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Importieren von Belegen mithilfe der Entität der allgemeinen Erfassung

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Dieser Artikel enthält Tipps zum Importieren von Daten für die Entität der allgemeinen Erfassung in die Entität der allgemeinen Erfassung. Technische Informationen zur Entität finden Sie unter Entität der allgemeinen Erfassung.

Sie können die Entität der allgemeinen Erfassung zum Import von Belegen nutzen, die den Konto- oder Gegenkontotyp Sachkonto, Kunde, Lieferant oder Bank haben. Der Beleg kann als eine Position eingegeben werden, und zwar mithilfe des Felds Konto oder des Felds Gegenkonto oder als mehrzeiliger Beleg, wobei nur das Feld Konto verwendet wird (das Gegenkonto bleibt bei den einzelnen Positionen leer). Die Entität der allgemeinen Erfassung unterstützt nicht jede Kontenart. Stattdessen gibt es für Szenarien, in denen verschiedene Kombinationen von Kontenarten erforderlich sind, andere Entitäten. Um beispielsweise eine Projektbuchung zu importieren, verwenden Sie die Entität der Projektausgabenerfassung. Jede Entität unterstützt bestimmte Szenarien. Das bedeutet, dass in Entitäten für diese Szenarien möglicherweise andere Felder verfügbar sind. In Entitäten für verschiedene Szenarien sind jedoch möglicherweise keine anderen Felder verfügbar.

Datenverwaltungs-Framework und OData-Entitäten für Importe der allgemeinen Erfassung

Die Auswahl von Frameworks und Entitäten kann erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz und Integrität von Datenverarbeitungsprozessen haben. Zwei wichtige Entitäten sind die Datenverwaltungs-Framework-Entität (DMF-Entität) und die OData-Entität (insbesondere LedgerJournalLineEntity). Jede dieser Entitäten hat ihre eigenen Vorteile und Einschränkungen. Wenn Organisationen diese Vorteile und Einschränkungen verstehen, können sie fundierte Entscheidungen zur Optimierung ihrer Datenimportprozesse treffen.

DMF-Entität

Die DMF-Entität ist in erster Linie für Szenarien gedacht, in denen Importe in großen Mengen abgewickelt werden müssen. Da die DMF-Entität für Aufgaben dieser Art optimiert ist, ist sie ein unschätzbar wertvolles Werkzeug für Organisationen, die mit großen Datensätzen arbeiten. Dennoch gelten auch für diese Entität Einschränkungen.

Vorteile der DMF-Entität

  • Handhabung großer Importmengen: Die DMF-Entität eignet sich hervorragend für Szenarien, in denen große Datenmengen effizient importiert werden müssen. Da ihr Design auf die Optimierung von massenweisen Datenverschiebungen ausgerichtet ist, eignet sie sich für Vorgänge, bei denen Zeit und Leistung entscheidend sind.
  • Konfigurierbarkeit: Benutzende können die DMF-Entität je nach ihren spezifischen Anforderungen konfigurieren. Indem sie die Datenentitätseinstellungen anpassen, können Benutzende beispielsweise eine zeilenweise Prüfung und Standardlogik emulieren. Auf diese Weise können sie die Leistungsmerkmale der DMF-Entität mit denen der OData-Entität vergleichen.

Einschränkungen der DMF-Entität

  • Fehlende Unterstützung für Intercompany-Transaktionen: Eine wesentliche Einschränkung der DMF-Entität ist, dass sie Intercompany-Transaktionen nicht effektiv abwickeln kann. Diese Einschränkung kann einen erheblichen Nachteil für Organisationen darstellen, die über mehrere juristische Personen hinweg tätig sind und Intercompany-Daten nahtlos verwalten müssen.
  • Minimale Prüfung während des Imports: Die DMF-Entität führt während des Importvorgangs nur eine minimale Prüfung durch. Daher muss der Prozess sorgfältig gesteuert werden. Andernfalls können Probleme mit der Datenintegrität auftreten, wenn Fehler oder Inkonsistenzen in den importierten Daten nicht umgehend erkannt werden. Beispielsweise kann es sein, dass der Standardbeleg nicht eingegeben wird.

OData-Entität

Die OData-Entität und insbesondere die LedgerJournalLineEntity-Entität verfolgt einen anderen Ansatz für den Import und die Prüfung von Daten. Sie ist darauf ausgelegt, zeilenweise eine umfassendere Standard- und Prüfungslogik aufzurufen. Dieser Ansatz verbessert zwar die Datenintegrität, kann aber die Leistung beeinträchtigen.

Vorteile der OData-Entität

  • Verbesserte Datenintegrität: Die zeilenweise Prüfung der OData-Entität stellt sicher, dass vor dem Import jeder Eintrag gründlich geprüft wird. Dieser umfassende Prüfungsprozess trägt dazu bei, eine hohe Datenqualität und -konsistenz aufrechtzuerhalten.
  • Standardlogik: Die OData-Entität ruft für jede Zeile eine Standardlogik auf, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind. Daher ist es unwahrscheinlicher, dass Daten unvollständig oder falsch eingetragen werden.

Einschränkungen der OData-Entität

  • Auswirkungen auf die Leistung: Die zusätzliche Verarbeitung, die für die zeilenweise Standardeinstellung und Prüfung erforderlich ist, kann die Leistung verlangsamen. Organisationen müssen diesen Kompromiss berücksichtigen, insbesondere wenn sie mit großen Datasets arbeiten.

Gleichgewicht zwischen Leistung und Datengenauigkeit

Organisationen müssen häufig das Gleichgewicht zwischen Leistung und Datengenauigkeit halten. Dank der Flexibilität der DMF-Entität können Benutzende sie so konfigurieren, dass sie die Prüfungs- und Standardlogik der OData-Entität emuliert. Wenn die satzbasierte Importkonfiguration deaktiviert ist, kann die DMF-Entität eine funktionale Parität mit der OData-Entität erreichen. Eventuell werden auch ihre Leistungsmerkmale entsprechend ausgerichtet.

Leistungsleitlinien und -merkmale

Berücksichtigen Sie einige Leistungsleitlinien und -merkmale, wenn Sie Datenentitäten für Importprozesse konfigurieren. Denken Sie beispielsweise an Schwellenwerte für Zeilenbegrenzungen, die zur Optimierung von Importprozessen beitragen und eine stabile Systemleistung gewährleisten, während das System große Datenmengen verarbeitet. Durch die korrekte Konfiguration und Einhaltung dieser Leitlinien lassen sich sowohl die Effizienz als auch die Effektivität des Datenimports verbessern.

Sowohl die DMF-Entität als auch die OData-Entität bringen einzigartige Vorteile und Herausforderungen mit sich. Die Stärke der DMF-Entität ist, dass sie großen Importmengen zurechtkommt, während die OData-Entität sich dadurch auszeichnet, dass sie durch eine umfassende Prüfung die Datenintegrität gewährleistet.

Einrichten

Bevor Sie mit der Entität der allgemeinen Erfassung einen Import durchführen, prüfen Sie die folgenden Einstellungen:

Nummernkreiseinrichtung für die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung

  • Standardmäßig verwendet die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung beim Importieren über die Entität der allgemeinen Erfassung den Nummernkreis, der in den Hauptbuchparametern definiert ist.
  • Wenn Sie den Nummernkreis für die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung auf Manuell festgelegt haben, wird keine Standardnummer angewendet. Diese Einrichtung wird nicht unterstützt.

Finanzdimensionskonfiguration

  • Jede Organisation muss die Reihenfolge der Finanzdimensionen definieren, nach der Entitäten für Importbuchungen genutzt werden.

  • Die Reihenfolge für das Sachkontendimensionenintegration-Format:

    Sachkonto>Kontenplan>Dimensionen>Finanzdimensionskonfiguration für Integrationsanwendungen>Datenentitäten auswählen.

  • Die Segmente des importierten Sachkontos müssen dieselbe Reihenfolge haben. Andernfalls tritt während des Imports ein Fehler auf.

Einrichtung der Entität der allgemeinen Erfassung

Zwei Einstellungen im Datenmanagement beeinflussen die Anwendungen der standardmäßigen Erfassungschargennummer oder Belegnummer:

  • Auf Sätzen basierende Verarbeitung (auf der Datenintität)
  • Automatisch generiert (im Feld "Zuordnung")

Die folgenden Abschnitte beschreiben die Auswirkung dieser Einstellung und erklären, wie das System Batchnummern für Erfassungen und Belegnummern generiert.

Lfd. Nummer

  • Die Auf Sätzen basierende Verarbeitung-Einstellung für die Einrichtung der Entität der allgemeinen Erfassung beeinflusst die Erstellung von Nummern der Stapelverarbeitungserfassung nicht.

  • Wenn das Feld Nummer der Stapelverarbeitungserfassung auf Automatisch generiert festgelegt ist, wird für jede importiert Position eine neue Nummer der Stapelverarbeitungserfassung erstellt. Dies Verhalten wird nicht empfohlen. Die Automatisch generieren-Einstellung finden Sie im Importprojekt unter Zuordnung anzeigen auf der Zuordnungsdetails-Registerkarte.

  • Wenn das Feld Nummer der Stapelverarbeitungserfassung nicht auf Automatisch generiert festgelegt ist, wird eine neue Nummer der Stapelverarbeitungserfassung wie folgt erstellt:

    • Wenn die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in der importierten Datei einer nicht gebuchten Tageserfassung entspricht, werden alle Positionen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in die vorhandene Erfassung gebucht. Positionen werden nie in eine Nummer der Stapelverarbeitungserfassung importiert. Stattdessen wird eine neue Nummer erstellt.
    • Wenn die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in der importierten Datei nicht einer vorhandenen gebuchten Tageserfassung entspricht, werden alle Positionen mit der gleichen Nummer der Stapelverarbeitungserfassung in eine neue Erfassung gebucht. Alle Zeilen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung von 1 werden z. B. in eine neue Erfassung importiert. Alle Zeilen mit einer Nummer der Stapelverarbeitungserfassung 2 werden in eine zweite neue Erfassung importiert. Die Nummer der Stapelverarbeitungserfassung wird über den Nummernkreis erstellt, der in den Hauptbuchparametern definiert ist.

Belegnummer

  • Wenn Sie die Einstellungen Auf Sätzen basierende Verarbeitung für die Entität der allgemeinen Erfassung verwenden, muss die Belegnummer in der importierten Datei bereitgestellt werden. Jede Buchung in der allgemeinen Erfassung erhält die Belegnummer, die in der importierten Datei bereitgestellt wird (auch, wenn der Beleg nicht ausgeglichen ist). Beachen Sie folgende Punkte, wenn Sie neben der satzbasierten Verarbeitung auch den Nummernkreis verwenden möchten, der für Belegnummern definiert ist.

    • Um diese Funktionalität zu aktivieren legen Sie Nummernzuordnung bei der Buchung im für die Importe verwendeten Erfassungsnamen auf Ja fest.
    • Eine Belegnummer muss weiterhin in der importierten Datei definiert werden. Wenn die Erfassung gebucht wird, überschreibt sie die temporäre Nummer mit der Belegnummer. Achten Sie darauf, dass Sie die Positionen der Erfassung korrekt nach der temporären Belegnummer gruppieren. Beispielsweise werden während der Buchung drei Positionen mit einer temporären Belegnummer von 1 gefunden. Die nächste Nummer im Nummernkreis überschreibt die vorübergehende Belegnummer für alle drei Positionen. Wenn diese drei Zeilen keine ausgeglichenen Posten sind, wird der Beleg nicht gebucht. Wenn Positionen eine temporäre Belegnummer 2 haben, überschreibt das System diese Nummer mit der nächsten Belegnummer im Nummernkreis.

  • Wenn Sie die Einstellung Auf Sätzen basierende Verarbeitung verwenden, müssen Sie keine Belegnummer in der importierten Datei bereitstellen. Die Belegnummern werden während des Imports auf der Basis der Einrichtung des Erfassungsnamens erstellt (Nur ein Beleg, In Verbindung mit dem Saldo usw.). Wenn beispielsweise der Erfassungsname als In Verbindung mit Saldo definiert ist, erhält die erste Position eine neue Standard-Belegnummer. Das System evaluiert dann die Position, um zu bestimmten, ob Soll und Haben übereinstimmen. Existiert ein Gegenkonto für die Position, erhält die nächste importierte Position eine neue Belegnummer. Existiert kein Gegenkonto, evaluiert das System bei jeder neuen importierten Position, ob Soll und Haben ausgeglichen sind.

  • Wenn das Feld Belegnummer auf Automatisch generieren festgelegt ist, schlägt der Import fehl. Die Einstellung Automatisch generieren wird für die das Feld Belegnummer nicht unterstützt.

Standardmäßig nutzt die Entität der allgemeinen Erfassung die satzbasierte Verarbeitung. Nach dem Auswerten der Geschäftserfordernissen für Ihre Organisation können Sie die Satzbasierte Verarbeitung-Einstellung festlegen, indem Sie Datenentitäten im Verwaltung-Arbeitsbereich auswählen. Die satzbasierte Verarbeitung wird verwendet, um den Importvorgang zu beschleunigen. Wenn Sie die satzbasierte Verarbeitung nicht verwenden, ist der Import von der Entität der allgemeinen Erfassung langsamer.