333 tipů pro Office 2016 (306. - 310.)

306.     Jak upravit existující pravidlo pro zpracování emailu?

Pokud máte již vytvořená pravidla a některé z nich byste potřebovali změnit (např. uživatel má jinou emailovou adresu apod.), je tak možné učinit na kartě Domů ve skupině Přesunout pomocí příkazu Pravidla. Po kliknutí na položku Spravovat pravidla a upozornění se otevře nové okno Pravidla a upozornění, ve kterém je možné pravidla vytvářet, měnit, kopírovat, mazat nebo ručně spouštět.

307.     Jak označit zprávu jako nepřečtenou?

Pokud z nějakých důvodů potřebujete již přečtenou zprávu označit jako nepřečtenou, stačí, když na ni v seznamu zpráv klepnete pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky vyberete příkaz Označit jako nepřečtené.

308.     Jak ručně provést odeslání a kontrolu nových emailů?

U některých poštovních serverů (např. typu POP3) je kontrola nových zpráv prováděna na základě nastaveného intervalu (na rozdíl např. od serverů Exchange, kde vám zpráva díky technologii push přijde do Outlooku okamžitě). Pokud nechcete čekat na další kontrolu, je možné ji provést ručně, a to pomocí příkazu Poslat a přijmout u všech složek, který se nachází ve skupině Poslat a přijmout na kartě Posílání a příjem. Stejnou akci vyvolá i stisknutí klávesy F9.

 

309.     Jak nastavit interval pro kontrolu zpráv?

V předchozím tipu jsme si ukázali, jak spustit ruční kontrolu nových zpráv v případě, že nechcete čekat na uplynutí časového intervalu při přijmutí/odeslání zpráv. Pokud si chcete prohlédnout nebo změnit tento interval, klepněte na kartu Posílání a příjem a ve skupině Poslat a přijmout na položku Skupiny pro posílání a přijímaní. Ze zobrazené nabídky vyberte příkaz Definovat skupiny pro posílání a přijímání. Outlook zobrazí stejnojmenné okno, ve kterém jsou vidět skupiny a účty a v dolní části okna pro každou skupinu/účet i interval a v němž Outlook kontroluje přítomnost nových zpráv. V případě potřeby jej tedy stačí změnit na požadovanou hodnotu a stisknout tlačítko Zavřít.

310.     Jak filtrovat emaily?

Pokud potřebujete ve vaší emailové schránce, resp. složce Doručená pošta vyfiltrovat a zobrazit emaily na základě nějakých podmínek, je tak možné učinit na kartě Domů ve skupině Najít pomocí příkazu Filtrovat emaily. Po klepnutí na tento příkaz se zobrazí nabídka předem vytvořených filtrů, popř. je možné klepnout na položku Další filtry, kde si na kartě Hledání můžete vybrat z ještě většího počtu filtrů. Důležité je vědět, že zapnutí filtru pouze skryje (a nesmaže) zprávy, které nesplňují danou podmínku. Po deaktivaci filtrovaného zobrazení (např. klávesou Esc) se vše vrátí do původní podoby se všemi zprávami. 

 

Autor: Karel Klatovský