Социальный спектр

Оригинал статьи опубликован в среду, 1 августа 2012 года

Крис Слемп является старшим менеджером для решений Microsoft IT, и уже 3 года занимается внутренними социальными бизнес-решениями Microsoft.

Я не люблю рождественские открытки. Не поймите меня неправильно, я совсем не похож на Скруджа. Но написание, а в некоторых случаях и чтение этих традиционных фраз, завершающих год, которые потом отправляют по почте, - это самая худшая часть праздника. Эти фразы в основном представляют собой хвастовство о сверхуспевающих детях вместо того, чтобы просто служить хорошим поводом снова наладить отношения. Мне не нравится это потому, что средство не оправдывает цели. Я предпочитаю оставаться на связи в течение всего года на Facebook, оставлять сообщения в блогах или взаимодействовать посредством электронной почты. Разумеется, я звоню моей бабушке (хотя и не так часто, как следовало бы), и стараюсь для звонков выбирать не праздничные дни, чтобы по голосу можно было действительно понять, как у нее дела.

А теперь вторая история, после которой я обещаю, что начну писать по делу. В моем городке живет парень, очень приятный и милый человек, но он не знает, как правильно заканчивать разговор. Несмотря на то, что у него есть мой ​​адрес электронной почты и мы друзья на Facebook, он настоятельно звонит мне по любому вопросу, разбирая в течение 10 минут то, что должно занять 60 секунд. Теперь я знаю, когда он звонит по определителю номера абонента. Мы все знаем ТАКИХ парней.

Используйте правильный инструмент

Что общего во всех этих историях? Они об использовании правильных инструментов для работы. Коммуникации могут быть наиболее важным видом деятельности в карьере, и быть эффективным и действенным в этом отношении - это то же, что и быть посредственностью и иметь дикий успех. В новой версии SharePoint представлено больше инструментов для добавления к электронной почте и IM, создавая возможности изменения наших привычек совместной работы, а также более прозрачного и эффективного способа работы.
Разумеется, я говорю о ленте новостей. В новом SharePoint есть два их варианта: общественная лента и внутренняя лента. У нас также есть новый шаблон страницы сообщества. При наличии такого числа вариантов, наши сотрудники иногда задаются вопросом, какой же из них использовать. Будем надеяться, что уроки, которые мы получили в Microsoft, помогут и вашей компании.

Что случилось с электронной почтой?

Прежде всего, Вам часто приходится отвечать на вопрос: "Почему я должен использовать все эти новомодные вещицы?" Электронная почта является наиболее распространенным инструментом для взаимодействия с целевыми группами, но это не совсем то, в чем мы действительно заинтересованы. Вот неполный список преимуществ коммуникации за пределами электронной почты:

• Поиск предыдущих разговоров без попыток найти, включить и архивировать "правильный" список адресатов в Outlook.
• Более широкая и разнообразная аудитория, чем та, которую вы сможете найти посредством электронной почты, поскольку сообщения могут потенциально видеть большее число людей.
• Входящая почта должна касаться результатов работы вашей команды, а не свободных тем для беседы.
• Функционирование в офисе означает не только быть полезным, но и считаться полезным. Сообщения в ленте новостей и на веб-форумах по своей природе более заметны, чем электронная почта.

Каким образом рассматривать ленты новостей и сообщества

Далее, мы подробно разберем каждый инструмент и выясним предназначение каждого из них. Давайте начнем с разницы между режимом просмотра ленты новостей по умолчанию в SharePoint и режимом просмотра для всех. Они оба ценны, но просмотр по умолчанию похож на ухоженный сад, в котором распускаются те сообщения и беседы, в которых вы заинтересованы потому, что вы "посеяли семена", следя за информацией интересных для вас людей, страниц, документов и тегов. Режим просмотра для всех больше напоминает дикий лес: органический и непредсказуемый, наполненный сообщения от всех тех, кто хочет поделиться мнением с широкой общественностью. Но некоторые неожиданные разговоры и люди там, могут оказаться такими же бесценными, как живописный вид на дикую природу, который вы видите, когда сворачиваете с пешей тропы.

Сайты сообществ, с другой стороны, - это краудсорсинг: использование большой группы людей, которые разделяют общие интересы, чтобы ответить на вопросы друг друга и открыть все скрытые знания, или просто место для общения, где вас интересует что-то большее, чем просто разговор.

Сравнение пользовательских функций

Приведенная ниже таблица, поможет разобраться в сильных сторонах каждого инструмента с точки зрения тех, кто их использует. Нужно ли будет вам каждый раз во время общения пользоваться этой таблицей? Конечно, нет, не больше, чем вы делаете это сейчас, при принятии решений при отправке сообщений по электронной почте, IM или разговоре по телефону. Через некоторое время это будет происходить само собой.

Обратите внимание, что эти инструменты расположены в виде "спектра", который абсолютно прозрачен с левой стороны и не прозрачен с правой. Это также является спектром социальных норм для времени отклика, который с левой стороны не происходит никогда, а с правой - почти мгновенно (отсюда и название). Мы считаем, что эти два фактора, объем аудитории и своевременность отклика, действительно полезны для людей, чтобы разместить их в контексте инструментов, которые они уже понимают: электронной почты и IM.
Некоторые из читателей могут спросить: "Тогда почему электронная почта находится с правой стороны? Я признаю, что это очень личный аспект взаимодействия, но на многие мои электронных письма я никогда не получал ответ!" К сожалению, ДА! Все это потому, что в раньше все средства коммуникации, которые на самом деле связаны с другими инструментами, были привязаны к электронной почте. Важные электронные письма, на которые действительно необходимо ответить, теряются в море ответов в стиле "Я тоже" и болтовни об увлекательной, но отвлекающей внимание статье на TechCrunch. Я просчитал количество электронных писем, которое обрабатывал с 8 до 15 часов, при этом мне необходимо поддерживать и отвечать только на 14% из этих 200 писем. Представьте, если бы другие 86% были вместо этого в моей ленте новостей... Я бы потратил гораздо меньше времени на удаление ненужной почты.

Сравнение бизнес-сценариев

В следующей таблице основное внимание уделяется тем аспектам, которые больше всего заботят владельцев бизнесов: насколько просто будет найти "наилучший" контент, насколько широки возможности интеграции этих средств для других задач или заблокирования их в случае конфиденциальных разговоров.

Наличие больше числа инструментов в панели инструментов совместной работы - это очень важный аспект. А знание того, какой инструмент следует использовать для конкретного сценария - это еще важней. Я лишь надеюсь, что данная статья в блоге поможет навсегда избавиться от одной вещи: "Ответить всем" с одной строкой в теле письма "Я тоже".

А теперь, прошу вашего прощения, мне нужно пойти позвонить своей бабушке ...  

Фотографии с Flickr: DavidK и SteveD

Это локализованная статья в блоге. Оригинал статьи: The Social Spectrum