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Überblick über das Workflowsystem

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In diesem Artikel wird das Workflowsystem beschrieben.

Was ist ein Arbeitsplan?

Der Begriff Workflow kann auf zwei Arten definiert werden: als System und als Geschäftsprozess.

Workflow als System

Der Workflow ist ein System, das auf dem Anwendungsobjektserver (AOS) ausgeführt wird. Das Workflowsystem verfügt über Funktionen, die zum Erstellen einzelner Workflows oder Geschäftsprozesse verwendet werden können.

Workflow als Geschäftsprozess

Ein Workflow stellt einen Geschäftsprozess dar. Ein Workflow definiert, wie ein Dokument das System durchläuft, indem angezeigt wird, wer eine Aufgabe abschließen, eine Entscheidung treffen oder ein Dokument genehmigen muss. Die folgende Abbildung zeigt z. B. einen Workflow für Spesenabrechnungen.

Workflow mit Elementen, die Benutzern zugewiesen sind.

Beispiel zum besseren Verständnis dieses Workflows: Steffen reicht eine Spesenabrechnung in Höhe von 7.000 Euro ein. In diesem Szenario muss Ivan die Belege prüfen, die Sam an ihn weiterleitet. Anschließend muss die Spesenabrechnung von Frank und Saskia genehmigt werden. Nehmen wir nun an, Steffen reicht eine Spesenabrechnung in Höhe von 11.000 Euro ein. In diesem Szenario muss Joachim die Belege prüfen, und Frank, Saskia und Anne müssen die Spesenabrechnung genehmigen.

Vorteile des Workflowsystems

Die Verwendung des Workflowsystems in der Organisation verspricht mehrere Vorteile:

  • Einheitliche Prozesse – Sie können festlegen, wie bestimmte Dokumente, wie etwa Bestellanforderungen oder Spesenabrechnungen, verarbeitet werden. Das Workflowsystem gewährleistet, dass Dokumente konsistent und effizient verarbeitet und genehmigt werden.
  • Prozesstransparenz – Sie können den Status, den Verlauf und die Leistungsmetriken von Workflow-Instanzen verfolgen. So können Sie besser feststellen, ob zur Effizienzsteigerung Änderungen am Workflow vorgenommen werden sollten.
  • Zentralisierte Arbeitsliste – Benutzer können eine zentralisierte Arbeitsliste anzeigen, in der die ihnen zugewiesenen Workflow-Aufgaben und Genehmigungen angezeigt werden.

Workflowinhalt