Microsoft Office 365 в образовании. Определение ролей участников образовательного процесса в Office 365. Работа по ролям

Автор статьи - Виталий Веденев.

Подведем некоторый итог по организации образовательного процесса в среде Office 365. Более подробно рассмотрим определение ролей для организации учебного процесса средствами Office 365 и примеры работы по ролям.

Что вы будете знать и уметь после прочтения этой статьи?

• Какие основные этапы предварительных работ?
• Какие основные роли необходимы для работы в Office 365?
• Как определить основные роли?
• Примеры работы по ролям.

Стратегия планирования, сопровождения и развития семейства сайтов учебного заведения была рассмотрена ранее на примере сайтов SharePoint. Основные этапы работы справедливы и для других возможных вариантов организации обучения в Office 365: каждый этап (планирование средствами Project, создание, сопровождение, развитие) работы с сайтами SharePoint Office 365 предполагает коллективную работу и эффективную обратную связь всех участников группы внедрения решения в учебный процесс учебного заведения.

В единой интегрированной среде Office 365 достаточно средств для поддержки всех этапов работ и организации эффективной среды для обмена мнениями, опытом и обучения всех участников учебного процесса в среде Office 365 (Yammer, Outlook, Skype для бизнеса, блоги, элементы сайтов и целые сайты сообществ).

Можно выделить три основных предварительных этапа работ:

1. Планирование внедрения, сопровождения и развития Office 365 в учебном заведении.
2. Определение групп ролей и конкретных ролей в каждой группе Office 365.
3. Организация системы повышения квалификации средствами Office 365.

В данной статье остановлюсь на ролях участников образовательного процесса в Office 365, а затем рассмотрю и другие этапы.

Сценарий 1. Определение ролей в учебном заведении для работы в среде Office 365

На этапе планирования внедрения Office 365 в учебном заведении необходимо организовать любым удобным способом обсуждение необходимых для учебного заведения ролей в Office 365 и количество человек, которые могут быть задействованы в каждой роли. Например, можно создать примерное распределение глобальных ролей (групп ролей) для выполнения определенного перечня работ в ходе учебного процесса в среде Office 365 с использованием вспомогательных сервисов и приложений.

Подход к определению ролей в Office 365 может быть разный, например, с позиции администратора решения группы ролей могут определяться лицензиями и спецификой выполняемых работ:

1. Администратор.
2. Преподаватель.
3. Студент.

Или

1. Пользователь.
2. Глобальный администратор.
3. Настраиваемый администратор

Так как группа администраторов в зависимости от масштабов разворачивания образовательного процесса в Office 365 и определенными системой ролями, потенциально может быть такой, как показано на рисунке ниже:

Более подробно о работе администраторов можно прочитать в статье «Управление учетными записями пользователей».

Порой невозможно определить конкретную роль пользователя, например, преподаватель выступать в роли модератора или наоборот. Однако, в любом случае надо определять основную роль. Возникает вопрос: для чего? Это нужно для того, чтобы:

• предоставить необходимые уровни доступа к ресурсам;
• определить и назначить лицензии на дополнительные приложения, например, на Power BI, или для визуализации контента с помощью приложения Microsoft Visio, или для организации и изучения проектной деятельности с помощью Project Online Office 365;
• предоставить доступ к установке приложений Office Pro Plus соответствующей версии. Например, модератор работающий с достаточно большим количеством групп Outlook для облегчения работы должен использовать в качестве приложения Outlook 2016.

 

После определения основных групп ролей, необходимо обсудить (например, средствами группы Outlook) более детально набор ролей в каждой группе ролей с использованием специальных информационных материалов: книг – результатов практического использования аналогичных систем в больших масштабах, записей блога, методических материалов. Одновременно определяются необходимые лицензии на дополнительные сервисы и приложения применительно к каждой роли в Office 365 конкретного учебного заведения.

 

В ходе обсуждений и принятия окончательного решения целесообразно определить функциональные блок-схемы по основным группам ролей. Это облегчит понимание создания набора методических инструкций по ролям и основным направлениям деятельности на всех этапах проведения учебного процесса в среде Office 365.

Рассмотрим конкретные примеры.

Сценарий 2. Работа по ролям. Пример организации начала обучения

Например, рассмотрим организацию начала обучения в Office 365 по группам ролей (пользователь, модератор, администратор). После обсуждения конкретных этапов и последовательности выполнения работ, имеющих конкретный результат, построим с помощью Microsoft Visio функциональную блок-схему:

Анализ функциональной блок-схемы на предмет, например, создания набора методических инструкций позволяет определить их минимально необходимый перечень:

1. Инструкции по входу в Office 365 для пользователей (общая для всех и с учетом конкретных особенностей начала обучения).
   Попутно возникают вопросы о необходимости публикации инструкции в общем доступе с тем, чтобы внешний пользователь беспрепятственно мог ознакомиться с её содержимым по ссылке из письма модератора на этапе первоначального входа в Office 365.
2. Инструкции модератору, как по организации начала работы с Office 365, так и набора инструкций для преподавателей и модераторов, организующих начало обучения с помощью сервисов Office 365 в удобной для всех сторон учебного процесса форме или инструкции для использования оригинальных приложений и ресурсов в ходе процесса обучения.
3. Попутно решаются вопросы с администратором по доступам к необходимым ресурсам, как отдельным пользователям, так и группам пользователей. Одновременно решаются вопросы по предоставлению дополнительных лицензий пользователям к отдельным сервисам и приложениям.

Рассмотренные примеры и примерная последовательность этапов работ является примерными и для конкретного учебного заведения возможны разнообразные варианты. Этими вариантами можно поделиться здесь в блоге.

Использованные источники:

1. Microsoft Office 365 в образовании. Стратегия сопровождения сайтов и семейства сайтов SharePoint
2. Веденев В., Сидоров П. Применение платформы Microsoft Learning Gateway и онлайн-сервисов Microsoft Live@edu в образовании / Microsoft. 2009. C. 456.
   Оглавление книги
3. Управление учетными записями пользователей
4. Microsoft Visio для образовательных учреждений. Приобретение Visio Pro для Office 365 для учебы
5. Об организации проектирования в образовательных учреждениях. Office 365 и Microsoft Project
6. Microsoft Office 365 в образовании. Работаем в группе Outlook. Используем преимущества Outlook 2016
7. Офисное пространство. Официальный блог офисной группы 
8. Повышение квалификации в социальных сетях
9. Создание схемы с дорожками
10. Инструкция пользователю учебного заведения по входу в Office 365. Вариант 1. Пользователь уже зачислен в учебную группу
11.  Инструкция пользователю учебного заведения по входу в Office 365. Вариант 2. Пользователь самостоятельно выбирает курс и соответствующую группу
12. Модератору учебного курса. Последовательность действий в Office 365
13. Алгоритм. Организация модульного обучения в OneDrive Создание учебно-методического комплекса обучающего модуля
14. Модератору учебного курса. Организация контроля знаний в Office 365