Доски в Office Delve: новый способ организации работы и обмена ее результатами

Статья первоначально опубликована Командой Office 365 (Office 365 Team) на английском языке здесь.

По мере развертывания сервиса Office Delve среди бизнес-клиентов Office 365 мы получаем отзывы о том, как они используют инновационные возможности обнаружения и просмотра содержимого, связанного с выполняемой ими и их сотрудниками работой. Функционирование Office Delve обеспечивает Office Graph — интеллектуальная виртуальная структура, применяющая машинное обучение для анализа содержимого и взаимосвязей в Office 365. За счет этого новый сервис помогает пользователю возвращаться к нужным документам, искать подходящее содержимое, которым с ним поделились другие, и информацию в интересующих его областях.

Наша следующая задача — облегчить систематизацию всего важного содержимого, которое обнаруживает Office Delve. Мы с удовольствием представляем новую функцию Office Delve — доски. Она позволит упорядочить материалы, так чтобы они были доступнее и их было проще использовать в работе.

С помощью досок Office Delve можно будет группировать взаимосвязанные документы и делиться ими. Например, вы сможете создать доску, чтобы собирать и упорядочивать все документы, связанные с текущим рабочим проектом. Все сотрудники вашей организации смогут просматривать и дополнять существующие доски или создавать новые — но видеть и открывать они будут только те документы, доступ к которым им разрешен.

Посмотрите видео, чтобы узнать, как доски помогают пользователям упорядочить любое содержимое Office 365.

Добавляйте содержимое на свои доски и ищите чужие

При совместной работе информация часто становится разрозненной. Ничего страшного. На досках ее всегда можно упорядочить, сгруппировав по идеям и темам: это легко и дает хорошие результаты. Просто нажмите кнопку + Add to board (Добавить на доску) и введите название доски или выберите из списка существующую доску.

На доску можно добавить любую карточку Office Delve — документ, веб-сайт, видео и т. д.

Доски позволяют находить содержимое, связанное с определенными темами и проектами, и упрощают возврат к материалам, которые для вас важнее всего. В Office Delve вы можете искать нужные доски и следить за ними, чтобы оставаться в курсе событий, а также обнаруживать другие доски — и при этом не нужно знать или помнить, где какие материалы хранятся.

Ваши доски всегда под рукой. Добавляйте на них содержимое, ищите доски других пользователей и следите за ними, чтобы оставаться в курсе всего происходящего.  

Новые возможности сотрудничества и открытая среда для сбора идей

Каждая доска — это уникальное сочетание идей и информации, которые могут найти и дополнить другие пользователи. Как всегда в Office Delve, на досках каждый пользователь будет видеть только то содержимое, на доступ к которому у него есть право.

Становится легче работать вместе: просто дайте членам своей группы доступ к URL-адресу доски или нажмите кнопку Send a link (Отправить ссылку) прямо на доске. Ссылка будет обновляться по мере работы вашей группы над документами на доске и их изменения.

Планы на будущее

Доски в Office Delve, позволяющие сохранять порядок в документах в условиях совместной работы и искать новые материалы, — это только начало. В будущем функция добавления содержимого на доску станет основой для новых сценариев курирования содержимого и управления знаниями в Office 365, в соответствии с нашей концепцией порталов нового поколения Next Gen Portals, представление о которых формирует Office 365 Video.

Вопросы и ответы

В. Какие типы содержимого поддерживаются сервисом Office Delve и могут размещаться на досках?

О. Office Delve обнаруживает нужное содержимое при помощи анализа, выполняемого структурой Office Graph. Любое содержимое, обнаруженное Office Delve, можно добавлять на доски. Сейчас мы развертываем службу Office Delve для клиентов Office 365, участвующих в программе первоочередного доступа к обновлениям First Release. Структура Office Graph пока анализирует в основном сигналы об активности в Office 365 и содержимое, размещенное в OneDrive для бизнеса, на сайтах групп SharePoint Online и на новом портале Office 365 Video. В ближайшие месяцы Office Delve начнет учитывать другие сигналы и содержимое, включая вложения электронных писем и каналы новостей социальной сети Yammer.

В. Когда сервис Office Delve и доски станут доступны в моей среде Office 365?

О. В версию Office Delve для клиентов Office 365 по программе первоочередного доступа к обновлениям доски уже включены. Клиенты, которые участвуют в программе первоочередного доступа к обновлениям, заметят появление новой функции — досок — в течение ближайших нескольких дней. В интерфейсе Office 365 всех остальных отвечающих требованиям подписчиков новая функция появится в начале 2015 г.

В. Как вы планируете развивать доски в Office 365 в будущем?

О. Использование досок в Office Delve для курирования и систематизации содержимого в условиях совместной работы и поиск данных — это только первый шаг. Со временем доски, с поддержкой новых типов содержимого, будут интегрированы в другие сервисы Office 365. Кроме того, они будут усовершенствованы за счет уже реализованных в SharePoint возможностей управления метаданными.