Идентификаторы документов в SharePoint Server 2010

Исходная статья опубликована в четверг, 13 октября 2011 г.

Общие сведения об идентификаторах документов

Распространенная проблема управления контентом заключается в том, что при переносе документов в другое расположение перестают работать ссылки. Другая проблема — (не)возможность найти контент после его отправки в репозиторий. Именно за устранение подобных проблем и отвечает функция "Идентификатора документа". Идентификатор документа — это функция уровня семейства веб-сайтов, которая при активации добавляет столбцы во все типы контента документов. Всякий раз, когда элемент создается или отправляется и получает тип контента, наследуемый от документа, он будет получать и идентификатор документа. Тип контента наборов документов представляет собой особый случай типа, не являющегося документом, который тоже получает идентификатор документа.

Совет. Может потребоваться задействовать эту функцию в семействах веб-сайтов, уже содержащих большой объем документов. Поскольку такое событие активирует распространение обновления в типе контента на весь тип контента "Документ", этот процесс может занять немало времени. В результате активация идентификаторов документов выполняется с помощью задания таймера, которое по умолчанию запускается по ночам. Если же потребуется активировать функцию "Идентификатор документа" немедленно, запустите задание включения или отключения идентификаторов документов в центре администрирования. Это отдельное задание таймера, которое назначает идентификаторы существующим документам.

Параметры идентификаторов документов

Идентификаторы документов состоят из двух частей, префикса (который по умолчанию произвольно создается для семейства веб-сайтов) и двух наборов цифр. Типичный идентификатор документа выглядит следующим образом: J2W3DN6QF6XW-2-10. Первый номер — это идентификатор списка, в котором этот документ был создан изначально, а второй номер — это идентификатор элемента в этом списке. Префикс может быть задан на уровне отдельных семейств веб-сайтов, и его легко изменить на странице параметров идентификаторов документов.

Страницу параметров идентификаторов документов можно вызвать из параметров сайта в корне семейства веб-сайтов; она будет находиться в категории администрирования семейства веб-сайтов. На странице параметров идентификаторов документов можно указать, назначаются ли идентификаторы документов, а также задать префикс. По умолчанию префикс создается произвольно, что гарантирует уникальность идентификаторов документов в рамках всей фермы. Это поведение можно изменить и задать более понятный префикс, например, аббревиатуру. При изменении префикса можно установить флажок для сброса всех идентификаторов документов. При сбросе идентификаторов существующих документов будет прервана ожидаемая функциональность идентификаторов документов (они больше не будут работать, поскольку не будут найдены документы с прежними идентификаторами). Сброс идентификаторов документов должен выполняться только в ближайшее время после их назначения (до того, как пользователи начнут их применять). На странице параметров также можно указать область поиска (по умолчанию это область "Все сайты") для поиска идентификаторов документов в других семействах веб-сайтов.

Столбец идентификаторов документов (связанных с документами)  

В представлениях списков и при просмотре свойств документов может отображаться столбец идентификаторов документов. Он представляет собой URL-адрес в формате, подобном "https://site/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-40". При щелчке этого URL-адреса будет выполнен поиск документа с помощью функции поиска. Это позволяет URL-адресу оставаться рабочим даже после перемещения документа в другое расположение.

Указывающий URL-адрес для отправки идентификатора документа 

В центре администрирования можно настроить расположения для отправки, которые позволяют передавать контент на другой сайт, и организатор контента будет автоматически маршрутизировать документ в место назначения. В таком случае возвращается уточняющий URL-адрес идентификатора документа (если в месте назначения включена функция "Идентификатор документа"), в конце которого имеется указывающий HintURL, что позволит пользователям сразу же найти документ, даже если функция поиска еще его не проиндексировала. Вот пример ссылки на указывающий HintURL:

https://sites/_layouts/DocIdRedir.aspx?ID=J2W3DN6QF6XW-2-96&hintUrl=DropOffLibrary/A1.docx

Идентификаторы документов в документах

Одна из ситуаций, в которой можно использовать идентификатор документа, состоит в отслеживании электронной и печатной версий документа. Например, можно напечатать документ и раздать его людям, но при этом у них не будет возможности найти электронную версию, чтобы узнать, были ли внесены в нее какие-либо изменения. И тут можно воспользоваться экспресс-блоком в Word и вставить идентификатор в документ.

Можно даже создать шаблон, чтобы при создании пользователем нового экземпляра типа контента он получал идентификатор документа прямо в заголовке или на странице документа. Для этого отправьте документ в SharePoint, где он получит идентификатор. Затем загрузите этот документ, настройте шаблон по своему желанию для соответствующего типа контента и с помощью экспресс-блоков с ленты вставки в Word вставьте свойство "Значение идентификатора документа". Затем сохраните файл как шаблон Word (DOTX-файл) и создайте свой тип контента. В дополнительных параметрах для типа контента отправьте этот шаблон. Теперь, когда пользователи с помощью раскрывающегося списка "Новый документ" будут создавать новые элементы с вашим типом контента, этим элементам уже будет присвоено значение идентификатора документа, внедренное в виде экспресс-блока.

Веб-часть поиска по идентификатору документа

Веб-часть поиска по идентификатору документа может использоваться в том случае, когда пользователи могут указать идентификатор искомого документа. Эта веб-часть расположена в категории веб-частей "Поиск". Веб-часть идентификаторов документов можно применять вместе с идентификаторами документов, которые печатаются на физических документах для удобства пользователей.

Конечно, пользователи могут и просто скопировать идентификатор документа в обычное поле поиска, чтобы найти документ. DocID является управляемым свойством, поэтому можно использовать для поиска синтаксис docid:значение_ИД_документа, например docid:J2W3DN6QF6XW-2-96.

Идентификаторы документов — это новая функция в SharePoint Server 2010, облегчающая поиск документов после их переноса в другие расположения. Когда документы копируются, им назначается новый идентификатор, а когда документы перемещаются или вырезаются и вставляются, то у них сохраняются прежние идентификаторы. Идентификаторы документов также можно использовать для отслеживания электронных версий физических документов.

 

Квентин Кристенсен (Quentin Christensen),

руководитель программы отдела управления документами и записями

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по ссылке Document ID in SharePoint Server 2010