Ressourcen-Governance
Beim Erstellen von Anleitungen verwenden Sie neben Text auch eine Reihe von Ressourcen, um intuitive und effektive Anweisungen zu erstellen. Die Ressourcen fallen in drei Kategorien:
- Selbst erstellte Ressourcen, zum Beispiel global genehmigte Unternehmenslogos oder ein Video, in dem ein erfahrener Bediener Best Practices für die Maschinenbedienung mit Handgesten zeigt.
- Extern erstellte Ressourcen wie eine Illustration oder ein Bild, die aus einem papierbasierten oder digitalisierten Benutzerhandbuch stammen, das vom Maschinenlieferanten Ihrer Organisation erstellt wurde.
- Hybride Ressourcen, die gemeinsam von Ihrer Organisation und einem externen Partner erstellt werden, z. B. ein 3D-CAD-Modell, das Ihre Organisation auf der Grundlage der Zeichnung eines Maschinenteils eines Lieferanten erstellt.
Genau wie die erstellten Anleitungen insgesamt sollte Ihre Organisation auch die einzelnen Ressourcen verwalten und sie konform halten. Stellen Sie sicher, dass die Rechte zur Nutzung der Ressourcen verfügbar sind und dass diese immer auf die neueste Version aktualisiert werden. Zu diesem Zweck sollte Ihre Organisation unter anderem die folgenden Fragen berücksichtigen:
Besitzen Sie die Schutz- und Urheberrechte (Intellectual Property Rights, IPRs), um die Ressourcen zu nutzen? Schutz- und Urheberrechte sind für extern erstellte und für hybride Ressourcen relevant.
Tipp
Achten Sie bei der Beschaffung neuer Maschinen darauf, dass die Schutz- und Urheberrechte Ihrer Organisation auch für Maschinenzeichnungen gelten.
Wenn Sie über die entsprechenden Schutz- und Urheberrechte verfügen, was sind potenzielle Nutzungsbeschränkungen? Ist der Ort der Verwendung auf bestimmte Länder, Regionen oder Fabriken beschränkt? Sind die Schutz- und Urheberrechte zeitlich begrenzt?
Wem wird in Ihrer Organisation der Besitz an der Ressource zugewiesen (aus technischer und praktischer Sicht)?
Wie stellen Sie sicher, dass die Besitzer*innen der Ressource eine Aufforderung erhalten, die Ressource aus der Inhaltsbibliothek zu entfernen oder durch eine neuere Version zu ersetzen? Beispielsweise könnten Nutzungsrechte widerrufen oder Ihr Firmenlogo aktualisiert werden. Erwägen Sie für extern produzierte und für hybride Ressourcen die Einrichtung einer Governance-Struktur, bei der Ihre Beschaffungsabteilung als Bindeglied zwischen einem Lieferanten und dem Ressourcenbesitzer fungiert. In diesem Kontext ist es für Ressourcenbesitzer*innen wichtig, einen Überblick darüber zu behalten, wo ihre Ressourcen verwendet werden (d. h. in welchen Anleitungen), um die von Änderungen betroffenen Anleitungen identifizieren zu können.
Wie stellen Sie sicher, dass die Autor*innen von Anleitungen über entfernte oder aktualisierte Ressourcen benachrichtigt werden, damit sie die Anleitungen entsprechend überarbeiten können? Richten Sie einen Workflow zwischen Ihren Ressourcenbesitzer*innen und den Autor*innen von Anleitungen ein.
Welche Namenskonventionen unterstützen die Ressourcen-Governance? Das Einfügen von Informationen wie Ressourcentyp, Ablaufdatum und geografische Beschränkungen in den Ressourcennamen unterstützt die Besitzer*innen von Ressourcen und Autor*innen von Anleitungen bei der ordnungsgemäßen Handhabung der Ressource.
In der Anfangsphase einer Dynamics 365 Guides-Implementierung mag die Ressourcen-Governance überflüssig erscheinen, da das Projektteam alle Prozesse gut im Griff hat. Im Laufe der Zeit, wenn die Nutzung von Anleitungen in Ihrem Unternehmen zunimmt und Maschinenteile (einschließlich Handbücher), veralten und ersetzt werden, wird die Wartung von Ressourcen ohne Ressourcen-Governance schwierig. Wahrscheinlich entspricht die Nutzung einer veralteten Ressource in Anleitungen nicht den Good {industry} Practice-Anforderungen (GxP) Ihrer Branche.