Microsoft Office 365 в образовании. Первые шаги: Outlook, Lync, Календарь, OneDrive
Автор статьи - Виталий Веденев.
Делаем первые шаги в Office 365: работаем с Outlook (электронная почта, календарь), знакомимся с возможным порядком получения первоначальной информации по отдельным вопросам электронного обучения средствами Office 365 – Lync, OneDrive. Работаем с файлами на мобильном устройстве.
Что вы будете знать и уметь после прочтения?
- Как сделать первые шаги в электронном обучении средствами Office 365.
- Как методически правильно организовать начало электронного обучения в Office 365.
- Какие особенности работы с файлами из «облачного» хранилища OneDrive на мобильном устройстве.
Делаем первые шаги в Office 365: знакомимся с основными сервисами [1], которые помогут нам начать электронное обучение.
На первом шаге обращаемся к Outlook (асинхронное общение), в Office 365 учетная запись уже настроена и адрес электронной почты – имя пользователя известно заранее из письма. Outlook в Office 365 имеет три основные области: навигации, содержимого и чтения (правая часть окна). Параметры отображения сообщения в области чтения настраиваются пользователем самостоятельно:
При правильной методической организации электронного обучения в Office 365 учебного заведения обязательно должна быть предусмотрена возможность ознакомления пользователя с вводными инструкциями, это могут быть текстовые файлы из OneDrive, живое общение (консультация) с преподавателем (в примере А Учитель) с помощью Lync, информация с внутренних сайтов учебного заведения:
- видео,
- аудио,
- текстовая,
- смешанная в виде презентаций,
- специализированные библиотеки на сайтах,
- схемы на сайтах и т.п.
В зависимости от ссылок, которые вы увидите во входящих письмах или непосредственно при нажатии других кнопок-пиктограмм Office 365, можно последовательно просмотреть информацию также в других модулях Outlook Office 365: «Календарь», «Люди», «Задачи».
Второй шаг – это консультация средствами Lync (синхронное общение) может быть необязательным, но в ряде случаев просто необходимым (например, с помощью трансляции рабочего стола преподавателю обучаемый может уточнить информацию по настройкам Office 365 или обучаемый может задать вопросы по вводной инструкции).
Третий шаг – проверяем «облачное» хранилище OneDrive на наличие вводных инструкций (возможен вариант, когда письма с ссылками в почтовом ящике пользователя будут не на все файлы или папки).
Пользователь нажимает кнопку «OneDrive» и попадает в свою папку «Документы». Здесь по умолчанию создается папка «Доступно всем» для размещения файлов-информации коллективного доступа. Все другие вновь создаваемые папки доступны только владельцу OneDrive, поэтому, чтобы направить ссылку на персональную инструкцию для обучаемого (в примере А Ученик), необходимо открыть доступ к файлу, последовательно выставляя параметр «Может просматривать» и написать небольшую инструкцию, текст которой будет отображаться в письме со ссылкой:
Доступ можно открывать и к папкам, в примере ниже – «Методические инструкции»:
Из персональной библиотеки документов «Документы» OneDrive можно:
- скачать файл, как сделать это целесообразно, описать с рисунками в специальном файле-инструкции «Как скачать файл» и разместить его в этой же библиотеке,
- текстовые файлы, в том числе и в формате pdf, можно просмотреть в окне браузера, для этого надо нажать на имя файла-ссылку (в примере «Вводная инструкция»,
- если информация присутствия (значок рядом с именем в поле «Кем изменено» именем учителя) зеленого цвета, то можно в режиме реального времени обратиться с вопросами, используя Lync. Установке Lync и примеру проведения консультации будет посвящена отдельная статья,
- если нажать на ссылку-имя (в примере А Учитель), можно просмотреть информацию о преподавателе и увидеть перечень файлов, которые он выставил в общий доступ,
- в правой части окна отображается информация, скольким пользователям с информацией присутствия доступны документы (в примере «Методические инструкции),
- можно создавать файлы-документы, добавлять с персонального компьютера, открывать доступ как пользователям Office 365 учебного заведения, так и внешним пользователям по адресу электронной почты (если не запрещено системной политикой учебного заведения). Всё это я рассмотрю в отдельной статье.
При работе с библиотекой «Документы» на мобильном устройстве спектр возможностей зависит от подхода: или работаем в браузере в представлении персонального компьютера (аналогичен разобранному выше) или с помощью специального приложения (нужно установить на мобильном устройстве). Рассмотрим более подробно:
После входа в Office 365 на мобильном устройстве система автоматически определяет тип операционной системы устройства и чуть ниже классических кнопок-пиктограмм основных сервисов Office 365, появляется информация о возможности установки приложений на устройство.
Установка приложения удобна для ознакомления с учебной информацией в формате pdf (возможность чтения формата pdf уже есть на устройстве, чтение файлов в формате word предполагает установку соответствующего приложения) на протяжении определенного периода времени. Работа в браузере в представлении персонального компьютера более актуальна для модераторов курсов и преподавателей.
Использованные источники: