문서 집합 소개

최초 문서 게시일: 2011년 10월 19일 수요일

안녕하세요 Quentin입니다. 이번 게시물에서는 다중 문서 기반 작업 제품을 구성하는 데 있어 아키텍처 구성 요소로 사용되는 유용한 새 콘텐츠 형식을 소개하겠습니다. 문서 집합은 문서와 사이트의 중간 개념이라고 할 수 있습니다. 관련 문서 그룹에 대해 공동 작업을 수행하되 완전히 새로운 문서 라이브러리나 사이트는 필요하지 않은 경우 문서 집합을 사용할 수 있습니다. 문서 집합은 사용자가 관련 문서 그룹에 대해 작업을 할 수 있는 공동 작업 공간을 제공합니다. SharePoint 2010 릴리스부터는 Microsoft 내부에서뿐 아니라 일부 고객사에서도 다양한 시나리오에 문서 집합이 사용되고 있습니다. 리서치 프로젝트, 소프트웨어 개발 사양, 정보 관리 저장소, 유용성 연구 등을 이러한 시나리오의 예로 들 수 있습니다.

문서 집합은 폴더와 비슷하지만 문서 집합에 액세스할 때는 사용자 지정 가능한 웹 파트 페이지가 표시됩니다. 문서 집합으로 업로드하는 문서 집합은 문서 라이브러리 보기와 같이 작동하는 웹 파트에 표시됩니다. 다양한 문서 집합 기능을 통해 관련 문서 프로젝트 작업을 보다 빠르고 쉽게 수행할 수 있습니다. 여기에는 다음과 같은 기능이 포함됩니다.

• 공유 메타데이터를 통해 문서 집합 내의 모든 항목에 동일한 메타데이터를 적용할 수 있습니다.
• 문서 집합을 만들 때 기본 문서를 자동으로 프로비전할 수 있습니다.
• 시작 페이지라는 웹 파트 페이지에 문서 집합의 내용이 표시되며, 문서 이외의 정보도 표시되도록 이 페이지를 사용자 지정할 수 있습니다.

문서 집합은 관리되지 않는 항목을 관리하고 문서 작성 및 관리 과정에서 공동 작업 기능과 메타데이터를 활용할 수 있도록 하여 전체적인 문서 관리 비전을 실현하는 데 도움을 줍니다. 문서 집합을 사용하면 콘텐츠를 구성하고 찾을 수 있으며 문서를 쉽게 그룹화하고 관계를 지정할 수 있습니다. 문서 집합에서는 문서 집합 자체와 집합 내 문서의 메타데이터에 열을 사용하는 경우가 많습니다. 공유 열을 사용하면 집합 내의 모든 문서에 문서 집합 메타데이터를 저장할 수 있으며 문서 집합 시작 페이지에 문서 집합 속성을 표시할 수 있습니다. 또한 문서 집합을 통해 관련 문서 그룹에 대한 작업을 더욱 쉽고 빠르게 수행할 수 있으므로 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.

문서 집합은 Microsoft 내부에서 사용되는 시나리오와 고객이 사용하는 시나리오를 기반으로 하여 작성되었습니다. 예를 들어 Office 팀에서는 제품 요소를 구성하여 기능으로 작성하며, 각 기능에는 해당 작업 팀이 있습니다. 이러한 기능에는 사양, 개발 계획 및 테스트 계획이 있습니다. 문서 집합을 사용하면 특정 기능에 대해 필요한 문서를 보다 쉽게 만들고 문서 모음을 관리할 수 있습니다.

프레젠테이션, 스프레드시트, 판매 계약서 등이 필요한 판매 제안서와 같은 유사한 시나리오를 사용하는 고객도 있습니다. 이 경우 각 항목을 개별적으로 관리하면 메타데이터를 공유하고 다수의 항목 모음에 대해 워크플로를 수행하기가 어려울 수 있습니다. 파트너와 고객이 문서 집합을 사용하고 특정 수직 시나리오용으로 문서 집합을 사용자 지정해 사례 및 리서치 프로젝트 관리와 같은 중요한 프로세스를 지원할 수 있습니다.

지금까지 문서 집합의 용도에 대해 간략하게 설명했습니다. 다음으로는 문서 집합의 주요 기능에 대해 간단하게 살펴보겠습니다.

시작 페이지

문서 집합은 일반적인 폴더 보기가 아니며, 사용자 지정 가능한 시작 페이지를 포함합니다. 기본적으로 이 페이지에는 문서 집합 속성 웹 파트가 있습니다. 콘텐츠 형식의 문서 집합 설정 페이지에서 이 웹 파트에 표시할 문서 집합 열을 지정할 수 있습니다. 또한 문서 집합에 추가된 문서가 표시되는 문서 집합 콘텐츠 웹 파트도 있습니다.

위 그림에는 문서 몇 개가 포함된 사용자 지정되지 않은 문서 집합 시작 페이지가 나와 있습니다.

위 그림에는 이미지를 변경하고 메모 게시판을 추가하여 사용자 지정한 시작 페이지의 예가 나와 있습니다. 목록에서 특정 콘텐츠 형식의 모든 문서 집합이 시작 페이지를 공유하므로 변경 내용은 모든 인스턴스에 반영됩니다. 이처럼 업데이트를 기존 문서 집합에서도 즉시 사용할 수 있기 때문에 시작 페이지를 빠르고 쉽게 변경할 수 있습니다.

허용되는 콘텐츠 형식

문서 집합에 사용할 수 있는 콘텐츠 형식을 선택할 수 있습니다. 이를 통해 문서 집합 내에서 사용 가능한 콘텐츠의 형식을 제어할 수 있습니다. 

기본 콘텐츠

새 문서 집합을 만들 때 문서가 자동으로 작성되도록 지정할 수 있습니다. 기본 문서를 지정하면 사용자들이 문서 집합에 대해 사용하는 서식 파일을 제어할 수 있으며, 그러면 작업을 시작하기 위해 서식 파일을 찾고 업로드하는 시간이 절약됩니다. 물론 사용자는 원하는 문서를 문서 집합에 업로드할 수도 있습니다.

공유 열

문서 집합 내의 모든 문서에서 문서 집합 열을 공유할 수 있습니다. 따라서 문서 집합의 속성을 편집하는 방법으로만 값을 변경할 수 있도록 열을 읽기 전용으로 지정할 수 있습니다. 이렇게 하는 경우 사용자가 한 곳에서만 메타데이터를 업데이트하면 문서 집합 내의 모든 문서에서 메타데이터가 업데이트되므로 사용자 작업 시간이 절약되며 메타데이터의 일관성도 유지할 수 있습니다. 즉, 공유 열을 통해 모든 문서에 특정 메타데이터가 포함되도록 할 수 있습니다.

보내기

중앙 관리에서 지정한 보내기 위치를 문서 집합에서 사용할 수 있으므로 구성된 콘텐츠 구성 도우미로 문서 집합을 보낼 수 있습니다. 워크플로 작업을 통해 문서 집합을 콘텐츠 구성 도우미로 보낼 수도 있습니다. 콘텐츠 구성 도우미는 메타데이터를 기반으로 콘텐츠를 폴더, 라이브러리 또는 기타 사이트로 이동하는 데 사용할 수 있는 새로운 SharePoint 2010 기능입니다.

사용자 지정 가능한 리본 메뉴

SharePoint 2010의 가장 중요한 개선 사항 중 하나는 Office 클라이언트 응용 프로그램에서 사용되는 리본 메뉴 인터페이스와 비슷한 인터페이스가 적용되었다는 것입니다. 문서 집합에는 자체 리본 메뉴가 있으므로 버전 보내기, 삭제, 캡처 등의 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다. 이러한 리본 메뉴를 사용자 지정하여 명령을 새로 추가할 수도 있습니다.

버전

문서 집합에는 체크 인된 문서 버전 스냅숏과 문서 집합의 속성을 캡처하는 데 사용되는 고유한 버전이 있습니다.

워크플로

문서 집합은 문서 모음에 대한 워크플로를 지원합니다. 버전 캡처, 승인 프로세스 시작 등 문서 집합과 관련된 다양한 워크플로 작업을 SharePoint Designer에서 사용할 수 있습니다.

요약

문서 집합을 사용하면 프로젝트 기반 작업을 위해 관련 문서를 효율적으로 구성할 수 있습니다. 문서 집합에서 제공되는 사용자 지정 가능한 공동 작업 환경을 통해 다중 문서 작업 제품의 요구를 충족할 수 있습니다. 또한 문서 집합은 리서치 문서, 판매 제안서, 제품 사양 등의 개념을 제시하는 데 사용할 수 있는 중앙 정보 아키텍처 구성 요소이기도 합니다. 문서 집합을 사용하면 서식 파일을 자동으로 프로비전하고, 문서 그룹에 대해 공동 작업을 수행하고, 메타데이터 속성 같은 문서에 대한 정보를 공유할 수 있습니다.

ECM 블로그 RSS 피드를 구독하고 이 블로그의 내용을 계속해서 확인해 주십시오. 향후 문서 집합에 대한 다수의 블로그 게시물을 통해 사용자 지정 문서 집합 콘텐츠 형식을 작성하고 시작 페이지를 사용자 지정하는 방법에 대해 다룰 예정입니다.

 

Quentin Christensen

프로그램 관리자(문서 및 레코드 관리)

이 문서는 번역된 블로그 게시물입니다. 원본 문서는 Introducing Document Sets를 참조하십시오.

Comments

• Anonymous
  November 22, 2011
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