Значения метаданных по умолчанию в SharePoint Server 2010

Исходная статья опубликована в четверг, 13 октября 2011 г.

SharePoint Server 2010 содержит новые функции, например, управляемые метаданные и навигация метаданных, которые делают метаданные еще более важными. Однако получение метаданных в документах представляет большую проблему для многих проектов SharePoint. Важно согласовать метаданные и нагрузку на пользователей. По мере роста числа столбцов метаданных, которые необходимо заполнять, становится менее вероятным, что пользователи будут заполнять метаданные, ведь чтобы пойти и посмотреть, какие столбцы в действительности применяются, придется выполнить так много дополнительной работы. Если используется большое количество обязательных столбцов, то принятие новой технологии пользователями будет медленным, поскольку это слишком усложняет отправку контента. В очень открытом сценарии, подразумевающем совместную работу, это может быть вредно. При этом по мере роста значения контента и усилий по созданию этого контента становится более вероятным, что пользователи будут тратить время на заполнение соответствующих полей, особенно если эта операция не требуется часто.

Для любого проекта SharePoint следует внимательно изучить, какие метаданные будут нужны для выполнения необходимых операций и для поиска контента пользователями. Оцените, сколько времени потребуется пользователям для заполнения метаданных, и оцените влияние пользователей. Если необходимо множество метаданных, но пользователи не принимают систему, поскольку затраты на создание контента очень высоки, будет трудно получить успешную реализацию.

Значения метаданных по умолчанию помогают решить эту проблему, поскольку можно автоматически заполнять метаданные за пользователей. Если конкретное поле будет иметь одно и то же значение как минимум 50% времени, то следует задать метаданные по умолчанию, чтобы пользователи могли быстрее заполнять формы. Значения метаданных по умолчанию можно задавать для каждого столбца на уровне сайта, списка или папки. Значения метаданных по умолчанию наследуются друг от друга, а дочерние значения по умолчанию переопределяются. Например, если значение по умолчанию установлено на уровне папки, и существуют значения по умолчанию для списка и столбца сайта, то будет применяться значение по умолчанию для папки. Если есть значения по умолчанию для столбца и списка, но отсутствуют значения по умолчанию для папки, то при добавлении в эту папку элемента он получит значение по умолчанию для списка. При создании или отправке нового элемента пользователем значения метаданных по умолчанию будут применяться и отображаться в форме изменения свойств. Пользователь может изменить свойство по мере необходимости. Благодаря предварительному планированию и установке значений метаданных по умолчанию будет гораздо проще оценить, какие значения метаданных по умолчанию должны быть, и как их можно использовать для облегчения получения метаданных, примененных к элементам.

Значения метаданных по умолчанию поддерживают следующие типы столбцов:

· однострочный текст;

· выбор;

· числовой;

· денежный;

· дата и время;

· да/нет;

· управляемые метаданные.

Установка значений метаданных по умолчанию при изменении столбцов

При создании или изменении столбца на уровне сайта или списка можно использовать специальное поле для установки значения по умолчанию. Значения по умолчанию можно задавать на уровне сайта, а затем переопределять их на уровне списка.

Установка значений по умолчанию с помощью элемента управления "Дерево"  

Для установки значений по умолчанию для библиотеки и для папки в библиотеках можно использовать элемент управления "Дерево". Для этого перейдите в параметры библиотеки и щелкните ссылку “Параметры значений по умолчанию для столбцов”. Появится элемент управления "Дерево", с помощью которого можно перемещаться по папкам в библиотеке. Значения по умолчанию можно устанавливать как в корне библиотеки, так и для каждой отдельной папки. Папки будут наследовать значения по умолчанию, пока для конкретной дочерней папки не будет задано конкретное значение по умолчанию.

Значения метаданных по умолчанию — это отличный способ, облегчающий размещение метаданных в столбцах. Этот способ можно даже использовать для применения значений по умолчанию к скрытым столбцам, так что пользователи не смогут изменять поле, но смогут использовать метаданные для навигации и извлечения контента.

 

Квентин Кристенсен (Quentin Christensen),

руководитель программы отдела управления документами и записями

Это локализованная запись блога. Исходная статья находится по ссылке Metadata Defaults in SharePoint Server 2010