サイトコレクションが勝手に削除されてしまう

SharePoint を運用していると、知らない間にサイトコレクションが削除されてしまったというお問い合わせをいただくことがあります。

このような場合、まずは今回説明する「休止サイトの削除」設定を確認することをお勧めします。

 

休止サイトの削除設定について

サーバーの全体管理サイトで [アプリケーション構成の管理] - [サイトの使用と削除の確認] に移動すると以下の設定項目が確認できます。

この設定画面では、使用されていないサイト コレクションをチェックして、サイト所有者に電子メール通知を送信したり、サイトを自動的に削除するための設定を行えます。

「使用されていないサイト コレクションを確認し、以下に指定した頻度で通知する」で指定した時刻は、タイマージョブの管理画面より確認できる「休止サイトの削除」タイマージョブの実行時刻と連動しており、タイマージョブによって休止サイトの状態がチェックされます。

 

 

既定ではこの機能は無効になっていますが、管理者がこの設定を有効にしており、且つ、「使用が確認されない場合、自動的にサイト コレクションを削除する」設定を有効にしていた場合、サイトコレクションが勝手に削除されてしまう原因となります。

 

「使用が確認されない場合、自動的にサイト コレクションを削除する」設定を有効にしていた場合には、以下のような電子メールがサイト コレクションの管理者に送信されます。

サイトコレクションの管理者は、受け取った電子メールに記載された、サイトを再アクティブ化するためのリンクをクリックすることでサイトの期限を延長できます。

特に注意しなければならないのは、この機能が有効になっていると、ユーザーが頻繁にアクセスして使用しているサイトであっても、サイト コレクションの管理者が明示的にサイトを再アクティブ化しない限り、使用されていないサイトとみなされてしまうことです。

したがって、本設定が有効になった環境でサイト コレクションを引き続き利用するためには、ユーザーの使用状況にかかわらず、サイト コレクション管理者が必ず通知メールのリンクからサイトの延長申請を行わなければなりません。

 

サイトコレクションの管理者が電子メールを無視したり、サイト コレクション管理者の電子メールアドレスが設定されていないなど、何らかの理由で電子メールを受け取れずアクションを行わないままでいると、SharePoint は所定の回数警告メールを送った後、「休止サイトの削除」タイマージョブにより対象のサイト コレクションが削除されてしまいます。

 

SharePoint 管理者が明確な意図を持って休止サイトの削除設定を行っている場合は問題ありませんが、意図せず設定されていた場合、突然サイトコレクションが削除されて驚いてしまうというといったことが起こりえますので、本設定を行う際には十分に影響を理解したうえで実施してください。

 

(参考)

SharePoint 2013 で使用されていないサイト コレクションを管理する

https://technet.microsoft.com/ja-jp/library/cc262420.aspx

 

補足1

休止サイトの判断基準となる有効期限は以下のタイミングでのみ更新されます。

 

・サイト コレクションを作成したとき

・サイト コレクションの管理者が通知メールに含まれるリンク (.../_layouts/useconfirmation.aspx) にアクセスしたとき

 

ユーザーがサイトにアクセスしたり、ドキュメントをアップロードしてもこの値は更新されないため、休止サイトの削除が有効になっている環境ではサイト コレクションの利用延長のために必ずサイト コレクション管理者が通知メールのリンクをクリックするか、<サイト コレクションの URL>/_layouts/useconfirmation.aspx に直接アクセスする必要があります。

 

useconfirmation.aspx にアクセスされると、内部ではコンテンツ データベースの proc_ConfirmSiteUsage が呼び出され、AllSites テーブルの CertificationDate フィールドの値が更新されます。この値は、SPSite.CertificationDate プロパティより直接確認することも可能です。

 

PowerShell コマンドの例

$site = Get-SPSite https://sps

$site.CertificationDate

 

補足2

「使用されていないサイト コレクションを確認し、以下に指定した頻度で通知する」で指定したスケジュール(「休止サイトの削除」タイマージョブのスケジュール) 毎に、サイト コレクション管理者に通知メールが送信されます。

「使用が確認されない場合、自動的にサイト コレクションを削除する」が有効になっており通知回数が指定されていた場合、通知回数に達した次回のスケジュールでサイト コレクションが削除されます。

 

例えば、1 日に 1 回通知を送付するように設定しており、通知を 28 回送信した後にサイト コレクションが削除されるように設定されていた場合、初回の通知以降、29 日にサイト コレクションが削除されることになります。

タイマージョブによりサイト コレクションが削除されると、診断ログには以下のような記録が残ります。

 

***************************************

11/24/27 06:44:02.34 OWSTIMER.EXE (0x4680) 0x3BC4 SharePoint Foundation Logging Correlation Data xmnv Medium Name=Timer Job job-dead-site-delete a987449d-4c22-c020-76f4-b347aaa13dac

...

11/24/27 06:44:02.49 OWSTIMER.EXE (0x4680) 0x3BC4 SharePoint Foundation General b604 High Scheduling the site at https://mss15 (ID = 68291421-6277-40a5-9474-f70b5b9f3982) for deletion and not deleting AD accounts. a987449d-4c22-c020-76f4-b347aaa13dac

...

11/24/27 06:44:03.65 OWSTIMER.EXE (0x4680) 0x3BC4 SharePoint Foundation Monitoring b4ly Medium Leaving Monitored Scope (Timer Job job-dead-site-delete). 実行時間=1321.9561 a987449d-4c22-c020-76f4-b347aaa13dac

***************************************

 

補足3

「休止サイトの削除」タイマージョブにより削除されてしまったサイト コレクションは、Web アプリケーションの全般設定で設定されたごみ箱の設定内容応じて一定期間コンテンツ データベースに保持されます。

SharePoint を既定の設定で利用されている場合には、削除されてから 30 日以内であれば、Restore-SPDeletedSite コマンドにより復元することが可能です。

復元可能なサイト コレクションの一覧は、Get-SPDeletedSite コマンドにより確認できます。

詳細については以下の記事をご参照ください。

削除したサイトコレクションを復元したい

https://blogs.technet.com/b/sharepoint_support/archive/2015/05/12/restore-deleted-sites.aspx