333 tipů pro Office 2016 (326. - 330.)

326.     Jak vytvořit žádost o schůzku?

V Outlooku je možné kromě standardního zápisu události vytvořit také žádost o schůzku. Jedná se o jakési spojení emailu a události v kalendáři a funguje tak, že pošlete někomu žádost o schůzku, v níž bude určen začátek a konec schůzky, místo a další doplňující informace, a pokud daná osoba návrh schůzky přijme, automaticky se tato událost vloží do jejího i vašeho kalendáře. Tato funkce je opět velice využívána, a to zejména ve firemním prostředí. Stačí, když v Poště na kartě Domů ve skupině Nové kliknete na položku Nové položky a ze zobrazené nabídky vyberete možnost Schůzka. Outlook otevře okno Schůzka, kde zadáte všechny potřebné údaje, návrh na schůzku odešlete a jen čekáte, jak se vyjádří příjemce.

  

327.     Jak přijmout/odmítnout žádost o schůzku?

Pokud vám přijde žádost o schůzku, je možné ji jak v náhledu, tak po otevření zprávy za pomocí tlačítek (které žádost odlišují od klasické zprávy) přijmout, přijmout nezávazně, odmítnout, navrhnout nový čas anebo poslat zpět odesílateli odpověď klasickou emailovou zprávou. Výhodou je, že se v žádosti rovnou zobrazí část vašeho kalendáře s rozmezím času plánované schůzky a máte tak ihned přehled, zda máte v uvedený čas volno a co máte za aktivity před a po schůzce.

328.     Jak vytisknout měsíční kalendář?

Velkou výhodou kalendářů v Outlooku je poměrně široká možnost jejich tisku. Na začátku každého týdne či měsíce si tak můžete vytisknout seznam plánovaných akcí. Sice tím pochopitelně ztrácíte výhody elektronického on-line kalendáře, ale tato možnost tady je. Stačí, když si zobrazíte požadovaný kalendář a v nabídce Soubor vyberete příkaz Tisk. Na výběr máte různé typy rozvržení, od denního přes týdenní až pod měsíční kalendář s různými možnostmi podrobností o jednotlivých událostech.

  

329.     Jak vytvořit nový kontakt?

Lidé (dříve Kontakty) jsou dalším pilířem aplikace Outlook, protože vám nabízejí přehledně informace o všech vašich kontaktech. Do seznamu vašich kontaktů se dostanete pomocí Lidé Kontakty, které naleznete v levém dolním rohu aplikace. Outlook zobrazí seznam vašich kontaktů, po poklepání na vybraný kontakt se otevře okno s podrobnými informacemi o vybrané osobě. Pokud si chcete vytvořit nový kontakt, stačí, když na kartě Domů ve skupině Nový klepnete na položku Nový kontakt. V novém okně pak zadáte všechny požadované údaje, uložíte je a nový kontakt je vytvořen. Od teď s ním můžete pracovat napříč celou aplikací Outlook.

 

330.     Jak vytvořit novou skupinu kontaktů?

V případě, že často potřebujete odesílat určitou zprávu stejné skupině osob, je vhodné si vytvořit vlastní skupinu kontaktů, do které přidáte jednotlivé osoby a při příštím odesílání emailu namísto vybírání jednotlivých příjemců můžete odeslat zprávu celé skupině najednou. Outlook si sám zjistí, kdo je členem dané skupiny, a všem jim emailovou zprávu pošle, stejně jako kdybyste vybírali každého příjemce zvlášť. Stačí, když v položce Lidé klepnete na kartě Domů ve skupině Nový na příkaz Nová skupina kontaktů. Outlook zobrazí nové okno, kde stačí zadat název skupiny a pomocí tlačítka Přidat členy určíte, kdo bude členem dané skupiny.

Autor: Karel Klatovský