1,250	1.25	Kundenguthaben

Verwalten Sie die finanziellen Eigenschaften von Abrechnungsmeilensteinen

Projektvertragszeilen nach der Festpreisabrechnungsmethode werden über Festpreismeilensteine in Rechnung gestellt. Der Projektbuchhalter kann die Abrechnungsmeilensteine im Finanzbereich unter Projektmanagement und Buchhaltung>Alle Projekte>Verwalten>Transaktionen auf Rechnung überprüfen.

Abrechnung der Umsatzsteuer

Die Werte Umsatzsteuergruppe und Artikel Umsatzsteuergruppe stammen standardmäßig aus den Einstellungen, wenn ein neuer Abrechnungsmeilenstein in Dataverse erstellt wird. Das System verwendet die Werte für diese Felder standardmäßig basierend auf den Einstellungen auf der Registerkarte Finanzen auf der Seite Projektmanagement- und Buchhaltungsparameter.

• Umsatzsteuergruppenmethode bestimmt die Standardlogik der Abrechnungsumsatzsteuergruppe:

  • Projekt: Standardmäßig wird immer die Abrechnungsumsatzsteuergruppe aus dem Projekt verwendet. Sie können die Standardabrechnungsumsatzsteuergruppe für ein Projekt überprüfen oder ändern, indem Sie Standardabrechnung anzeigen auf der Seite Alle Projekte auswählen.
  • Projektvertrag: Wird standardmäßig immer die Abrechnungsumsatzsteuergruppe aus dem Vertrag verwendet. Sie können die Standardabrechnungsumsatzsteuergruppe für einen Projektvertrag überprüfen oder ändern, indem Sie Standardabrechnung anzeigen auf der Seite Projekteverträge auswählen.
  • Kunde: Wird standardmäßig immer die Abrechnungsumsatzsteuergruppe vom Kunden verwendet.
  • Suche: Wird in allen oben genannten Entitäten in dieser Liste suchen und wählt den ersten verfügbaren Wert aus. Die Suche beginnt mit der Entität Projekt, gefolgt von der Entiät Projektvertrag und dann von der Entität Kunde.

• Festpreis Meilenstein Artikel Umsatzsteuergruppe wird als Standardwert im Feld Artikel Umsatzsteuergruppe für den Abrechnungsmeilenstein verwendet. Der Buchhalter kann diesen Wert auf der Seite Transaktionen auf Rechnung überprüfen und ändern. Das System verwendet den Wert aus der On-Account-Transaktion beim Erstellen einer Projektrechnungsvorschlagszeile.

Finanzielle Dimensionen

Die finanziellen Standarddimensionen für den Meilenstein der Festpreisabrechnung werden in den Projektvertragszeilen festgelegt. Gehen Sie zu Projektverträge>Standardabrechnung anzeigen und wählen Sie auf der Registerkarte Vertragszeilen dann Preisvertragszeilen aus. Legen Sie dann die finanziellen Dimensionswerte fest, die Sie als Standard verwenden möchten.

Der Projektbuchhalter kann die Umsatzsteuer- und Finanzdimensionsinformationen zu Rechnungsmeilensteinen bearbeiten, bis der Projektrechnungsvorschlag erstellt wird.

Projektrechnungsvorschläge erstellen

Projektrechnungsvorschläge können im Modul Projektmanagement und Buchhaltung eingesehen werden, indem Sie zu Projektrechnungen>Projektrechnungsvorschläge gehen.

Die Kopfzeile des Projektrechnungsvorschlags wird in Finance erstellt, wenn die Proforma-Rechnung in Dataverse bestätigt wird. Zur einfacheren Abstimmung setzt das System die Projektrechnungsvorschlagsnummer in Finance auf die selbe Nummer wie die Proforma-Rechnungs-ID in Dataverse. Da Proforma-Rechnungen nicht unbedingt in derselben Reihenfolge bestätigt werden, in der sie erstellt wurden, muss die Reihenfolge der Projektrechnungsvorschlagsnummern in Finance die Änderungen an niedrigeren und höheren Nummern berücksichtigen. Konfigurieren Sie Nummernfolgen mit den folgenden Schritten:

1. Rufen Sie in Finance Organisationsverwaltung>Nummernkreise>Nummernkreise auf.

2. In dem Filter Bereich wählen Sie Projekte.

3. In dem Filter Referenz wählen Sie Rechnungsvorschlag.

4. Verwenden Sie die das Feld Unternehmen zum Filtern jeder juristischen Person mit aktivierter Project Operations Dataverse Integration.

5. Öffnen Sie die Nummernkreisdetails. Legen Sie auf der Registerkarte Allgemein die folgenden Werte fest:

   • Benutzeränderungen zulassen: Auf eine niedrigere Zahl = Ja
   • Benutzeränderungen zulassen: Auf eine höhere Zahl = Ja

Projektrechnungsvorschlagszeilen werden vom System mithilfe des periodischen Prozesses hinzugefügt Import aus Staging-Tabelle (Projektmanagement und Buchhaltung>Periodisch>Project Operations Integration>Import aus Staging-Tabelle). Dieser Prozess kann entweder manuell oder in regelmäßigen Abständen ausgeführt werden. Das System fügt dem Rechnungsvorschlagsdokument erst dann Zeilen hinzu, wenn alle Zeilen zur Rechnungsstellung bereit sind. Zeit- und Materialtransaktionen können nur in Rechnung gestellt werden, wenn sie mithilfe der Erfassung Project Operations Integration gebucht werden.

Projektrechnungsvorschläge formatieren und drucken

Der Projektbuchhalter kann einen Ausdruck der Projektrechnung mithilfe der Seite Rechnungsvorschlag formatieren anpassen und Verwaltungsfunktionen drucken.

Projektrechnungsvorschläge formatieren

Die Seite Rechnungsvorschläge formatieren ermöglicht es, benutzerdefinierte Gruppierungstransaktionen in der Kundenprojektrechnung anzuzeigen.

1. Auf der Seite Projektrechnungsvorschlag wählen Sie Drucken>Rechnungsvorschlag formatieren.

2. Wählen Sie Neu, um eine neue Gruppierung für den Ausdruck der Projektrechnung zu erstellen.

3. In dem Feld Detail/Zusammenfassung wählen Sie die Optionen für diese Gruppierung aus:

   • Wählen Sie Detail, um die Transaktionsdetails der Kundenrechnung auszudrucken.
   • Wählen Sie Zusammenfassung, um die Transaktionszusammenfassung der Kundenrechnung auszudrucken.

Notiz

Die Auswahl im Feld Detail/Zusammenfassung auf der Seite Rechnungsvorschlag formatieren überschreibt das in der Option ausgewählte Feld Rechnungsformat auf der Seite Rechnungsvorschläge zum Drucken einer detaillierten Rechnung oder einer zusammengefassten Rechnung.

• Wählen Sie die Transaktionszeilen aus, die in diesem Abschnitt auf der Registerkarte Verfügbare Transaktionen enthalten sein soll und wählen Sie Transaktionen einschließen, um sie in die Registerkarte Ausgewählte Transaktionen zu verschieben.
• Wählen Sie Nach oben bewegen und nach unten bewegen, um die Reihenfolge der Abschnitte zu ändern.
• Wählen Sie Druckvorschau zur Vorschau der formatierten Rechnung.

Druckverwaltung

Die Druckverwaltung verwendet verschiedene Berichtsdateien, um bestimmte Ziele zu drucken und den Fußzeilentext für die Rechnung anzupassen. Die Druckverwaltung kann auf Modulebene eingerichtet werden. Diese Einstellungen können jedoch für einen bestimmten Kunden-, Vertrags- oder Rechnungsvorschlag überschrieben werden. Um auf diese Funktion zuzugreifen, klicken Sie auf die Seite Projektrechnungsvorschlag und wählen Drucken>Druckverwaltung.

Das Einrichten der Druckverwaltung wird als Baumansicht angezeigt, in der auf jeder Knotenebene die verfügbaren Dokumente zum Anpassen angezeigt werden. Sie können benutzerdefinierte Ausdrucke auf Modul-, Kunden-, Vertrags- oder Rechnungsvorschlagsdokumentebene zuweisen. Erweitern Sie zum Ändern des Originaldokumentausdrucks den gewünschten Knoten und wählen Sie Originalartikel. In dem Feld Berichtsformat wählen Sie das Berichtsformat aus, das zum Drucken verwendet werden soll. Sie können benutzerdefinierte Berichtsformate verwenden, indem Sie das Gechäftsdokumenten-Framework verwenden.

Projektrechnungsvorschläge buchen

Nachdem die Rechnung überprüft und bearbeitet wurde und die Rechnungsvorschlagszeilen zufriedenstellend sind, überprüfen Sie die Rechnungssummen und die Umsatzsteuer. In der Gruppe Einzelheiten wählen Sie Summen und dann Buchen, um die Rechnung zu buchen.

Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um die Rechnung vor dem Buchen anzuzeigen. Pro forma wird auf die Rechnung gedruckt, um anzuzeigen, dass es sich um eine Musterrechnung handelt. Um die Rechnung zu drucken, wählen Sie das Kontrollkästchen Rechnung drucken aus.

Zusätzlich zur Seite Rechnungsvorschlag können Rechnungsvorschläge auch durch Ausführen des periodischen Auftrags Rechnungsvorschläge buchen gebucht werden. Um diesen Auftrag zu finden, gehen Sie zu Projektverwaltung und Buchhaltung>Periodisch>Projektrechnungen>Rechnungsvorschläge buchen.

Diese Seite zeigt alle Rechnungsvorschläge, die zur Buchung bereit sind. Sie können die Buchung von Rechnungsvorschlägen durch Auswahl von Batch planen. Stellen Sie die Batchverarbeitungsparameter auf Ja und legen Sie die Batchverarbeitung auf Serie fest.