清查盤點加集中管控 確保機敏個資絕不落地
編者：Cho-Han Wu
圖一、 Share Point 2013 (來源)
前言：
依iThome進行的2013年CIO大調查，發現近六成台灣2000大企業的最高資訊主管，皆將個資法列為驅動資安投資的關鍵項目，但此事知易行難，普遍存在不知如何下手之嘆；當務之急，便是尋求一套有效方案，以嚴密保護機敏個資。
新版個人資料保護法，已於前年(2012)底正式上路；儘管該法施行迄今，尚未出現驚天動地的求償訴訟案件，但援引日本前例，求償事件係於個資施行2~3年後到達高峰，由此推論，民國103~104年才正要進入台灣個資損害求償的高峰期，企業不可掉以輕心。
「事實上，從近期若干金融機構遭到主管機關裁罰，即為個資損害求償效應發酵的前兆，」網路多媒體研究所資訊安全技術中心主任吳建興認為，展望今後，機敏個資之保護，勢將伴隨法規要求、以及市場需求的驅動，成為企業不容迴避的重要議題。
在此前提下，資策會結合台灣微軟、安資捷等業界夥伴，共同發展新一代個資保護解決方案，內容涵蓋用戶端電腦個資的全面清查與盤點、盤點完畢後的個資敏感度分類、乃至最終的個資集中管理與防護，再輔以由微軟合作夥伴提供的個資保護諮詢顧問服務，足以匯聚為完整力量，協助企業建構內部第一個個資防護平台，滿足大多數保護個資檔案之基本需求。
個資等同黃金鑽石 務求嚴加盤查看管
安資捷執行長陳勇君指出，企業因應個資法務必要做的11件事，都列在該法第12條，而綜觀這11件大事，箇中最重要的五項，即是第二項的「界定個人資料之範圍」、第四項的「事故之預防、通報及應變機制」、第八項的「設備安全管理」、第九項的「資料安全稽核機制」，以及第十項的「使用紀錄、軌跡資料及證據保存」。
著眼於此，不少企業主，或人事、法務等高階主管，都認為這五檔事與IT息息相關，故而要求IT部門扛起所有責任，其實並不正確。原因之一，這五件事項當中，僅第八到十項與IT直接相關，其餘皆需仰賴公司全員通力配合；原因之二，依單筆個資外洩的500~20,000元求償金額而論，個資對於企業的價值，應是「錢」而非「IT」，既然地位等同於黃金、鑽石，企業主豈可任由IT孤軍奮戰？
當然，要想知道黃金或鑽石之所在，首先便是界定個資範圍，因此企業主必須通盤掌握個資分佈狀況，因為沒有老闆願意將價值數百萬元、甚至上億元寶藏，散佈四處任由員工任意保管，而擁有個資的同仁，也絕對無意承擔如此大的保管責任；將這些資產收歸國有，無疑是一種可行做法。
但部分同仁基於業務職責，無可避免需要頻繁使用個資，此時又該如何是好？最佳解答就是「機敏不落地」，同仁可視實際需要存取或修改個資，但仍能確保個資不落在任何人的終端設備。
唯今之計，企業必須針對檔案型個資的生命週期，從創建編輯、動儲存、掃瞄盤點、盤後應變一路到委外監督，施以嚴密安全管理程序，舉凡權限管控、稽核軌跡記錄乃至異常應變，皆需予以落實；而其中最關鍵的起手式，即是用以判定個資價值與風險之「個資盤點」程序，而安資捷提供的Privacy ID檔案型個資盤點工具，結合資策會的中文語意分析技術(因中文為特殊語言，採用外來工具，不易精確掃瞄姓名、地址…等個資項目)，便肩負此一重大使命。
唯今之計，企業必須針對檔案型個資的生命週期，從創建編輯、動儲存、掃瞄盤點、盤後應變一路到委外監督，施以嚴密安全管理程序，舉凡權限管控、稽核軌跡記錄乃至異常應變，皆需予以落實；而其中最關鍵的起手式，即是用以判定個資價值與風險之「個資盤點」程序，而安資捷提供的Privacy ID檔案型個資盤點工具，結合資策會的中文語意分析技術(因中文為特殊語言，採用外來工具，不易精確掃瞄姓名、地址…等個資項目)，便肩負此一重大使命。
檔案存取異常分析 及早防堵個資外洩
所謂集中管理，旨在達到資訊不落地效果。此時可透過私有雲集中強化保護，以及遠端桌面、虛擬桌面或Office 365線上編輯，以實現「集中保護、線上編輯」；藉由定期掃瞄是否有個資不慎遺漏在Client端、落實集中保護政策，以實現「定期掃瞄、矯正預防」；再者可透過內容最小化／遮罩去識別化，配合DRM管控在外流通個資檔案，以實現「委外個資、監督稽核」。
針對一些基於業務推展需要，必須分散處理的個資，也務求做到資訊不外洩，相關手段包括建構DLP機敏指紋特徵庫、若遇符合外洩特徵便立即阻擋／通報／核示／稽核，以實現「機敏指紋、防止外洩」；定期掃瞄、持續建構與維護更新機敏指紋資料庫，以實現「定期掃瞄、矯正預防」；再者同樣藉由內容最小化／遮罩去識別化，配合DRM管控在外流通個資檔案，以實現「委外個資、監督稽核」。
有關盤後應變原則，陳勇君提出幾項實用建議。針對個人所掃瞄之個人檔案，如不再需要，便應進行個別或集體刪除；如屬於高風險／高價值，比方內含信用卡號、身分證字號超過500筆，即應進行集中搬移；如屬於高風險／高價值、但需隨身攜帶，即應進行本機加密。此外，針對同仁電腦定期進行個資掃瞄，協助檢測是否疏忽而不慎遺留在Client端、或並未加密保護。
而企業在善盡鑑價分級、資訊不落地(授權編輯)，並啟動檔案存取稽核軌跡之餘，亦應建立檔案存取異常分析機制，譬如連續登入失敗、機敏檔案頻率異常(如1秒內抓取數百筆個資檔案)、非上班時間存取、特定擔憂對象存取(如即將離職的員工)，一經察覺隨即發出告警，並詳實記載來源(From)、誰(Who)、動作(What)、時間(When)及目的端(Where)等軌跡，在外洩事發之前及時遏阻，好過事後的懊悔、追蹤或究責。
落實清查掃瞄 確保適法防護成效
來自安資捷的資安顧問江嘉帆，以Privacy ID解決方案為軸心，闡述落實檔案個資清查掃瞄、確保個資適法防護成效之道。他指出，個資盤點存在諸多現實挑戰，對於主管或稽核(風控)，亟欲快速得知個資散佈情況、風險最高之所在、盤點前後改善狀況；對於管理者，期望僅需必要的管理介入、隨時掌握盤點執行狀況、系統具彈性可與內部現有IT系統配合不衝突、盤點功能齊全且系統維護方便；對於使用者，希冀盤點流程簡單方便又可保有適當隱私、盤點時對日常作業影響降至最低、此後可直接對盤點結果進行處理。
為此Privacy ID奉行「簡單、但又不簡單」原則，進行架構設計。所謂簡單，在於對盤點負責人而言，個資盤點流程即是「個資盤點任務設定」、「User下載Agent後執行自動盤點」、「User過濾清查結果與上傳至Server」、「盤點負責人執行分析與報表產出」等簡易步驟，且由系統自動進行內容解析、Pattern比對，得以最少人工或時間完成盤點任務；至於不簡單，意謂其具有層次性架構設計，可確保眾多個體彼此不干擾，因此企業不論走集中管理、分散處理模式，又或者同時間同步執行多項盤點任務，皆能有效支援。
為此Privacy ID奉行「簡單、但又不簡單」原則，進行架構設計。所謂簡單，在於對盤點負責人而言，個資盤點流程即是「個資盤點任務設定」、「User下載Agent後執行自動盤點」、「User過濾清查結果與上傳至Server」、「盤點負責人執行分析與報表產出」等簡易步驟，且由系統自動進行內容解析、Pattern比對，得以最少人工或時間完成盤點任務；至於不簡單，意謂其具有層次性架構設計，可確保眾多個體彼此不干擾，因此企業不論走集中管理、分散處理模式，又或者同時間同步執行多項盤點任務，皆能有效支援。
值得一提，Privacy ID提供ResultWizard盤後處理功能，可與微軟SharePoint無縫整合，可在盤後依風險將隱含個資的檔案，自動上傳至SharePoint伺服器，以落實資訊不落地原則，進一步針對檔案進行存取軌跡稽核。
針對管理者，Privacy ID Center提供一目瞭然的儀表板，方便隨時查看目前進行中的盤點任務、進行中任務的盤點進度(%)、已完成(已盤／應盤)的User，及未完成(未盤／應盤)等細部資訊；而盤點人員可自AD匯入，藉由系統參數動態調整，輕易設定新增盤點任務，至於盤點任務的設定上，則支援23種檔案格式、7種識別類個資(含中文姓名、信用卡號、電子郵件、地址、身分證號、電話號碼、護照號碼)、自定機敏關鍵字、比對規則、盤點結果遮罩等彈性選項。
個資之集中管控、稽核與防護
台灣微軟技術經理俞為鈞不諱言指出，就現實情況，企業普遍充斥四處散落的檔案，不僅造成使用不便、無法隨處可用、難以輕鬆分享，且因缺乏完善內容管理，不易遵循個資法第27條「非公務機關保有個人資料檔案者，應採行適當之安全措施，防止個人資料被竊取、竄改、毀損、滅失. 或洩漏」，亟待加以改善。
在上述情境下，一般檔案分享服務多面臨嚴峻挑戰，主要癥結未必是同仁蓄意外洩，而是因傳統存取權限管控不周延，未能對文件持續進行保護，導致在業務同仁分享檔案、或是因檔案太大被迫採用公有儲存服務之過程，無形中滋生漏洞。
在上述情境下，一般檔案分享服務多面臨嚴峻挑戰，主要癥結未必是同仁蓄意外洩，而是因傳統存取權限管控不周延，未能對文件持續進行保護，導致在業務同仁分享檔案、或是因檔案太大被迫採用公有儲存服務之過程，無形中滋生漏洞。
值此時刻，企業不妨藉由SharePoint作為雲端儲存的規範平台，一來藉由近乎檔案總管的熟悉界面，便於使用者拖曳上傳文件，輕易設置資料夾、進行文件分類與搜尋，二來使員工不受地點或裝置限制，便於存取權限授予的檔案。
再者，SharePoint具有一目瞭然的授權機制，可讓企業落實個資集中管控，又不因而喪失檔案分享之便利，可謂實踐「機敏個資不落地」的絕佳途徑。舉例來說，針對一份機密檔案，僅放置於唯讀資訊區，A同仁被賦予讀取權限，B、C等其餘同仁則否，而A便只能瀏覽該文件，無法進行下載、列印、螢幕擷取或轉寄，絕不可能像從前一般，衍生A傳B、B傳C、C再下載至個人裝置攜出…等交叉授權亂象。沿用上述情境，B、C等毫無存取、讀取或唯讀權限的同仁，即使以該檔案相關的關鍵字進行搜尋，在搜尋結果中，也不會呈現此檔案訊息。
更重要的，SharePoint不僅可完整記載上傳、下載或刪除機敏檔案的軌跡報告，且可一併作為SharePoint、Exchange或Lync的管控樞紐，將Exchange或Lync的通郵或交談所涉及之敏感資訊，予以在地保留，藉此滿足數位採證目的。
但不可諱言，機敏個資一旦處在SharePoint管區，自然受到完善的權限管控、稽核軌跡留存，但這些檔案若被攜出文管中心，如何保護？台灣微軟技術副理蔡宗佑表示，此時企業便可借助Active Directory的RMS功能，直接將權限綁定在文件之上，則該文件不論藉由任何方式、傳遞至任何地方，都必須接受驗證，唯有被授權者才能進行特定存取操作。
蔡宗佑並強調，文件擁有者欲對檔案執行加密保護，步驟很簡單，僅需開機登入、並由背景自動指向RMS伺服器索取識別憑證，接著透過逐筆手動勾選、直接套用範本，或與SharePoint、檔案伺服器進行整合，隨即完成授權發布，此後該文件便接受RMS保護並且加密；至於文件接收者，僅需朝向文件點擊右鍵兩次，便能輕易解密，依照既定權限來使用文件。
另值得一提，現今使用者只需免費下載RMS App，無論裝置、作業平台為何，則可輕鬆存取受到RMS保護的檔案資料，也照樣無法從事逾越權限的使用行為，確保「機敏資訊不落地」一事，全無任何破口或死角。