【TechEd】 早期割引 30% オフは 7/30 – カウントダウン “3”
くどいですけどお付き合いください。(*^_^*)
今日を入れてあと 3 日 で 30% オフが終わります。
さてと。今回は講師の準備とその運営を支えるシステムについて話を書いてみましょうか。
Tech･Ed って運営する際に準備段階から参画していくメンバーが増加していくそんなプロジェクトです。まず、立ち上げはじめる際にイベント運営の核になるメンバーがある時期に決まります。そこから様々なものが動き始めます。
●まずは SharePoint を作るところから
以前、活用事例にもなったのですが、Tech･Ed の運営チームは結構激しく SharePoint を使います。
https://www.microsoft.com/japan/showcase/microsoftco7.mspx
本当のコアメンバー（数人で構成）、コンテンツを検討するメンバーを足した層、ご協力いただく様々な協力会社の皆様、マイクロソフト株式会社内、などなど 様々な層に対して様々な情報の提供や提出が必要なためにそれぞれ用にワークスペースを設ける運営をします。私はと言えば今年もコアメンバーなのでこれらのすべてにアクセスが可能です。これに加え、社内の講師のみがアクセスできるサイトも用意されます。私は講師の一員でもあるのでここもアクセス可能ということになります。
●セッションと講師が決まるまで
例年および今年のここまでを振り返ると一番使われるツールはなんだろうと考えた時に・・・（ドラムロール）・・・ ジャン。 Outlook （爆） はおいておいて、多分 Excel じゃないかと思います。手順みたいなものは Word、当然プランの打合せにはスライド説明が必要なので PowerPoint になりますね。Visio や Project を使うこともあるんですが、やはり一般的に皆さんがお使いになる頻度の高いツールと何ら変わりはないですね。
トラックが決まるまでは構想をシェアするのに PowerPoint を書いて共有し、承認を得たのちに Excel の表で詳細を調整していきました。米国の Tech･Ed セッション一覧は Excel で入手したのでそれをベースに日本のセッション一覧を SharePoint に共有してどんどん Update していきます。間違いないように結構原始的にやっています。TE2010_Contents_201007281300.xlsx みたいな。しかも SharePoint の履歴機能も使うので情報は無くなることは皆無です。
テクニカルセッションが決まるまでには以下のプロセスを踏んでいきます。
・トラック数とトラック名称の決定・・・Excel と会議
・トラック毎のトラックオーナーの決定・・・Outlook と会議
・セッション一覧、講師の確定・・・ Excel と会議とCommunicator と 電話（笑）
まあこれ以外にもいっぱい平行で準備が行われてきました。スライドのテンプレートを決めたりとか、説明会を実施したりとか。
●講師の準備と事務局とのコラボレーション
基本的に社内講師は SharePoint を使って情報を提出します。ちょっとテクニカルセッションのページを見てみましょう。
https://www.microsoft.com/japan/teched/2010/session/session.aspx
このページを見てもわかるようにかなりの量の情報がセッション数分必要になってきます。ちょっと私のセッションを見てみましょう。
セッション タイトルや概要から始めて、開催時間とか開催する部屋、難易度、ジャンル、トラック、受講対象者、関連テクノロジーなどなどです。InfoPath が登場してからはまさに入力フォームの話になるので InfoPath をSharePoint のテンプレートとして使用して、講師がそれぞれ XML を InfoPath を使って書くという形態にいつしかなりました。今年もそうでした。
このように、セッションのタイトルと概要は企画段階では「米国のこのセッションとこのセッションを参考にしたこんな感じのタイトルのもの」という Excel で検討が進むのですが、いざ講師が決定したら、期限を決めて、講師自身で実際に話す内容をこのように入力するフローになっています。
笑える部分もあるのですが、実はこれらの表だった情報のほかに、講師の写真だとか、緊急連絡先（実際に急病だとか、交通機関の問題とか当日の運営上は色々と発生する）とかもありますし、私の一番書いていて「あぁ Tech･Ed の時期なんだなぁ」と思うのはシャツのサイズ（爆）の欄だったりします。2005年の時は L だったけど、2008年からシャツの種類が変わっておまけに太ったので今は ＊内緒＊ だよなぁとか思いながら書き込んでいきます。
ここ数年増えたのが共同登壇で、InfoPath の書式も結構変わりました。講師情報を複数書けるようにしたり、同じ講師の方が複数実施する場合に対応したり、色々と変化しています。
●最終的に全情報が Web に掲載されるまで
上記で出したダイアログの情報が決定プロセスとともに次第に埋まっていきます。ここまで来ると残りの決定プロセスは下記のように流れます。
スケジュールの”縦”を決める
・トラック内でどのような順番で流したいかを確定する・・・トラック関係者での会議、Excel
・パズルのピースを合わせるように各時間に部屋数上限（今年は５）内で収まるように調整・・・私やコンテンツメンバーの奮闘会議
・調整内容を以て会議・・・20人くらいで検討する、Excel
ここから ハンズオン の調整が始まります。ここは運営をいただく CPLS の皆さんにハンズオンのカリキュラムとテクニカルセッションのスケジュールをお渡しし、講師の時間帯重複や話の前後関係（応用編がちゃんと後ろにあるような調整）を見ていただきながらハンズオンの縦を決めてもらいます。
※CPLSの皆様、今年は検討期間が短くて本当に申し訳ありません。((+_+))
縦が決まった段階では通常 Web には何も公開しないのですが、今年は時期的な余裕もなく、受講される方への情報が少なすぎる状況なのでスケジュールを何段階かに分ける決断をしました。ここのレベルの情報を公開したのが、今年のスケジュール Version 1.0 になります。
スケジュールの”横”を決める
さらに検討が進み、今度は部屋を決めます。うーん 安納さんはやっぱり Room A だよなぁとか最後は経験値とお客様に満足いただけるかというのをイメージして決定するものの、ベースは参加登録時に記載いただいているアンケートで「どのテクノロジー、あるいはトラックに興味がありますか？（実際にはもっと違う表現ですが）」という質問の統計を参考にします。今年の統計一番手はやはりクラウドかなとか。
この時点で実際の時間割表が完成してくるので Excel で時間割を作成しています。もちろんこれを内容精査してさらに調整していきます。
この段階でできたのが今年のスケジュール Version 2.0 になるわけです。同時に Web の方も更新が同期して行われていくので、ここを扱っている制作系の皆さんはてんてこ舞いです。裏話を書いておくと、今年はセッション内容を「ちょー吟味せよ」指令を出しているのでタイトルや概要の変更が頻繁にここまでに発生してきている背景があります。
そして 明日（もう今日か） 内容がさらに精査された Version 3.0 が公開されます。（とさりげなくここでアナウンスしちゃおうっと）
まだ付随プログラムのスケジュール情報が不足しているので実際の運営用のプログラムガイドができるまではこの更新が続いていきます。例年よりもこの途中のマイルストーンをいっぱい作ったので本当に運営チームはへとへとです。正直。大人の事情とか抜きにして開催決定があと1か月早ければとかいう天の声が聞こえたりします。(-"-)
●そして平行して講師はセッションの準備を着々と
当然 セッションのスライドの締切もちゃんと設定していて提出物であるスライドは PowerPoint です。米国のイベントは今年から横長なものが多くなってきたのですが、日本は少なくとも今年は今まで通りでいきます。実は第一回締切はもうちょー近日中だったりします。でも今年はそこから部屋に籠ってレビュー会を実施したりさらなるブラッシュアップを予定しているのでまだまだセッションの完成までは道のりがあります。
とこういった具合に Tech･Ed プロジェクトは流れていくのです。まあ本当に一大プロジェクトですね。内容はインフラから開発から様々な範囲で行われるので開発系だけとかインフラ系だけとかのイベントに比べるとありえないぐらいタスクリストが長いですね。さああと開催初日まで29日ですね。横浜で皆様にお会いできることをみんな楽しみにしていますので、登録まだの方はなんとか検討していただいて、ご参加をお決めいただければと心より願っております。