333 tipů pro Office 2016 (301. - 305.)
301. Jak zobrazit největší zprávy?
Pokud chcete pročistit emailovou schránku a odstranit nepotřebné a zbytečně velké soubory, je možné všechny doručené zprávy seřadit dle velikosti od největší po nejmenší. Je možné tak učinit ve vybrané složce (např. Doručená pošta) klepnutím pravého tlačítka myši na položku Uspořádat podle nad seznamem zpráv a ze zobrazené nabídky vybrat možnost Velikost. Všechny zprávy se automaticky seřadí od největší po nejmenší, a tak máte okamžitě přehled o tom, kteréže zprávy vám zabírají ve schránce nejvíc místa.
302. Jaká je maximální velikost odeslané zprávy?
Maximální velikost přílohy v emailové zprávě je v aplikaci Outlook 2016 nastavena na 20MB, což odpovídá zaběhnutým pravidlům, že email není pro odesílání větších zpráv určen. V takových případech použijte pro uložení tak velké přílohy raději některé z internetových úložišť, např. OneDrive.
303. Jak přidat emailu příznak pro zpracování?
V Outlooku je možné jednotlivých zprávám přidávat příznaky důležitosti. Mnohem snáze tak zjistíte, jaké zprávy jsou nutné k vyřízení co nejdříve, jaké již máte vyřízené apod. Stačí, když klepnete v seznamu zpráv pravým tlačítkem myši na ikonku prázdné vlaječky a ze zobrazené nabídky si vyberete příznak, který chcete zprávě přidělit. Zpráva se vám pak v ten správný čas sama připomene, že je potřeba ji vyřídit.
304. Jak dělit zprávy do kategorií?
Kromě příznaků je možné zlepšit orientaci ve zprávách pomocí kategorií. Jedná se o obdélník nacházející se vlevo od ikony vlaječky, který může mít přiřazenou libovolnou barvou. Můžete si tak například nastavit, že pracovní emaily budou červená kategorie, osobní zelená apod. Stačí, když opět kliknete pravým tlačítkem myši na ikonu obdélníku a ze zobrazené nabídky si vyberete barvu a typ kategorie. Pokud kliknete na položku Všechny kategorie, zobrazí se okno, v němž je vidět nejenom přehled všech existujících kategorií, ale je zde také možnost kategorie vytvářet, editovat, přejmenovávat a mazat.
305. Jak vytvořit nové pravidlo pro emailové zprávy?
Pravidla jsou důležitou součástí aplikace Outlook a většina uživatelů, kteří s Outlookem dennodenně pracují a mají ho jako svůj pracovní nástroj, by se z hlediska organizace a přehlednosti emailů bez pravidel neobešla. Pomocí pravidel máte nespočet možností, jak se má zpráva na základě nějaké podmínky chovat, resp. co s ní má aplikace Outlook provést. Dejme domu, že byste chtěli oddělit emaily na základě odesílatele, a to tak, že pokud vám bude psát nějaká konkrétní osoba (zde např. uživatel Jiří Chytil), tak se má tento email automaticky přesunout ze složky Doručená pošta do předem vytvořené podsložky Jirka. Stačí, když si označíte zprávu od daného uživatele a na kartě Domů ve skupině Přesunout kliknete na položku Pravidla a ze zobrazené nabídky si vyberete volbu Vytvořit pravidlo. (případně hned první položku určenou pro nejčastější pravidlo, přesun složky). Outlook otevře okno Vytvořit pravidlo, kde jsou zobrazeny nejčastější podmínky pro vytváření pravidel. Stačí tedy zaškrtnout podmínku, na kterou je zpráva po doručení zkontrolována a zároveň nastavit, co se má s danou zprávou při splnění podmínky stát. Po nastavení podmínek a akcí dle vašich požadavků klepněte na tlačítko OK. Aplikace Outlook se vás dotáže, zda chcete spustit pravidlo i pro již existující emaily. Pokud pole zaškrtnete, nově vytvořené pravidlo se spustí a pokud nalezne jakoukoliv zprávu od uživatele Jiří Chytil, automaticky ji přesune do složky Jirka. Pokud volbu nepovolíte, pravidlo bude platné až pro všechny budoucí emaily.
Autor: Karel Klatovský