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Outlook Rule 생성 및 내보내기/가져오기

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[주의 사항]

본 블로그에 게시된 정보의 내용 (첨부 문서, 링크 등)은 작성일 현재 기준이며 예고없이 변경 될 수 있습니다.

또한, 참고용으로만 제공됨으로 Microsoft에 책임이 없음을 알려 드립니다. 반드시 적용 전 충분한 테스트를 진행하시기 바랍니다.

 

[요약]

Outlook Rule 생성 및 Rule 내보내기/가져오기 방법

 

[원인 또는 해결 방법]

  1. Outlook Rule 생성

    1. 메일 수신인에 특정 도메인이 포함된 경우 자동으로 CC 추가

      1. Home -> Move -> Rules 클릭한 후 ‘Manage Rules & Alerts’ 클릭 1
      2. ‘New Rule…’ 클릭 2 
      3. Start from a blank rule 하위에 ‘apply rule on messages I send’ 선택 후 [Next] 클릭 3 
      4. 다음과 같이 ‘with specific words in the recipient’s address’ 를 선택한 후, 4 
      5. ‘specific words’를 클릭하여 아래와 같이 특정 메일 도메인을 입력(예시에서는 naver.com을 사용함) -> [Next] 클릭 5 
      6. Select action(s) 단계에서 다음과 같이 ‘CC the message to people or public group’을 선택 6 
      7. ‘people or public group’을 클릭한 후 특정 사용자 또는 그룹을 지정하여 아래 예시와 같이 설정함 7 
      8. 예외설정(선택사항) 8 
      9. [Finish]를 클릭하여 Rule 생성 완료 9 10 
      10. 이후 부터는 메일 발송 시 수신인의 메일 주소에 ‘naver.com’이 존재하는 경우 자동으로 CC에 계정이 추가됩니다. 다만, 해당 방법은 해당 Rule이 지정된 Outlook Client에서 메일을 발송할 경우에만 동작하며 OWA 등을 사용할 경우 동작하지 않습니다. 아래 예시와 같이 수신인의 메일 주소에 ‘naver.com’이 존재하는 경우 [Send]를 클릭하여 메일을 발송하면, 11 
      11. 다음과 같이 자동으로 CC가 추가되어 발송된 것을 확인할 수 있습니다.
        12 

    2. 제목에 특정 단어가 포함된 경우 자동으로 CC 추가

      1. A. 메일 수신인에 특정 도메인이 포함된 경우 자동으로 CC 추가 방법과 동일하며, ‘Select Condition’ 단계에서 아래와 같이 ‘with specific words in the subject’ 선택 후 단어 설정.  아래와 같이 메일 제목에 ‘특정단어’가 포함된 경우.
        2 

    3. 수신인에 특정 계정이 존재하는 경우 자동으로 CC 추가

      1. A. 메일 수신인에 특정 도메인이 포함된 경우 자동으로 CC 추가 방법과 동일하며, ‘Select Condition’ 단계에서 아래와 같이 ‘sent to people or public group’ 선택 후 특정 계정 설정.
      2. 예시에서는 특정 naver.com 계정을 입력함.
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  1. 생성된 Rule 내보내기 / 가져오기
    1. 위에서 생성된 Rule을 Export (내보내기)하여 파일로 저장한 후 Rule을 적용하고자 하는 Outlook Client에서 Import(가져오기) 합니다.
    2. Rule Export
      1. Home -> Move -> Rules -> ‘Manage Rules & Alerts’ 클릭
      2. 생성된 Rule을 선택한 후 [Options]를 클릭한 후, ‘Export Rules’를 클릭합니다.
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      3. 내보내진 Rule은 .rwz 파일 형태로 저장되게 됩니다. 16
    3. Rule Import
      1. Home -> Move -> Rules -> ‘Manage Rules & Alerts’ 클릭
      2. 생성된 Rule을 선택한 후 [Options]를 클릭한 후, ‘Import Rules’를 클릭합니다.  위에서 내보내기한 파일을 선택하여 Import 합니다.
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      3. 다음은 Import 후 결과 예시입니다.
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 감사합니다.