Chronologisches Nummerieren von Dokumenten und Belegen
In einigen Ländern/Regionen ist es gesetzlich vorgeschrieben, Dokumente und zugehörige Belege in chronologischer Reihenfolge zu nummerieren. Die Chronologie muss durch Perioden unterstützt werden. Alle Nummern, die zu früheren Perioden gehören, müssen kleiner sein als die Zahlen, die zu späteren Perioden gehören. Um diese Anforderung zu erfüllen, wurde eine chronologische Nummerierungsfunktion implementiert. In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie chronologische Nummern für geeignete Dokumente und zugehörige Belege konfigurieren und verwenden.
Voraussetzungen
Aktivieren Sie im Arbeitsbereich „Funktionsverwaltung“ die Funktion Chronologische Nummerierung: Weitere Informationen finden Sie unter Funktionsverwaltung – Übersicht.
Die chronologische Nummerierung konfigurieren
Die chronologische Nummerierung betrifft die folgenden Dokumente.
Forderungen
- Debitorenrechnung
- Debitorenrechnungsbeleg
- Verkaufsgutschrift
- Verkaufsgutschriftbeleg
- Freitextrechnung
- Freitext-Rechnungsbeleg
- Freitext-Gutschrift
- Freitext-Gutschriftbeleg
- Lieferschein
- Lieferscheinbeleg
- Lieferschein-Korrekturbeleg
- Zinsrechnungsbeleg
- Mahnschreibenbeleg
Abbrechnungsverbindlichkeiten
- Rechnungsbeleg
- Gutschriftbeleg
- Produktzugangsbeleg
Projektmanagement
- Rechnung
- Rechnungsbeleg
- Gutschrift
- Gutschriftbeleg
Nummernkreise definieren
Rufen Sie zur Definition von Nummernkreisen Organisationsverwaltung>Nummernkreise>Nummernkreise auf. Sie können beliebig viele Nummernkreise definieren, um die betroffenen Perioden für die erforderlichen Dokumente abzudecken.
Geben Sie für jeden Nummernkreis ein Unternehmen an. Die Segmente der Nummernkreise müssen so definiert werden, dass sie eine chronologische Reihenfolge für Perioden liefern. Beispielsweise können die Segmentnamen ein spezielles Präfix enthalten, das eine bestimmte Periode identifiziert.
Nummernkreisgruppen konfigurieren
Rufen Sie Debitorenkonten>Einrichtung>Debitorenkontenparameter auf, um Nummernkreisgruppen zu definieren. Definieren Sie auf der Registerkarte Nummernkreise so viele Nummernkreisgruppen, wie erforderlich sind, um die betroffenen Perioden abzudecken.
Wählen Sie für jede Gruppe im Abschnitt Referenz eine der unterstützten Dokumentreferenzen aus, und beziehen Sie sich im Feld Nummernkreiscode auf einen Nummernkreis, der zuvor für die zugehörige Periode erstellt wurde.
Konfigurieren Sie in ähnlicher Weise Nummernkreisgruppen in Kreditorenkonten- und Projektverwaltung und -buchhaltung-Modulen.
Nummernkreisgruppen chronologisch konfigurieren
Rufen Sie Organisationsverwaltung>Nummernkreise>Chronologische Nummernkreisgruppen auf, um die Chronologie der Nummernkreisgruppen zu konfigurieren. Definieren Sie die Anwendbarkeitsbedingungen für Nummernkreisgruppen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| In Kraft | Das Startdatum der Anwendbarkeit der Nummernkreisgruppe. |
| Ablaufdatum | Das Enddatum der Anwendbarkeit der Nummernkreisgruppe. Wenn kein Enddatum eingesetzt wird, wählen Sie Niemals aus. |
| Nummernkreisgruppe | Nummernkreisgruppe, mit der während der Periode Dokumentnummern generiert werden. |
| Ursprüngliche Nummernkreisgruppe | Dieser Nummernkreisgruppencode wird zum zusätzlichen Filtern für Fälle verwendet, in denen Dokumenten bereits eine bestimmte permanente Nummernkreisgruppe zugewiesen ist. Ein leerer Wert wird als bestimmter Wert betrachtet. Wenn Sie eine vorläufig zugewiesene Gruppe ignorieren müssen, verwenden Sie für dieses Setup die Option Standard. |
| Standard | Wenn diese Option aktiviert ist, ignoriert das System die vorläufig zugewiesene Dokumentnummernkreisgruppe und verwendet nur die Start- und Enddaten der Perioden für die Anwendbarkeitsanalyse. Bei Deaktivierung verwendet das System die vollständige Kombination Gültig + Ablaufdatum + Ursprüngliche Nummernkreisgruppe als Auswahl. |
Dokumentbuchung
Wenn Sie ein Dokument buchen, wird dem Dokument die entsprechende Nummernkreisgruppe basierend auf dem Buchungsdatum des Dokuments zugewiesen und anschließend zum Generieren einer Dokumentnummer basierend auf dem erkannten Nummernkreis verwendet. Das System gibt eine Meldung zur Zuweisung der Nummernkreisgruppen aus.
Schein
Für einige Länder/Regionen gibt es bereits eine spezifische Logik für die Nummerierung von Dokumenten. In diesem Fall überschreibt die länder- bzw. regionsspezifische Logik die Funktion Chronologische Nummerierung.