SharePoint Server 2010의 메타데이터 기본값
최초 문서 게시일: 2011년 10월 13일 목요일
SharePoint Server 2010에서는 관리되는 메타데이터 및 메타데이터를 더욱 효율적으로 활용할 수 있도록 하는 메타데이터 탐색과 같은 새로운 기능이 제공됩니다. 그러나 대부분의 SharePoint 프로젝트에서는 메타데이터를 문서로 가져오는 과정에서 문제가 발생할 수 있습니다. 따라서 메타데이터를 사용하는 경우의 이점과 사용자의 작업 부담 간 균형을 고려해야 합니다. 즉, 내용을 입력해야 하는 메타데이터 열의 수가 늘어날수록 사용자가 메타데이터를 입력할 가능성은 낮아집니다. 열을 일일이 확인하여 실제로 해당하는 열을 확인해야 하는 추가 작업이 발생하기 때문입니다. 필수 열을 많이 사용하는 경우에는 콘텐츠를 업로드하기가 번거로워 사용자가 열을 적용하는 속도가 느려질 수 있습니다. 매우 개방적이며 공동 작업을 많이 수행하는 환경에서는 이러한 문제로 인해 좋지 않은 결과가 발생할 수도 있습니다. 그러나 콘텐츠의 가치가 높아지고 해당 콘텐츠를 만드는 작업이 늘어날수록 사용자가 시간을 들여서 해당하는 필드에 내용을 입력할 가능성은 높아집니다(특히 해당 작업을 자주 수행하지 않아도 되는 경우).
SharePoint 프로젝트의 경우에는 필수 작업을 수행하고 사용자가 콘텐츠를 찾도록 하는 데 필요한 메타데이터를 신중하게 고려해야 합니다. 사용자가 해당 메타데이터를 입력하는 데 걸리는 시간과 사용자에 대한 영향을 평가하십시오. 필요한 메타데이터는 많은데 콘텐츠 작성에 대한 부담이 커서 최종 사용자가 해당 시스템을 도입하지 않는 경우에는 성공적인 구현이 어려워집니다.
메타데이터 기본값을 사용하면 사용자를 위해 메타데이터를 자동으로 입력할 수 있으므로 이 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다. 특정 필드의 값이 전체의 절반 이상 일치하는 경우에는 사용자가 양식에 내용을 보다 빠르게 입력할 수 있도록 메타데이터 기본값을 지정해야 합니다. 사이트 수준, 목록 수준 및 폴더 수준에서 각 열에 대해 메타데이터 기본값을 지정할 수 있습니다. 메타데이터 기본값은 서로의 값을 상속하며 하위 기본값은 항상 재정의됩니다. 예를 들어 목록 및 사이트 열에 대한 기본값이 있는 상태에서 폴더에 대해 기본값을 설정하면 폴더에 대한 기본값이 적용됩니다. 또한 열과 목록에 대한 기본값은 있는데 폴더에 대한 기본값은 없는 경우 해당 폴더에 항목을 추가하면 목록 기본값이 적용됩니다. 사용자가 새 항목을 만들거나 업로드하면 메타데이터 기본값이 적용되며 속성 편집 양식에 표시됩니다. 그러면 사용자는 필요한 대로 속성을 변경할 수 있습니다. 메타데이터 기본값을 조기에 계획 및 설정하면 필요한 메타데이터 기본값을 쉽게 계산할 수 있으며 메타데이터 기본값을 사용하여 항목에 메타데이터를 적용하는 방법을 보다 쉽게 파악할 수 있습니다.
메타데이터 기본값은 다음의 열 유형에서 지원됩니다.
· 한 줄 텍스트
· 선택
· 숫자
· 통화
· 날짜 및 시간
· 예/아니요
· 관리되는 메타데이터
열을 편집할 때 메타데이터 기본값 설정
사이트 또는 목록 수준에서 열을 만들거나 편집할 때는 기본값을 지정할 수 있는 필드가 있습니다. 사이트 수준에서 기본값을 지정한 후에 목록 수준에서 기본값을 재정의할 수 있습니다.
트리 컨트롤을 사용하여 메타데이터 기본값 설정
라이브러리에서는 트리 컨트롤을 사용하여 라이브러리 및 폴더에 대해 메타데이터 기본값을 설정할 수 있습니다. 이렇게 하려면 라이브러리 설정으로 이동하여 "열 기본값 설정" 링크를 클릭합니다. 그러면 라이브러리의 폴더를 탐색하는 데 사용할 수 있는 트리 컨트롤이 표시됩니다. 라이브러리 루트에서, 그리고 개별 폴더에 대해 기본값을 설정할 수 있습니다. 하위 폴더에 대해 특정 기본값을 지정하는 경우가 아니면 폴더는 기본값을 상속합니다.
메타데이터 기본값을 사용하면 열에 메타데이터를 쉽게 배치할 수 있습니다. 또한 사용자가 필드를 편집할 수는 없지만 메타데이터를 사용하여 콘텐츠를 탐색 및 검색하도록 숨겨진 열에 기본값을 적용할 수도 있습니다.
Quentin Christensen
프로그램 관리자(문서 및 레코드 관리)
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