Rechnungsautomatisierung bei gescannten Dokumenten

In diesem Artikel werden die Datenentitäten erklärt, die für die End-to-End-Automatisierung von Kreditorenrechnungen verfügbar sind, auch Rechnungen mit Anlagen.

Organisationen, die ihre Kreditorenkontenprozesse (AP) optimieren möchten, identifizieren häufig den Fakturierungsprozess als einen ersten Prozessbereich, der effizienter sein sollte. In vielen Fällen lagern diese Organisationen die Verarbeitung von Papierrechnungen an einem Dienstanbieter für die optische Zeichenerkennung aus. Sie erhalten maschinenlesbare Rechnungsmetadaten zusammen mit einem Bild jeder gescannten Rechnung. Um bei der Automatisierung zu unterstützen, wird eine Lösung erstellt, um den Verbrauch dieser Artefakte im Fakturierungssystem zu aktivieren. Dieser Automatisierungsstandard ist jetzt aktiviert, um eine Rechnungsautomatisierungslösung zu erhalten.

Lösungskontext

Die Rechnungsautomatisierungslösung ermöglicht eine Standardschnittstelle, die Rechnungsmetadaten für den Rechnungskopf und Rechnungspositionen akzeptieren kann, und auch Anhänge, die der Rechnung zugeordnet sind. Jedes System, das externe Artefakte generieren kann, die mit dieser Schnittstelle entsprechen, ist, in den Feed für die automatischen Verarbeitung von Rechnungen sowie Anhängen zu senden.

Die folgende Abbildung zeigt ein Beispielintegrationsszenario, wobei Contoso mit einem OCR-Dienstanbieter für die Kreditorenrechnungsverarbeitung zusammengearbeitet hat. Der Contoso-Kreditoren sendet die Rechnung dem Rechnungen Dienstanbieter per E-Mail. Durch verarbeitendes OCR, generiert der Dienstanbieter Rechnungsmetadaten (Kopfdaten und Positionen und/oder) ein gescanntes Bild der Rechnung. Eine Integrationsebene verarbeitet diese Artefakte, sodass diese weiterverarbeitet werden können.

Einige Abweichungen des vorhergehenden Szenarios sind möglich, wenn Rechnungsintegration erforderlich ist. Datenmigration ist ein anderer Anwendungsfall, bei dem diese Schnittstelle verwendet werden kann, um Rechnungen und Anhänge zu erstellen.

Lösungskomponenten

Der Lösungsbedarf besteht aus den folgenden Komponenten:

• Datenentitäten für den Rechnungskopf, die Rechnungspositionen und die Rechnungsanhänge
• Ausnahme, die für Rechnungen verarbeitet wird
• Ein Anhangviewer parallel zu den Rechnungen

Die im weiteren Verlauf dieses Artikels enthaltenen detaillierten Beschreibungen dieser Lösungskomponenten.

Datenentitäten

Ein Datenpaket ist die Arbeitseinheit, die gesandt werden muss, damit anschließend Rechnungskopf, Rechnungsanhänge und Rechnungspositionen erstellt werden können. Die folgenden Datenentitäten werden für Artefakte verwendet werden, die sich aus dem Datenpaket zusammensetzen:

• Kreditorenrechnungskopf
• Kreditorenrechnungsposition
• Dokumentanhang von Kreditorenrechnung

Kreditorenrechnungsdokumentanhang ist eine Entität der neuen Daten, die im Rahmen dieser Funktion eingegeben wird. Die Kreditorenrechnungskopfentität wurde geändert, sodass diese Anlagen unterstützt werden. Die Kreditorenrechnungspositionsentität ist für diese Funktion nicht geändert.

Ausführliche Informationen zu Datenpaketen finden Sie unter Datenverwaltungsübersicht. Informationen zum Erstellen von Datenpaketen mithilfe des Arbeitsbereichs für die Datenverwaltung finden Sie unter Datenpakete in der Dynamics 365 Finanz- und Betriebs-Apps-Lösung verarbeiten und konsumieren.

Um schnell Testdaten zu generieren, die Rechnungen und Anhänge enthalten, führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Anmelden bei Ihrer Instanz.

2. Wechseln Sie zu Kreditoren>Rechnungen>Offene Kreditorenrechnungen.

3. Erstellen von Rechnungen, die Positionen und Anhänge haben.

   Notiz

   Die Anlagen müssen Kopfanhänge sein. Momentan unterstützt die Kreditorenrechnungsdokument-Anhangentität nicht die Positionsanhänge.

4. Öffnen Sie den Arbeitsbereich Datenverwaltung.

5. Erstellen eines Export-Einzelvorgangs, der den Kreditorenrechnungskopf, die Kreditorenrechnung und die Kreditorenrechnungsposition-Dokumentanhang-Entitäten enthält.

6. Exportieren der Daten.

7. Laden Sie die exportierten Daten als Paket herunter. Sie können nun das Paket verwenden, um Daten in Zielinstanzen für Testzwecke zu importieren.

Bestimmen der juristischen Person für die Rechnung

Rechnungen, die über Datenenpakete importiert werden, können der juristischen Person zugeordnet werden, so dass sie in zwei Möglichkeiten gehören:

• Der Importeinzelvorgang, der die Rechnung, bearbeitet importiert sie in das gleiche Unternehmen, in dem der Einzelvorgang in Datenverwaltung geplant wurde. Das bedeutet, dass das Unternehmen des Einzelvorgangs das Unternehmen bestimmt, zu dem die Rechnung gehört.
• Wenn das Datenpaket, das Rechnungen enthält, an Finance gesandt wird, kann der Aufrufende (das heißt, die Integrationsbewerbung, die außerhalb von Finance ausgeführt wird), die Unternehmenskennung im Formular HTTP-Anforderung explizit erwähnen. In diesem Fall werden der Unternehmenskontext, in dem der verarbeitende Einzelvorgang in Finance läuft, überschrieben und die Rechnungen werden in die Unternehmen importiert, die über HTTP-Anforderung übergeben wurde.

Notiz

Dieses Verhalten ist Standarddatenverwaltungsverhalten. Es ist hier beschrieben, im Kontext der Rechnungen, einfach aufgrund der Vollständigkeit.

Ausnahme verarbeiten

In Szenarien, in denen Kreditor-Rechnungen über die Integration in Finanzen und Betrieb eingehen, muss es für ein Mitglied des Kreditorenteams eine einfache Möglichkeit geben, Ausnahmen oder fehlgeschlagene Rechnungen zu verarbeiten und aus den fehlgeschlagenen Rechnungen ausstehende Rechnungen zu erstellen. Diese Ausnahmeverarbeitung für Kreditor-Rechnungen ist jetzt Teil von Finanzen und Betrieb.

Lieferantenrechnungen, bei denen die Listenseite nicht importiert werden konnte

Die Listenseite für neue Rechnungsausnahmen ist unter Kreditoren>Rechnungen>Importfehler>Kreditorenrechnungen, die nicht importiert werden können verfügbar. Diese Seite enthält alle Kreditorenrechnungsheaderdatensätze von der Stagingtabelle der Kreditorenrechnungskopfdatenentität angezeigt. Beachten Sie, dass Sie dieselben Datensätze im Arbeitsbereich Datenverwaltung anzeigen können. Sie können auch die gleichen Aktivitäten ausführen, die in der Ausnahmebehandlungsfunktion im Arbeitsbereich Datenverwaltung bereitgestellt werden. Die Ausnahmebehandlungsfunktion wurde für einen funktionalen Benutzer optimiert, wodurch die Verwendung vereinfacht wird.

Diese Listenseite enthält die folgenden Felder, die über Feed: eintreffen:

• Unternehmen – Das Unternehmen, zu dem die Rechnung gehört

• Fehlermeldung – Die Fehlermeldung, die Datenverwaltungs-Framework ausgibt, um zu erklären, warum die Rechnung nicht erstellt werden konnte

• Nummer – Die Rechnungsnummer

• Rechnungskonto

• Name – Der Name des Anbieters

• Kreditorenkonto

• Bestellung – Die Bestellnummer (PO) für die Rechnung

• Buchungsdatum

• Rechnungsdatum

• Rechnungsbeschreibung

• Währung

• Protokoll

• Zeilenreferenz – Die Kennung, die aus dem externen System stammt

  Notiz

  Die Positionsreferenz ist nicht Rechnungskennung

Diese Listenseite besitzt ebenfalls ein Vorschaufenster, das Sie wie folgt verwendet werden können:

• Hier werden alle geladenen Fehlermeldung angezeigt, um die Spalte Fehlermeldung im Raster nicht erweitern zu müssen.

Die Listenseite unterstützt die folgenden Aktivitäten:

• Bearbeiten – Öffnen Sie den Ausnahmedatensatz im Bearbeitungsmodus, damit Sie die Probleme beheben können.
• Optionen – Greifen Sie auf die Standardoptionen zu, die auf Listenseiten verfügbar sind. Sie können die Option Zum Arbeitsbereich hinzufügen auf die Ausnahmelistenseite in Ihrem Arbeitsbereich als Liste oder Kachel hinzufügen.

Kreditorenrechnungen, bei denen die Detailseite nicht importiert werden konnte

Wenn Sie den Bearbeitungsmodus starten, wird die Seite Kreditorenrechnungen, bei denen die Details nicht importiert werden konnten für die Rechnung mit Problemen geöffnet. Wenn es Probleme mit einer Rechnung mit Anhang gibt, wird der Anhang nicht angezeigt. Der Anhang muss erneut an die Rechnung angehängt werden.

Auf der Seite Kreditorenrechnungen, bei denen die Detailseite nicht importiert werden konnte können Sie eine ausstehende Rechnung erstellen. Wenn Sie das Problem auf der Rechnung als Teil der Verarbeitung einer Ausnahme korrigiert haben, wählen Sie die Schaltfläche Ausstehende Rechnung erstellen aus, um die ausstehende Rechnung zu erstellen. Die ausstehende Rechnung wird im Hintergrund erstellt.

Freigegebener Service für das Organisation-basierte Ausnahmeverarbeiten

Die Ausnahmelistenseite unterstützt die Standardsicherheitskonstrukte, die der Verknüpfung Datenverwaltung die Verarbeitung von Stagingdatensätzen unterstützt. Der Rechnungsimporteinzelvorgang kann auf folgende Weisen geschützt werden:

• Nach Benutzerrolle
• Nach Benutzer
• Nach juristischer Person

Wenn die Sicherheit für den Rechnungsimporteinzelvorgang konfiguriert wird, ehrt die Ausnahmelistenseite diese Einstellungen. Benutzer sind, nur die Rechnungsausnahmedatensätze anzuzeigen, die Ihnen diese Einstellung können, um festzustellen.

Zum Beispiel hat Contoso beschlossen, die Rechnungsausnahmen nach juristischer Person zu verarbeiten. Daher wird die Sicherheit auf dem Rechnungsimporteinzelvorgang konfiguriert, dass ein Benutzer in juristischen Person A nur Rechnungsausnahmen in juristischen Person A anzeigen kann, während ein Benutzer in der juristischen Person B nur Rechnungsausnahmen in der juristischen Person B anzeigen kann. Diese Einrichtung ermöglicht Aufgabentrennung für die Verwaltung von Rechnungsausnahmen.

Contoso kann sich auch entscheiden, keine Sicherheit zu erzwingen, sodass die gleichen Benutzer Rechnungsausnahmen für alle juristischen Personen bearbeiten können. Diese Einrichtung ermöglicht ein freigegebenes Service-Szenario für die Verwaltung von Rechnungsausnahmen.

Seite-bei-Seite-Anhangsviewer

Zur einfachen leicht Ermittlung der Zuordnungen und Anzeigen von Kreditorenrechnungen anzeigen, geben die folgenden Seiten eine Überischt über die verwendeten Anhänge.:

• Ausnahmebehandlung
• Seite „Ausstehende Lieferantenrechnungen“ (auch im Rechnungsprüfungsprozess verfügbar)
• Rechnungsjournal- Abfrageseite (für gebuchte Rechnungen)

Hierbei gelten die Hauptfunktionen, die der Anhangviewer bereitstellt:

• Hier werden alle Anhangtypen an, die Dokumentverwaltungssupporte (Dateien,Bilder, URLs und Hinweise.)
• Hier werden mehrseitige TIFF-Dateien angezeigt.
• Mithilfe dieses Formulars können Sie die folgenden Aktionen ausführen:
  • Bereiche des Bilds markieren.
  • Bereiche des Bilds sperren.
  • Fügt Bemerkungen dem Bild hinzu.
  • Zoomen Sie das Bild.
  • Schwenken Sie das Bild.
  • Auschecken von Bausteinen rückgängig machen und Aktivitäten wiederholen.
  • Passen Sie das Bild für die Größe an.

Notiz

Diese Aktivitäten sind nur für JPEG Bilddateien verfügbar (, TIFF PNG, usw.). Alle Änderungen, die Sie auf einem Bild vornehmen, indem Sie diese Aktivitäten verwenden, werden in der Bilddatei gespeichert. Momentan beinhaltet der Anhangviewer keine Versionen- oder Überwachungsfunktionen.

Standardanhang

Wenn eine Kreditorenrechnung mehr als eine Anlage beinhaltet, können Sie eines der Dokumente als der Standardanhang auf der Seite Anhänge festlegen. Die Option Ist Standardanhang ist eine neue Option, die als Teil dieser Funktion hinzugefügt wurde. Diese Option wird auch in der Kreditorenrechnungsdokument-Anhangdatenentität verfügbar gemacht. Daher kann der Standardanhang nach Integrationen festgelegt werden.

Nur ein Dokument kann als potenzieller Standardanhang festgelegt werden. Nach dem Festlegen eines Dokuments als Standardanhang, wird es automatisch im Anhangviewer angezeigt, wenn die Rechnung geöffnet wird. Nach dem Festlegen eines Dokuments als der Standardanhang, es automatisch im Anhangviewer angezeigt, wenn sich die Rechnung geöffnet wird.

Rechnungsanhänge anzeigen/verbergen

Eine neue Schaltfläche, die unter Ausnahme verarbeiten Ausstehende Rechnung und Rechnungserfassung verfügbar ist, mit der Sie den Anhangviewer anzeigen oder ausblenden können.

Sicherheit

Folgende Aktivitäten im Anhangviewer werden über die rollenbasierte Sicherheit gesteuert:

• Hervorgehoben
• Sperren
• Anmerkung

Seite ausstehende Kreditorenrechnungen

Die folgenden Rechte bieten Lese- oder Lese-/Schreibzugriff auf den Anhangviewer für die Aktivität Hervorhebung, Blockierung und Anmerkungen.

• Bild der Lieferantenrechnung verwalten – Dieses Privileg bietet Lese-/Schreibzugriff.
• Bild der Lieferantenrechnung anzeigen – Dieses Recht bietet schreibgeschützten Zugriff.

Die folgenden Aufgaben schreibgeschützten bieten Zugriff oder und Schreibzugriff auf das Anhangviewer für die Aktivitäten:

• Lieferantenrechnungen verwalten – Dieser Aufgabe ist das Recht „Lieferantenrechnungsbilder verwalten“ zugewiesen.
• Status der Lieferantenrechnung abfragen – Dieser Aufgabe ist das Recht „Lieferantenrechnungsbild anzeigen“ zugewiesen.

Die folgenden Rollen bieten Lesezugriff oder Lese- und Schreibzugriff auf den Anhangviewer für diese Aktivitäten:

• Sachbearbeiter Kreditorenbuchhaltung und Manager Kreditorenbuchhaltung – Diesen Rollen ist die Aufgabe „Kreditorenrechnungen verwalten“ zugewiesen.
• Sachbearbeiter Kreditorenbuchhaltung, Leiter Kreditorenbuchhaltung, Sachbearbeiter Kreditorenzentralzahlungen und Sachbearbeiter Kreditorenzahlungen – Diesen Rollen ist die Aufgabe „Status der Kreditorenrechnung abfragen“ zugewiesen.

Kreditorenrechungsanhang

Die folgenden Rechte bieten Lese- und oder Lese-/Schreibzugriff auf den Anhangviewer für die Aktivitäten Hervorhebung, Sperrung oder Anmerkungen.

Notiz

Die Rollen, die in diesem Abschnitt aufgeführt sind, bilden schreibgeschützten Zugriff auf die Rechnungsbilder im Anhangviewer. Wenn eine Rolle Schreibzugriff auf die Bilder haben muss, können Sie den Schreibzugriff für diese Rolle erteilen, indem Sie die Rechte und Aufgaben, die hier beschrieben werden, verwenden.

• Bild der Lieferantenrechnungskopfzeile verwalten – Dieses Privileg bietet Lese-/Schreibzugriff auf die Rechnungsbilder im Anhangsbetrachter.
• Bild der Lieferantenrechnungskopfzeile anzeigen – Mit dieser Berechtigung können Sie das Rechnungsbild im Anhangsbetrachter schreibgeschützt anzeigen.

Die folgenden schreibgeschützten Aufgaben bieten Zugriff auf den Anhangviewer für die Aktivitäten:

• Lieferantenrechnungen verwalten – Dieser Aufgabe ist das Recht „Entitätsbild der Lieferantenrechnungskopfzeile verwalten“ zugewiesen.

Die folgenden schreibgeschützten Aufgaben bieten Zugriff auf den Anhangviewer für die Aktivitäten:

• Sachbearbeiter Kreditorenbuchhaltung und Manager Kreditorenbuchhaltung – Diesen Rollen ist die Aufgabe „Kreditorenrechnungen verwalten“ zugewiesen.

Standardmäßig hat die Benutzerrolle, die Bearbeitungsrechte für eine Seite hat, auch die Bearbeitungsrechte für den Anhangviewer für die Aktivitäten Hervorhebung, Sperrung und Anmerkungen. Wenn Szenarien vorhanden sind, für die eine bestimmte Rolle Bearbeitungsrechte auf der Seite aber nicht im Anhangviewer haben soll, kann das entsprechende Recht aus der obigen Liste verwendet werde, um diesen Fall abzudecken.