Улучшения отчетов, аудита и хранилища в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса

Статья первоначально опубликована Марком Кэшманом (Mark Kashman), старшим менеджером продукта команды Office 365, на английском языке здесь.

Для соответствия нормативным требованиям вашей организации критически важно знать, кто предпринимает действия с контентом. По мере роста облачных сервисов ключевой задачей ИТ администраторов становится поиск баланса между наглядностью этих сведений и удобством для пользователей. Мы рады поделиться важным обновлением для администраторов – возможностью проведения аудита и получения отчетов о многочисленных действиях, предпринимаемых в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса, а также о новых ограничениях на размеры файлов, загружаемых в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса.

Давайте рассмотрим эти нововведения более детально.

Аудит и отчеты о многочисленных действиях пользователей и администраторов

Раньше мы уже говорили о наших разработках в аудите и отчетности нескольких сервисов Office 365. Теперь мы начали разворачивать некоторые из этих возможностей в разделе отчетов Центра совместимости Office 365, включая аудит и отчеты о действиях пользователей и администраторов, залогиненных в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса и возможность просматривать действия в Azure Active Directory (служба каталогов для Office 365) и Exchange Online

На вкладке Отчеты в Центре совместимости вы можете создать отчеты о действиях, нажав Начать запись действий пользователей и администраторов. Действия включают в себя операции над файлами и папками, такие как просмотр, создание, редактирование, загрузка, скачивание и удаление; операции обмена, такие как приглашения и запросы доступа; и деятельность по синхронизации. Отчеты могут быть адаптированы по пользователю или по файлу в конкретный промежуток времени. Эти отчеты могут использоваться для случаев проверки на соблюдение требований, когда администратор или аудитор должны понять, какие действия совершались конкретными пользователями в своих OneDrive для бизнеса или какие действия совершались всеми пользователями над определенным файлом в библиотеке документов SharePoint Online.

В Центре совместимости откройте Центр администрирования Office 365 , нажмите вкладку Отчеты для доступа к инструменту отчета о действиях Office 365.

В настоящее время история аудита хранится в течение 90 дней, и администраторы могут экспортировать результаты в файл CSV для формирования дополнительных отчетов в Excel. Данные аудита также можно получить при помощи Office 365 Management Activity API (теперь общедоступного), который предоставляет последовательную схему всех журналов активности и позволяет организациям интегрировать данные аудита Office 365 в свои решения для отчетов и мониторинга безопасности и совместимости.

Больше информации о том, как найти лог аудита – в статье (включает информацию, описывающую все действия, подверженные аудиту в Office 365). В будущем мы представим новые отчеты об анализе использования, которые позволят администраторам увидеть ключевые показатели, такие как число активных пользователей, общее число файлов и общий объем потребляемого хранилища, так же как информацию об использовании OneDrive отдельными пользователями.

Загрузка больших файлов объёмом до 10 Гб

В дополнение к новым возможностям аудита и отчетности мы увеличиваем допустимый лимит на объем файла до 10 Гб. Это ограничение применимо к файлам, загруженным на Сайты команд, в Группы Office 365 и в OneDrive для бизнеса, а также к видео, загружаемым на портал Office 365 Видео. Пользователям Office 365 больше не нужно оставлять большие файлы в общих папках и на локальных жестких дисках.

Пример большого файла CAD , успешно загруженного в Библиотеку документов сайта команды в SharePointOnline .

Пример большого изображения Photoshop , успешно загруженного на OneDriveдля бизнеса.

1 Тб дополнительного пространства для общего объединенного хранилища SharePointOnline

Количество контента в Office 365 возрастает на 300 процентов каждый год. Чтобы удовлетворить ваши потребности в дополнительном хранилище, мы увеличиваем объем хранилища до 1 Тб по умолчанию плюс 0.5 Гб на пользователя для использования в SharePoint Online, Группах Office 365 и Office 365 Видео — в сравнении с предыдущим значением в 10 Гб. Это является дополнением к уникальному размеру хранилища в OneDrive для бизнеса и индивидуальному размеру хранилища для почтовых ящиков пользователей. Пользователи премиум планов Office 365 для предприятий, государственных учреждений и образования получат неограниченное хранилище OneDrive для бизнеса, и мы рады сообщить, что завершен первый этап предоставления 5 Тб каждому пользователю.

Пользователи облачного гибридного поиска теперь получат право индексировать миллион элементов из локального SharePoint на каждый 1 Тб объединенного хранилища. Элементы, индексированные в SharePoint Online уже охвачены в рамках инвестирования Office 365. (Подробности о гибридном поиске SharePoint - в статье).

Если вам требуется больший объем хранилища, можно купить дополнительное хранилище в центре администрирования SharePoint Online на базе погигабайтной помесячной тарификации. Вы можете управлять объединенным хранилищем по новой модели использования хранилища. Все описанные выше обновления описаны более подробно в статье SharePoint Online: программные ограничения и лимиты.

Обратите внимание - внешние пользователи и киоски не включаются в объединенный пул хранилища.

Дополнительные сервисные обновления

Мы также внесли соответствующие обновления для улучшения обнаружения и навигации в интранете SharePoint, и то, как отправляются почтовые уведомления во время действий по обмену предупреждению пользователей. Эти изменения включают:

• Обновления страниц сайтов — Рекомендуемые сайты были значительно улучшены благодаря аналитике из Office Graph, и теперь вы можете увидеть список Последних сайты, упрощающий поиск сайтов и порталов в Office 365.
• Веб-службы Exchangeи ExchangeOnlineProtection ( EOP ) — Теперь письма для производимых пользователями действий в SharePoint Online, например, при обмене документов, отправляются из почтового ящика пользователя Exchange Online, что делает их доставку более результативной, избегая риска попасть в папку со спамом. Больше информации – в этой статье.

Плитка Сайты Office 365 Sitesтеперь отображает Последние сайты и Рекомендуемые сайты.

Вопросыиответы

В. Требуют ли новые возможности отчетности и аудита специфической конфигурации Office 365?

О.  Для использования возможностей отчетности и аналитики требуется наличие Exchange Online.

В. Включает ли OneDrive для бизнеса возможность контролировать аудит и отчетность по стране или по тенанту?

О.  В настоящее время аудит и отчетность Office 365 доступны только на потенантном уровне.

В. Когда эти изменения будут применены к моему тенанту Office 365?

О.  Эти изменения вступают в силу начиная с 17 февраля 2016 для соответствующих бизнес-пользователей Office 365 по всему миру. Мы ожидаем 100 процентного развёртывания в течение следующих нескольких недель.

В. Какие планы Office 365 получат хранилище размером в 1 Тб по умолчанию в рамках улучшений SharePointOnline ?

О.  Планы Office 365, которые включают SharePoint Online получат хранилище размером в 1 Тб по умолчанию в планах для предприятий, образования и государственных учреждений.