Как настроить Outlook для спокойного отпуска
Отпуск – это время отдыха. Однако предшествующие ему недели часто могут быть очень напряженными, поскольку вы спешите закончить свои важные дела прежде, чем поставить статус «Вне офиса» и настроить автоответы. Мы хотим помочь вам исключить одну задачу из списка этих важных дел.
Веб-версия Outlook упрощает освобождение календаря и автоматической отмены собраний перед тем, как вы покинете офис на некоторое время. При настройке автоответа в веб-версии Outlook, программа предложит вам выполнить следующие действия от вашего имени:
- Заблокировать ваш календарь, чтобы люди знали о вашем отсутствии.
- Очистить существующие встречи в вашем календаре, отказываясь и отменяя их.
- Автоматически отправлять ответ на входящие приглашения, пока вы отсутствуете.
Блокировка календаря
Одна из наиболее распространенных вещей, которые вы делаете перед тем, как взять выходной – это блокирование времени в календаре, чтобы люди знали о вашем предстоящем отсутствии. Теперь при настройке автоответа можно выбрать опцию Блокировать календарь, и веб-версия Outlook создаст встречу на всю длительность вашего автоответа.
Когда ваши коллеги осведомятся о вашей доступности с помощью Помощника по планированию, они увидят, что вы отсутствуете.
Очищение существующих собраний путем их отмены или отказа
Еще одна задача, о которой следует позаботиться прежде, чем покинуть офис – это отмена и отказ от текущих встреч в календаре. Теперь при настройке автоматического ответа веб-версия Outlook находит все мероприятия, которые затронуты промежутком автоответа и предоставляет возможность указать те встречи, которые вы бы хотели отменить, а также настроить вариант ответа.
Веб-версия Outlook по умолчанию выбирает все собрания с участниками, оставляя только собрания без участников (поскольку в большинстве случаев они служат напоминаниями или заметками, которые пользователи создали исключительно для себя). Если же есть какая-то встреча, которую вы не хотите отменять, просто снимите галочку в списке, и веб-версия Outlook оставит это собрание в календаре.
Автоматическая отправка ответов на входящие приглашения
Разумеется, работа не останавливает во время вашего отсутствия в офисе. Но теперь Outlook может автоматически отклонять приглашения от вашего имени. Эта возможность даст знать вашим коллегам о том, что вы не сможете посетить встречу по причине отсутствия. После ответа от вашего имени, Outlook оставит приглашение в вашем почтовом ящике, чтобы вы были в курсе того, что происходило во время вашего отъезда.
Как начать использовать эти преимущества?
Эти возможности уже разворачиваются для пользователей Office 365 и веб-версии Outlook, а также для пользователей нового Outlook.com. Нажмите иконку шестеренки в правом верхнем углу из Почты или Календаря и выберите Автоответы.
Поделитесь своими впечатлениями
Эта функция появилась исключительно благодаря пользователям и для облегчения их работы. Как еще веб-версия Outlook может вам помочь? Проголосуйте здесь!
Вопросы и ответы
В. Какие пользователи получат доступ к этим новым функциям?
О. Эта функция доступна пользователям с подпиской на Office 365, включающей Exchange Online и пользователям нового Outlook.com.
В. Будут ли эти функции работать в других приложениях Outlook (для Windows , Mac , iOS , Android , Windows Phone )?
О. Вам потребуется настроить свои автоответы в веб-версии Outlook, но как только вы это сделаете, все ваши собрания будут автоматически очищены и календарь будет заблокирован во всех приложениях Outlook, использующих одну и ту же учетную запись. Мы оценим возможность добавления этой функции непосредственно в другие приложения, на основе популярности ее использования.
В. Когда все эти функции станут доступны?
О. Мы уже начали развертывание этих функций для пользователей Office 365 и нового Outlook.com и ожидаем, что оно будет закончено в следующие несколько недель.