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SharePoint Online の検索機能の概要

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(この記事は 2017 年 11 月 10 日に SharePoint Online Support Info に投稿された記事 SharePoint Online Search Overview の翻訳です。最新情報については、翻訳元の記事をご参照ください。)

 

SharePoint Online の検索機能の概要

Microsoft SharePoint Online の検索機能は本製品に欠かせないものです。この検索機能は、Office 365 全体においても多数の機能の基盤となっています。たとえば、日常的に利用されている以下のような機能は、いずれもこの検索機能をベースとしています。

  • エンタープライズ検索センター
  • サイト検索
  • リストとライブラリの検索
  • 検索 Web パーツ
  • OneDrive for Business の [自分と共有] ビュー
  • 使用状況と人気の傾向のレポート
  • データ損失防止、電子情報開示の検索、データ保持

検索のしくみ

SharePoint Online の検索機能は、クローラーとインデクサーという 2 つの主要コンポーネントで構成されています。クローラーとインデクサーは共有リソースであり、クロールとインデックス作成が有効化されているすべてのテナントのコンテンツを処理します。サポートには「アイテムやサイトの変更が検索結果に反映されるまでの時間にばらつきがあります。すぐに反映されるときもあれば、非常に時間がかかるときもあるのはなぜですか」といった質問がよく寄せられます。所要時間にばらつきがある理由は、クローラーとインデクサーがいずれも、1 つのテナントだけでなく、ファーム内のすべてのテナントのコンテンツの更新、追加、削除を処理するためです。クローラーとインデクサーは、作業キューを使用して作業項目を処理します。クローラーとインデクサーの役割について、以下に詳しくご説明します。

  • クローラーの役割は、コンテンツを取得して、インデクサーがバイナリ インデックスの作成に使用できる特定の形式に変換することです。クローラーは、コンテンツとユーザー プロファイル データベースから「コンテンツ」を取得し、コンテンツの変換と言語の正規化を実行して、正常に処理できた場合にはその情報をインデクサーに送信します。SharePoint Online では、次の 2 種類のクロール ジョブにより、ファーム内のすべてのテナントで発生したあらゆるコンテンツの変更 (追加、削除、更新) を処理しています。
    • 継続的クロール: 15 分ごとに複数のインスタンスを同時に実行します。
    • 増分クロール: 一度に 1 つのインスタンスのみを実行できます。6 時間ごとに実行されます。新規の増分クロールは、前回の増分クロールが完了した後にしか開始できません。変更キューに大量の作業項目が追加されている場合、このジョブの実行時間が長くなります。
    • セキュリティ クロール: 継続的クロールの 1 種です。コンテンツへのアクセス許可の更新に使用されます。
  • インデクサーの役割は、クローラーが処理したコンテンツを受信して、ユーザーが検索するバイナリ インデックスを作成することです。

新規のコンテンツおよび更新されたコンテンツは通常すべて継続的クロールによって処理されます。継続的クロールは 15 分ごとに実行され、キューを利用して処理を行うため、ほとんどのコンテンツは 20 ～ 60 分以内にインデックスが作成されます。継続的クロールによるコンテンツの処理中にエラーが発生した場合、そのコンテンツは次回の増分クロールによって再クロールするようにマークされます。注: ユーザー プロファイルは常に増分クロールによって処理されます。

コンテンツが想定どおりに検索結果に表示されない場合のトラブルシューティングの手順

検索がうまくいかない場合は、サポート ケースを作成する前に、以下の手順を参考にして問題を調査します。

  1. クローラーにコンテンツを再送信する: まずはコンテンツのインデックスを再作成してみてください。これにより、ほとんどの問題を効果的に解決できます。SharePoint Online では、以下のような方法でコンテンツを再送信し、継続的クロールによる処理を再試行させることができます。
    • 少数のページ、ドキュメント、アイテム: 少数のページ、ドキュメント、アイテムを更新する必要がある場合は、いずれかのプロパティの一部を変更します。これにより、継続的クロールのキューに追加されます。
    • サイト、リスト、ライブラリ: ライブラリのインデックスを再作成します。「サイトのクロールとインデックス再作成を手動で要求する」を参照してください。
    • ユーザー プロファイル: SharePoint 管理センターでは、管理者またはユーザーがユーザー プロファイルのプロパティの再クロールを要求することはできません。ユーザー プロファイルの再クロールが必要な場合は、再クロールを要求するサポート ケースを作成するか、次のセクションでご紹介するサードパーティ製スクリプトをご利用ください。
    • インデックス再作成スクリプト: コンテンツのインデックスを再作成するスクリプトを作成する場合は、以下のサンプルを参考にすることをお勧めします (注: マイクロソフトはスクリプトそのものをサポートしておらず、現状のまま提供しています。これらのスクリプトに関して、マイクロソフトは一切の保証を行いません)。
  2. 検索条件を変更してコンテンツが検索可能かどうかを確認する: たとえば、リストまたはライブラリのページ、アイテム、ドキュメントを検索して、ファイルやアイテムが想定どおりに表示されるかどうかを確認します。表示された場合、問題はクエリの構成に関連するものです。クエリの構成に関する一般的な問題については、今後のブログ記事でご説明する予定です。表示されない場合は、クロール中またはインデックス作成中である可能性があります。
  3. ページ、ドキュメント、カスタム ページのレイアウトが発行済みのメジャー バージョンであることを確認する: クロールの対象となるのは、発行済みのメジャー バージョンのみです。バージョンを特定する方法の詳細については、こちらの記事の手順 3 を参照してください。
  4. サイト、リスト、ライブラリ、ユーザー プロファイルが検索結果に表示されるように設定されていることを確認する:
  5. ページが想定どおりに検索結果に表示されない場合: サイトにフレンドリ URL を使用している可能性があります。この場合、ページに表示される検索結果が変更されます。フレンドリ URL と検索結果に関するこちらのブログ記事 (英語) を参照して、このようなページの動作を希望するかどうかをご確認ください。
  6. サイト、リスト、ライブラリが検索可能に設定されていることを確認する:「サイト上で検索可能にするコンテンツを有効にする (機械翻訳)」を参照してください。
  7. 制限と境界のサポート範囲内であることを確認する:「SharePoint Online の検索制限 (機械翻訳)」を参照してください。

SharePoint Online の検索機能のクローラーとインデクサーの監視

SharePoint Online では、クローラーまたはインデクサーの状態をリアルタイムで監視するダッシュボードは提供されていません。クロールおよびインデックス作成にかかる時間は、ジョブごとに異なります。

サポート ケースを作成する必要がある場合

24 時間が経過してもコンテンツが想定どおりに検索結果に反映されない場合は、サポート ケースを作成することをお勧めします。シナリオによってはお客様のビジネスに大きな影響を与える (注目を集めやすいコンテンツ、プロジェクトの期限などの) 重要事項があり、問題の原因を適切に究明する必要があることと思いますので、お困りの際は、お気軽にサポートまでお問い合わせいただき、以下の情報をお知らせください。

  1. 検索結果に表示されるはずのページ、リスト アイテム、ドキュメント数点の URL
  2. 使用している検索クエリ
  3. 解決したい問題の概要 (想定した結果と現在の結果が異なるなど)
  4. トラブルシューティングの手順を実施した結果に関する情報

検索機能に関するご意見、ご提案は、https://sharepoint.uservoice.com/ (英語) までお寄せください。皆様からのご要望やフィードバックは、製品グループが定期的にチェックし、製品の新機能や機能強化の参考とさせていただきます。

作成: Sridhar Narra、Tania Menice、Yachiyo Jeska (いずれもマイクロソフト)

協力: Paul Haskew、Steffi Buchner、Tony Radermacher (いずれもマイクロソフト)