Buchen Sie detaillierte Lieferanten- und Kundenzahlungen
Mit der Funktion Möglichkeit, detaillierte Lieferanten- und Kundenzahlungen zu buchen, aber Beträge auf dem Bankkonto zusammenzufassen werden Lieferanten- und Kundenzahlungen als separate Belege gebucht, die Zahlungen jedoch zusammengefasst, wenn der Bankkontostand aktualisiert wird.
Beispiel: Ihre Bank zahlt im Namen Ihrer Organisation drei Lieferanten jeweils 100 euros (EUR). Wenn die Bank die Transaktionen abschließt, werden auf dem Kontoauszug möglicherweise die drei Zahlungen im Detail oder eine zusammengefasste Abhebung von 300 EUR angezeigt. Wenn Ihre Bank die Zahlungen zu einer einzigen Abhebung zusammenfasst, kann diese Funktion verwendet werden, um diese Funktionalität nachzuahmen. Daher kann es dazu beitragen, den Bankabstimmungsprozess zu optimieren.
Wichtig
Mit dieser Funktion entfällt die Notwendigkeit, mehrere Lieferanten- oder Kundenzahlungen unter einer einzigen Belegnummer zu erfassen. Um festzustellen, ob die Parameter so definiert werden können, dass mehrere Nebenbuchtransaktionen in einem einzigen Beleg verboten sind, (siehe Ein Beleg.
Einrichtung
Aktivieren Sie im Arbeitsbereich Funktionsverwaltung die Funktion mit der Bezeichnung Möglichkeit, detaillierte Lieferanten- und Kundenzahlungen zu buchen, aber Beträge auf dem Bankkonto zusammenzufassen.
Journale
Die Möglichkeit, Zahlungen im Banknebenbuch zusammenzufassen, wird für die folgenden Journaltypen unterstützt:
- Täglich (Hauptjournal)
- Kreditorenauszahlung (Kreditorenzahlungsjournal)
- Debitorenzahlung (Debitorenzahlungsjournal)
Auf der Seite Journalnamen stehen im Bereich Bank zwei neue Felder zur Verfügung: Beträge auf Bankkonto zusammenfassen und Zusammenfassungskriterien.
Wenn die Option Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Nein (Standardwert) gesetzt ist, wird bei Zahlungen in einer Journalstapelgruppe das Bankkonto entweder detailliert oder zusammengefasst aktualisiert, je nachdem, ob die Zahlungen in einer einzelnen Belegnummer eingegeben werden. Die Buchung auf das Bankkonto funktioniert genauso, wie wenn die neue Funktion deaktiviert ist. Wenn die Funktion aktiviert ist, empfehlen wir Ihnen, nicht mehr mehrere Zahlungen in einer einzigen Belegnummer einzugeben.
Die Option Beträge im Bankkonto zusammenfassen kann nur dann auf Ja gesetzt werden, wenn das Feld Neuer Beleg für den Journalnamen auf In Verbindung mit Saldo gesetzt ist. In diesem Fall fördert die Option die Verwendung eines einzelnen Gutscheins pro Lieferanten- oder Kundenzahlung (garantiert sie jedoch nicht). Wenn die neue Funktion aktiviert ist, erfolgt keine Zusammenfassung, wenn der Beleg mehr als einen Lieferanten oder Kunden enthält.
Notiz
Wenn das Feld Neuer Beleg auf einen anderen Wert als Im Zusammenhang mit Saldo gesetzt ist und Sie versuchen, die Option Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Ja zu setzen, erhalten Sie die folgende Fehlermeldung: „Die Einstellung „Beträge auf Bankkonto zusammenfassen“ muss „Nein“ sein, wenn „Neuer Beleg“ auf „Manuell“ oder „Nur eine Belegnummer“ gesetzt ist.“
Wenn die Option Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Ja gesetzt ist und Sie versuchen, den Wert des Felds Neuer Beleg in einen anderen Wert als In Verbindung mit Saldo zu ändern, erhalten Sie die folgende Fehlermeldung: „Die Einstellung Neuer Beleg muss In Verbindung mit Saldo lauten, wenn Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Ja gesetzt ist.“
Wenn Sie die Option Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Ja setzen, wird das Feld Zusammenfassungskriterien verfügbar. In diesem Feld kann Ihre Organisation die Kriterien angeben, die zum Zusammenfassen von Zahlungen auf das Bankkonto verwendet werden. Folgende Werte sind verfügbar:
- Nicht zusammenfassen – Zahlungen werden nicht zusammengefasst, auch wenn die Option Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Ja gesetzt ist.
- Standardkriterien – Zahlungen mit demselben Bankkonto, derselben Zahlungsmethode, demselben Währungscode, demselben Kontotyp (Kunde oder Lieferant) und demselben Transaktionsdatum werden zur Zusammenfassung gruppiert.
- Standardkriterien mit Belegnummer – Zahlungen mit gleichem Bankkonto, gleicher Zahlungsmethode, gleichem Währungscode, gleichem Kontotyp (Kunde oder Lieferant), gleichem Transaktionsdatum und gleicher Belegnummer werden für die Zusammenfassung gruppiert. Wenn die Belegnummer für mehr als eine Zahlung leer ist, wird der leere Wert als gültige Belegnummer behandelt und diese Zahlungen werden zusammengefasst.
- Standardkriterien mit Zahlungsreferenz – Zahlungen mit identischem Bankkonto, Zahlungsmethode, Währungscode, Kontotyp (Kunde oder Lieferant), Transaktionsdatum und Zahlungsreferenz werden für die Zusammenfassung gruppiert. Wenn die Zahlungsreferenz für mehr als eine Zahlung leer ist, wird der leere Wert als gültige Zahlungsreferenz behandelt und diese Zahlungen werden zusammengefasst.
Parameter
Bei der Zusammenfassung von Kreditoren- oder Debitorenzahlungen wird der einzelnen Bankkontotransaktion eine neue Nummer zugewiesen.
Definieren Sie auf der Seite Bargeld- und Bankverwaltungsparameter auf der Registerkarte Nummernfolgen eine Nummernfolge für die Referenz Banktransaktionszusammenfassungs-ID .
Eingeben von Zahlungen in ein Journal
Wenn diese Funktion verwendet wird, können Zahlungen auf dem Bankkonto zusammengefasst werden, wenn sie aus einem der folgenden Journale eingegeben werden:
- Kreditoren – Zahlungen – Kreditorenzahlungsjournal
- Debitorenbuchhaltung – Zahlungen – Debitorenzahlungsjournal
- Hauptbuch – Journaleinträge – allgemeine Journale
Nachdem ein Journal erstellt wurde, überprüfen Sie die Zusammenfassungseinstellungen auf der Registerkarte Einrichtung der Journalstapelkopfzeile. Die Standardeinstellungen werden aus dem Journalnamen übernommen, Sie können diese jedoch für einzelne Journalstapelnummern überschreiben.
Nachdem alle Zahlungen im Journal erfasst wurden, wird beim Buchen anhand der folgenden Kriterien ermittelt, welche Zahlungen für die Zusammenfassung berücksichtigt werden können. Diese Kriterien haben Einfluss darauf, wie Zahlungen in das Journal eingetragen werden sollen.
- Für die Zusammenfassung werden nur Zahlungen berücksichtigt, die die folgenden Kombinationen aus Konto und Gegenkonto aufweisen: Lieferant/Bank, Bank/Lieferant, Kunde/Bank und Bank/Kunde. Zahlungen, die auf ein Sachkonto gebucht werden (überbrückte Zahlungen), werden bei der Zusammenfassung nicht berücksichtigt.
- Jeder Zahlungsbeleg darf nur einen einzigen Lieferanten oder Kunden enthalten. Sind in einer Belegnummer mehrere Lieferanten oder Kunden enthalten, wird diese bei der Zusammenfassung nicht berücksichtigt.
- In der Journalstapelnummer müssen mehrere Zahlungen in separaten Belegen vorhanden sein.
- Zahlungen mit unterschiedlichen Journalstapelnummern werden bei der Zusammenfassung nicht berücksichtigt.
Verbuchen von Zahlungen in einem Journal
Beim Buchen wird die Gruppe der Zahlungszeilen wie im vorherigen Abschnitt beschrieben für die Verdichtung berücksichtigt. Nachdem die Gruppe der Zahlungspositionen bestimmt wurde, erfolgt die Zusammenfassung basierend auf den Einstellungen im Journalstapelkopf.
Die Zusammenfassung der Banktransaktionen erfolgt nicht, wenn die Option Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Nein gesetzt ist oder wenn das Feld Zusammenfassungskriterien in der Journalstapelkopfzeile auf Nicht zusammenfassen gesetzt ist.
Wenn ein Journalname so definiert wurde, dass Zahlungen zusammengefasst auf das Bankkonto gebucht werden, das Feld Zusammenfassungskriterien in der Kopfzeile des Journalstapels jedoch auf Nicht zusammenfassen eingestellt ist, werden die Transaktionen nicht zusammengefasst.
Die Zusammenfassung der Banktransaktionen erfolgt, wenn die Option Beträge auf Bankkonto zusammenfassen auf Ja gesetzt ist und das Feld Zusammenfassungskriterien auf Standardkriterium, Standardkriterium mit Belegnummer oder Standardkriterium mit Zahlungsreferenz gesetzt ist. Weitere Informationen finden Sie in der Beschreibung des Felds Zusammenfassungskriterien im Abschnitt Zeitschriftennamen .
Auf ein Bankkonto können mehrere Gruppen zusammengefasster Zahlungen gebucht werden. Wenn das Journal beispielsweise eine Gruppe von Lieferantenzahlungen und eine Gruppe von Kundenzahlungen enthält, können Sie über zwei oder mehr zusammengefasste Zahlungen verfügen. Für die Lieferantenzahlungen können eine oder mehrere zusammengefasste Bankkontotransaktionen und für die Debitorenzahlungen eine oder mehrere zusammengefasste Bankkontotransaktionen erstellt werden.
Für das nächste Beispiel wurden die folgenden Lieferantenzahlungen in ein Journal eingegeben. Die Journalstapelnummer wurde so eingerichtet, dass das Feld Zusammenfassungskriterien auf Standardkriterien mit Belegnummer eingestellt ist. Beim Buchen werden die Zahlungen, wie hier dargestellt, zusammengefasst bzw. nicht zusammengefasst.
| Belegnummer | Transaktionsdatum | Firma | Währung | Belastung | Gutschrift | Gegenkonto | Zahlungsmethode | Dokumentnummer | Was ist zusammengefasst? |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 15. August | Kreditor A | EUR | 100 | USMF OPER | Elektronisch | Gutscheine 1 und 2 zusammengefasst | ||
| 2 | 15. August | Lieferant B | EUR | 200 | USMF OPER | Elektronisch | Gutscheine 1 und 2 zusammengefasst | ||
| 3 | August 17 | Lieferant C | CAD | 300 | USMF OPER | Elektronisch | Auf Bankkonto gebucht im Detail | ||
| 4 | August 18 | Lieferant B | EUR | 400 | USMF OPER | Elektronisch | Auf Bankkonto gebucht im Detail | ||
| 5 | August 28 | Lieferant D | EUR | 500 | USMF OPER | Elektronisch | 1 | Gutscheine 5 und 6 zusammengefasst | |
| 6 | August 28 | Lieferant Z | EUR | 600 | USMF OPER | Elektronisch | 1 | Gutscheine 5 und 6 zusammengefasst | |
| 7 | August 28 | Lieferant Z | EUR | 700 | USMF OPER | Elektronisch | 2 | Gutscheine 7, 8 und 9 zusammengefasst | |
| 8 | August 28 | Lieferant B | EUR | 800 | USMF OPER | Elektronisch | 2 | Gutscheine 7, 8 und 9 zusammengefasst | |
| 9 | August 28 | Kreditor A | EUR | 900 | USMF OPER | Elektronisch | 2 | Gutscheine 7, 8 und 9 zusammengefasst |
Es werden fünf Transaktionen auf das Bankkonto gebucht. Bei zweien bleiben die ursprünglichen Zahlungsdaten erhalten. Für die anderen drei werden die Zahlungen basierend auf den Zusammenfassungsregeln zusammengefasst.
Nachdem Zahlungen in einem Journal gebucht wurden
Nach Abschluss der Buchung finden Sie die zusammengefassten (oder detaillierten) Zahlungen in den Transaktionen des Bankkontos. Gehen Sie zu Bargeld- und Bankverwaltung>Bankkonten>Bankkonten.
Bei jeder Sammelzahlung wird im Feld Belegnummer ein Asterisk (*) angezeigt. Jede Zahlung wird weiterhin detailliert im Hauptbuch verbucht.
Alle zusammengefassten Bankkontotransaktionen haben eine eindeutige Zusammenfassungs-ID. Wenn das Feld Zusammenfassungskriterien auf Standardkriterien mit Belegnummer gesetzt wurde, wird die Belegnummer aus den Zahlungszeilen als Zusammenfassungs-ID verwendet. Andernfalls wird die Zusammenfassungs-ID aus der Nummernfolge generiert, die auf der Seite Bargeld- und Bankverwaltungsparameter konfiguriert wurde. Wenn die einer zusammengefassten Banktransaktion zugewiesene Zusammenfassungs-ID bereits von einer anderen zusammengefassten Banktransaktion verwendet wird, wird eine neue aus der Nummernfolge ausgewählt. Die Zahlungsreferenz wird nicht als Zusammenfassungs-ID verwendet.
Benutzer können die Zahlungsdetails einer zusammengefassten Bankkontotransaktion anzeigen, indem sie Zusammenfassungsdetails anzeigen auf der Details zur Zahlungszusammenfassung Seite.
Während Sie die Zusammenfassungsdetails anzeigen, können Sie den Hauptbuchbeleg jeder Zahlung anzeigen, zur zusammengefassten Bankkontotransaktion zurückkehren oder die Abrechnungsinformationen für die ausgewählte Zahlung anzeigen.
Die zusammengefassten Bankkontoumsätze werden auch auf dem Kontoauszug ausgewiesen. Daher ist der Bankabgleich einfacher, unabhängig davon, ob der manuelle Kontoabgleich oder der erweiterte Bankabgleich verwendet wird. In beiden Abstimmungsprozessen wird die Bankzusammenfassungs-ID angezeigt. Wenn die erweiterte Bankabstimmung für das Bankkonto aktiviert ist, wird ein Bankbeleg des Zusammengefasste Transaktion Für das Bankkonto wird ein neuer Typ generiert. Benutzer können Transaktionen für andere Arten von Bankdokumenten auf die gleiche Weise zuordnen und abstimmen.
