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E-Belege einrichten

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Wichtig

Das E-Beleg-Kernmodul ist ein Framework. Standardmäßig gibt es kein Feld Dienstintegration. Wenn Sie die Optionen für das Belegformat standardmäßig finden, denken Sie daran, dass sie nur als Beispiele angeboten werden. Lokalisierungs-Apps müssen Formatdetails bereitstellen, da sie für lokale Anforderungen spezifisch sind.

Notiz

Ab Version 23.2 ist ein Standard-PEPPOL-Belegformat ein globales Format im Feld Belegformat. Bedenken Sie, dass Sie dieses Format wahrscheinlich nicht so verwenden können, wie es ist. Es handelt sich um ein W1-Format, das Microsoft bereitstellt, um die Verwendung dieses Features zu veranschaulichen. Wir empfehlen Ihnen, das vorhandene PEPPOL-Format zu testen, bevor Sie mit der Verwendung dieses Formats beginnen.

Der erste Schritt zur Konfiguration von elektronischen Belegen (E-Belegen) besteht in der Einrichtung des E-Beleg-Dienstes für die E-Beleg-Kommunikation.

Den E-Beleg-Dienst einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um den E-Beleg-Dienst einzurichten.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie E-Belegdienste ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.

  2. Wählen Sie Neu und dann auf der Seite E-Belegdienste auf dem Inforegister Allgemein die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

    Feld Beschreibung
    Code Wählen Sie den Einrichtungscode für den elektronischen Beleg aus.
    Beschreibung Geben Sie eine kurze Beschreibung für die Einrichtung des elektronischen Exports an.
    Belegformat Das Exportformat für die Einrichtung des elektronischen Exports. Standardmäßig gibt es in diesem Feld zwei Optionen. Sie können PEPPOL BIS 3 als generisches codebasiertes Format oder Datenaustausch wählen, wenn Sie Vorabbelege bestimmter Formate im Inforegister Datenaustauschdefinition einrichten müssen.
    Dienstintegration Wählen Sie den Integrationscode für die Einrichtung des elektronischen Exports aus. Aktuell ist die einzige Option Keine Integration.
    Stapelverarbeitung verwenden Geben Sie an, ob der Dienst für den Export die Stapelverarbeitung verwendet.

  3. Konfigurieren Sie auf dem Inforegister Importierte Parameter die in der folgenden Tabelle beschriebenen Felder.

    Feld Beschreibung
    Empfangendes Unternehmen überprüfen Geben Sie an, ob eingehende Unternehmensinformationen während des Imports überprüft werden müssen.
    Einheit auflösen Geben Sie an, ob die Einheit während des Imports aufgelöst werden soll.
    Artikelreferenz nachschlagen Geben Sie an, ob nach Artikeln während des Imports anhand der Artikelreferenz gesucht werden soll.
    Artikel-GTIN suchen Geben Sie an, ob nach Artikeln während des Imports anhand der Global Trade Item Number (GTIN) gesucht werden soll.
    Kontozuordnung nachschlagen Geben Sie an, ob während des Imports nach Konten anhand des eingehenden Textes in der Kontozuordnung gesucht werden soll.
    Zeilenrabatt überprüfen Geben Sie an, ob während des Imports ein Zeilenrabatt überprüft werden soll.
    Rechnungsrabatt anwenden Geben Sie an, ob während des Imports ein Rechnungsrabatt angewendet werden soll.
    Summen überprüfen Geben Sie an, ob während des Imports Rechnungssummen überprüft werden sollen.
    Auftrag aktualisieren Geben Sie an, ob die entsprechende Bestellung aktualisiert werden soll.
    Buch.-Blattzeilen erstellen Geben Sie an, ob anstelle eines Einkaufsbelegs eine Buchungsblattzeile erstellt werden muss. Wählen Sie diese Option, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
    Fibu Buch.-Blattvorlagenname Geben Sie den Namen der Fibu Buch.-Blattvorlage an, der für die Erstellung der Buchungsblattzeile verwendet wird. Dieses Feld gilt, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
    Fibu Buch.-Blattname Geben Sie den Namen des Fibu Buch.-Blatts an, der für die Erstellung der Buchungsblattzeile verwendet wird. Dieses Feld gilt, wenn Sie Buchungsblätter als Ziel für Ihre Rechnungen verwenden möchten.
    Automatischer Import Geben Sie an, ob Belege automatisch aus dem Dienst importiert werden sollen.
    Stapel-Startzeit Geben Sie die Startzeit für Importaufträge an.
    Minuten zwischen Ausführungen Geben Sie die Anzahl der Minuten zwischen den Ausführungen von Importaufträgen an.

  4. Wenn Sie Datenaustausch im Feld Belegformat im Inforegister Allgemein ausgewählt haben, füllen Sie die Felder im Inforegister Datenaustauschdefinition wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.

    Feld Description
    Belegtyp Geben Sie den Belegtyp an, der den Datenaustausch zum Importieren und Exportieren der Daten verwendet. Beispiele hierfür sind Verkaufsrechnung, Verkaufsgutschrift und Einkaufsrechnung.
    Datenaustausch-Definitionscode importieren Geben Sie den Datenaustauschcode an, der zum Importieren der Daten verwendet wird. Nutzen Sie dieses Feld nur, um im Kaufprozess einen Beleg zu erhalten.
    Datenaustausch-Definitionscode exportieren Geben Sie den Datenaustauschcode an, der zum Exportieren der Daten verwendet wird. Verwenden Sie dieses Feld nur, um Belege im Verkaufsprozess zu liefern.

Notiz

Es gibt Datenaustauschdefinitionen für das PEPPOL-Format, die sich auf Verkaufs- und Einkaufsbelege beziehen. Allerdings können Sie diese Definitionen wahrscheinlich nicht so verwenden, wie sie sind. Es handelt sich dabei ausschließlich um W1-Formate, die bereitgestellt werden, um die Verwendung dieses Features zu veranschaulichen. Wir empfehlen Ihnen, das vorhandene PEPPOL-Format zu testen, bevor Sie mit ihrer Verwendung beginnen.

Wenn Sie das Datenaustauschdefinition-Format in Ihrer Lokalisierung konfiguriert haben, können Sie für die Belegtypen, die Sie benötigen, eine Zeile hinzufügen. Fügen Sie Zeilen hinzu, die dem Standarddatenaustauschbeispiel für das W1-PEPPOL-Format entsprechen. Wählen Sie jedoch zuerst die Option Belegtyp für jede Zeile aus, die Sie benötigen. Wählen Sie für jeden Datentyp die Werte Datenaustauschdefinitionscode importieren oder Datenaustauschdefinitionscode exportieren, die Sie verwenden möchten.

Wenn Sie das Format Datenaustauschdefinition nicht verwenden, können Sie Formate mithilfe der Schnittstelle erstellen und konfigurieren. Passen Sie die Informationen in den Zeilen Exportzuordnung und Importzuordnung an, in denen Sie die Tabellen und Felder zur Konfiguration von Transformationsregeln finden. In diesem Fall müssen Sie im Feld Belegformat eine neue Option für Ihr Format hinzufügen.

Unterstützte Belegtypen

Die Unterstützung für Belegtypen basiert auf dem Belegformat. Um zu überprüfen, welche Belegtypen unterstützt werden, wählen Sie auf der Seite E-Belegdienste die Aktion Unterstützte Belegtypen aus. Unterstützte Quellbelegtypen des E-Belegdiensts wird geöffnet. In der Spalte Quellbelegart können Sie verschiedene Belegtypen für das Format auswählen, das Sie verwenden möchten. Verwenden Sie die Belegart nur, wenn dieser Beleg ausgewählt ist.

Ein Belegsendeprofil einrichten

Sie können für jeden Debitor eine bevorzugte Methode zum Senden von Verkaufsbelegen einrichten. Ist dies der Fall, müssen Sie nicht jedes Mal eine Sendeoption auswählen, wenn Sie die Aktion Buchen und senden auswählen. Auf der Seite Belegsendeprofile können Sie Sendeprofile einrichten und dann dasjenige auswählen, das im Feld Belegsendeprofil auf der Debitorenkarte verwendet werden soll. Sie können das Kontrollkästchen Standard aktivieren, um anzugeben, dass ein Belegsendeprofil das Profil für alle Debitoren ist, für die ein Profil im Feld Belegsendeprofil nicht angegeben ist.

Diese Funktion wird zum Einrichten der Automatisierung der elektronischen Fakturierung verwendet. Wenn Sie in einem Verkaufsbeleg Buchen und Senden wählen, wird im Dialogfeld Buchungs- und Sendebestätigung das verwendete Sendeprofil angezeigt. Hierbei handelt es sich entweder um das für den Debitor eingerichtete Profil oder um das Standardprofil für alle Debitoren.

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Belegsendeprofil einzurichten.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Belegsendeprofil ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie auf der Seite DokumentsendeprofileNeu aus.

  3. Füllen Sie die erforderlichen Felder auf dem Inforegister Allgemein aus.

  4. Füllen Sie im Inforegister Sendeoptionen die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Elektronischer Beleg Geben Sie an, ob dieser Beleg als E-Beleg gesendet wird, den der Debitor in sein System importieren kann, wenn Sie die Schaltfläche Buchen und senden auswählen. Um diese Option zu verwenden, müssen Sie auch das Feld Format oder Serviceflowcode für elektronischen Beleg festlegen. Sie können die Datei auch auf Ihrem Computer speichern.
    Format Geben Sie das Format an, das zum Senden eines E-Belegs verwendet werden soll. Wenn Sie Über Belegaustauschdienst im Feld Elektronischer Beleg auswählen, handelt es sich hierbei um ein Pflichtfeld.
    Serviceflowcode für elektronischen Beleg Geben Sie den elektronischen Serviceflow an, der zum Senden von Belegen verwendet wird. Wenn Sie Erweiterter E-Beleg-Serviceflow im Feld Elektronischer Beleg auswählen, handelt es sich hierbei um ein Pflichtfeld.

    Notiz

    Wenn Sie Erweiterter E-Beleg-Serviceflow im Feld Elektronischer Beleg auswählen, muss der Workflow bereits für Ihre E-Belege konfiguriert sein.

Den Workflow einrichten

Gehen Sie wie folgt vor, um einen Workflow für E-Belege einzurichten.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Workflowvorlagen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  2. Wenn Sie Workflow-Vorlagen für E-Belege auf der Seite Workflow-Vorlagen nicht finden können, wählen Sie Microsoft-Vorlagen zurücksetzen. Workflow-Vorlagen für E-Belege sollte dann erscheinen. Schließen Sie die Seite.
  3. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Workflows ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
  4. Wählen Sie die Aktion Neuen Workflow aus Vorlage aus, um eine Vorlage für den E-Belegprozess auszuwählen. Die verfügbaren Vorlagen sind An einen Dienst senden und An mehrere Dienste senden.
  5. Wählen Sie OK, um die Einrichtung des Workflows abzuschließen.
  6. Wählen Sie im Feld Dann AntwortE-Beleg mit Einrichtung senden aus, um die Workflowreaktionen zu konfigurieren.
  7. Wählen Sie den von Ihnen erstellten E-Belegdienst als Option aus, wählen Sie OK und aktivieren Sie dann den Workflow.

Notiz

Sie können Ihren eigenen Workflow für E-Belege erstellen, ohne vordefinierte Workflow-Vorlagen zu verwenden. Wenn Sie mehr Dienste haben, können Sie unterschiedliche Workflows nutzen.

Um weitere Workflows zu nutzen, konfigurieren Sie diese über die Belegsendeprofile für verschiedene Debitoren. Wenn Sie den Workflow einrichten, geben Sie das Belegsendeprofil in der Spalte Bei Bedingung auf der Registerkarte Workflowschritte an, da Sie nicht über zwei Dienste verfügen können, die dasselbe Belegsendeprofil in Workflows verwenden.

Wenn Sie Ihren Workflow auf der Seite Workflows konfigurieren, zeigen Sie auf das Feld Bei Bedingung auf dem Inforegister Workflowschritte. Wählen Sie auf der Seite Ereignisbedingungen im Feld Filter das Belegsendeprofil aus, das Sie verwenden möchten.

Richten Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie für E-Belege ein

E-Belege können lokalen Gesetzen unterliegen, die den Zeitraum festlegen, für den Sie E-Belege aufbewahren müssen. Um dies zu verwalten, können Administratoren Aufbewahrungsrichtlinien definieren, die steuern, wie oft Business Central Datensätze löscht. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Aufbewahrungsrichtlinien definieren.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Aufbewahrungsrichtlinien für E-Belege einzurichten.

  1. Wählen Sie auf der Seite E-Belegdienste die Aktion Aufbewahrungsrichtlinie aus.

  2. Wenn die Aktion abgeschlossen ist, wählen Sie eine der folgenden Aufbewahrungsrichtlinien zum Einrichten aus:

    • E-Beleg-Protokoll
    • Integrationsprotokoll für E-Belege
    • E-Beleg-Zuordnungsprotokoll
    • E-Beleg-Datenspeicherung

E-Belegdemodaten

Notiz

Ab Business Central Version 24.0 können Sie Demodaten für E-Belege einrichten.

Um E-Belege einfacher testen und demonstrieren zu können, bietet Microsoft ein Demo-Modul an. Um dieses Modul zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet. aus, geben Sie Contoso-Demo-Tool ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link aus.
  2. Bevor Sie das E-Beleg-Contoso-Modul aktivieren, müssen Sie zuerst Allgemeines Modul und Lagermodul aktivieren.
  3. Nachdem Sie die Module aktiviert haben, wählen Sie das E-Belege-Contoso-Modul und anschließend die Aktion Generieren aus.
  4. Gehen Sie wie folgt vor.
  5. Schließen Sie die Seite.

Nachdem Sie das Modul aktiviert haben, haben Sie Demoartikel, sechs elektronische Belege (basierend auf Peppol BIS 3), und Sie haben E-Belegdienste mit erstellten Workflows konfiguriert.

E-Belege im Verkauf verwenden
E-Belege im Einkauf verwenden
E-Belege in Business Central erweitern
Finanzmanagement
Verkäufe fakturieren
Käufe mit Einkaufsrechnungen und Bestellungen erfassen
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier