Überblick über Warnungen

Info über Warnungen

Warnungen bilden ein Benachrichtigungssystem für wichtige Ereignisse im System. Sie können Warnungen verwenden, um über Ereignisse informiert zu bleiben, die Sie während des Arbeitstags nachverfolgen möchten. Sie können eigene Warnregelsätze einfach erstellen, sodass Sie gewarnt werden, wenn Lieferungen überfällig sind, wenn Aufträge gelöscht werden, wenn Preise sich ändern oder wenn ein beliebiges anderes Ereignis eintritt, auf das Sie reagieren müssen.

In der Enterprise Resource Planning (ERP) gibt es mehrere typische Szenarien, in der die Warnfunktionen verwendet werden kann. Nachfolgend finden Sie einige Beispiele.

Szenario 1: Erstellen einer Warnregel für neue Aufträge

1. Die Seite Alle Bestellungen wird angezeigt.
2. Klicken Sie alternativ im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Freigeben auf Benutzerdefinierte Warnung erstellen.
3. Im Dialogfeld Warnregel erstellen auf dem Inforegister Warnen wenn, auf dem Feld Ereignis, wählen Sie Datensatz wurde erstellt aus.

Szenario 2: Erstellen einer Warnregel für die Verschiebung eines Liefertermins

1. Die Seite Bestellungen wird angezeigt.
2. Wählen Sie eine Bestellungs-ID aus, um auf die Bestellungsdetails zuzugreifen.
3. Erweitern Sie das Inforegister Bestellkopf.
4. Klicken Sie alternativ im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Optionen in der Gruppe Freigeben auf Benutzerdefinierte Warnung erstellen.
5. Im Dialogfeld Warnregel erstellen auf dem Inforegister Warnen wenn, auf dem Feld Ereignis, wählen Sie Lieferungsdatum aus.
6. Wählen Sie im Feld Ereignis wurde verschoben aus.

Nachdem Sie das Dialogfeld Warnregel erstellen schließen, erscheint die Regel auf der Seite Warnregeln verwalten. Sie können die Seite Warnregeln verwalten verwenden, um Ihre vorhandenen Warnregeln zu aktualisieren. So können Sie Ereignistrigger ändern, Ereignisbenachrichtigungen aktualisieren und Ablaufdatum aktualisieren. Um die Seite Warnregeln verwalten zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche " Warnen auf der Registerkarte Optionen im Aktivitätsbereich.

Was passiert, wenn eine Warnregel erstellt wird?

Beim Erstellen von Warnregeln können Sie ein vordefiniertes Ereignis einem spezifischen Feld zuordnen. Wenn beispielsweise das Datum eintritt, das im Feld angegeben ist, oder wenn die Inhalte eines Felds sich ändern. Alternativ können Sie ein Ereignis den Datensätzen auf einer bestimmten Seite zuordnen. Wenn beispielsweise der Datensatz erstellt oder gelöscht wird.

Wenn das ausgewählte Ereignis für das Feld oder für einen Datensatz auf der Seite eintritt, wird eine Warnung an Sie gesendet. Sie erstellen beispielsweise eine Regel, in der Sie das Feld Lieferdatum in einer bestimmten Bestellposition mit dem Ereignis verknüpfen ist seit dieser Zeitdauer fällig. Sie legen den Zeitrahmen auf fünf Tage fest. In diesem Beispiel wird eine Warnung fünf Tage nach dem Lieferdatum dieser Bestellposition ausgelöst.

Darüber hinaus können Sie die Warnregeln verfeinern, indem Sie Bedingungen festlegen. So können Sie bei neuen Bestellungen gewarnt werden, die für bestimmte Kreditorenkonten erstellt werden.

Vorbereiten auf ein Warnung

Vor dem Einrichten einer Warnregel müssen Sie entscheiden, wann oder in welchen Situationen Sie Warnungen erhalten möchten. Wenn Sie wissen, über welches Ereignis Sie informiert werden möchten, suchen Sie nach der Seite, auf der die Daten angezeigt werden, die dieses Ereignis verursachen. Das Ereignis kann ein eintretendes Datum oder eine spezifische Änderung sein. Daher müssen Sie die Seite finden, auf der das Datum angegeben ist, oder auf der das Feld, das sich ändert oder der neue Datensatz, der erstellt wird, angezeigt wird. Auf Basis dieser Informationen können Sie nun die Warnregel erstellen.

Komponenten einer Warnungsregel

Eine Warnregel besitzt fünf Komponenten:

• Ereignis – Das Ereignis, das eine Warnregel auslöst, kann das Eintreffen eines Datums oder eine bestimmte Änderung sein. Sie definieren Ereignisse im Inforegister E-Mail-Warnungen für Änderungen des Einzelvorgangsstatus senden des Dialogfelds Warnregel erstellen.

• Bedingung – Auf der Registerkarte Benachrichtigen für des Dialogfelds Warnregel erstellen können Sie den Umfang der Bedingung Auswählenen, um zu steuern, wann Sie über Ereignisse benachrichtigt werden. Sie können die Regel entweder nur auf den aktuellen Datensatz anwenden oder auf alle sichtbaren Datensätze auf der Seite. Wenn die Regel für juristischen Personen gilt, können Sie die Option Organisationsweit auf Ja festlegen.

• Ablauf der Regel – Auf der Registerkarte Benachrichtigen bis des Dialogfelds Warnregel erstellen können Sie angeben, wie lange die Warnregel aktiv sein soll.

• Inhalt – Auf der Registerkarte Benachrichtigen mit des Dialogfelds Warnregel erstellen können Sie den Betrefftext und den Nachrichtentext angeben, die in den Warnmeldungen verwendet werden sollen.

• Benutzer – Auf der Inforegisterkarte Wen benachrichtigen des Dialogfelds Benachrichtigungsregel erstellen können Sie angeben, welcher Benutzer die Warnmeldungen erhalten soll. Standardmäßig wird Ihre Benutzerkennung ausgewählt.

  Notiz

  Diese Option ist auf Organisationsadministratoren beschränkt.

Videos

Warnungn zur Überwachung gefilterter Daten verwenden

Das Video Wie Sie Warnungen verwenden, um gefilterte Daten zu überwachen (oben gezeigt) ist in der Playlist Finanzen und Vorgänge enthalten, die auf YouTube verfügbar ist.

Warnregeloptionen

Das Video Optionen für Warnregeln (oben abgebildet) ist in der Wiedergabeliste Finanzen und Vorgänge enthalten, die auf YouTube verfügbar ist.