作業を追跡する

原文の記事の投稿日: 2012 年 7 月 26 日 (木曜日)

作業管理アプリ チームのプログラム マネージャーの Eilene Hao Klaka です。

最近では、取り組むプロジェクトのほぼすべてが共同作業です。たとえば、飲食店経営者は、新しいメニューを作成して宣伝するためにスタッフや広報担当者と協力します。ウェディング プランナーは、素晴らしい結婚式を実現するために生花店や会場コーディネーターと協力します。そのためには、タスクを調整したり、状態を簡単に伝達できたり、愛用のツールを使いながらチーム内で情報を同期したりする必要があります。

 

次期バージョンの SharePoint では、チーム全体をまとめたり各メンバーが複数のプロジェクトにおける自分の作業を把握できるようにしたりするための、直感的な新しいエクスペリエンスが実現されています。この中核となる 2 つの要素が、チーム サイトの新しいタスク管理機能と、[ニュースフィード] (Newsfeed) ハブの [マイ タスク] (My Tasks) です。以下でご説明しましょう。

 

チームとしてプロジェクトに取り組む

次期バージョンの SharePoint では、整理、タスクの計画と追跡、期限の伝達をすべて、ドキュメントやメモの格納先と同じ場所で実行できるように、タスク管理機能を追加してチーム サイトを強化することができます。新しいサイトのメイン ページで、 [期限の設定] (Working on a deadline?) タイルをクリックします。

 

これにより、作業に役立ついくつかのツールが使用可能になります。

• アクション、タスク、期限をキャプチャするためのタスク リスト
• 重要な日付と会議を追跡するための予定表
• チームに最新情報を提供し続けるためのプロジェクト サマリー

タスク リストで作業と期限を調整する

新しいタスク リストでは、チームのタスクを速やかに作成、編集できます。タスク リストの開始ビューは、通話中にリーガル パッドに書き留めるような情報 (タスク、期日、タスクを割り当てられるメンバー) をキャプチャできるように最適化されています。[このリストを編集] をクリックすると、Excel と同様にインライン編集できるグリッドが表示されます。状況が変わったり新しい進展があったりしてプロジェクトの調整が必要になった場合に対処できるように、このモードではさらに柔軟にタスクを整理することもできます。たとえば、タスクをドラッグ アンド ドロップして並べ替えることや、タスクにインデントを設定して階層を作成することができます。他の 2 つのタスクの間に実行する必要があるタスクを追加し忘れた場合は、[挿入] をクリックしてその間に直接追加するだけで済みます。

 

ページの上部に、最も重要なタスクとマイルストーンを視覚的に表現する対話型のタイムラインが表示されます。これにより、プロジェクトに携わっている全員が、自分の作業が他のタスクのコンテキストにどのように適合しているかを把握できます。リボンまたはタスクのコールアウトを使用してボタンをクリックすることで、日付指定のあるタスクをタイムラインに追加できます。

 

タスク リストでは、チームが完了する必要がある作業の整理と進行状況の確認を簡単に行うことができます。

 

プロジェクトの状態を一目で伝達する

タスク リストは、プロジェクトを推進している担当者には便利ですが、サイトにアクセスするその他全員 (チーム メンバー、関係者) は、プロジェクトの状態を一目で把握できる必要があります。このために、サイトのホーム ページにプロジェクト サマリーを用意しました。ここでは、プロジェクトの進行状況を簡単に伝達でき、次のマイルストーンと 2 つの表示モードが示されます。1 つ目はタイムライン (タスク リストから取得) で、関係者が進行状況の概要を確認できます。2 つ目は、今後のタスクの期限と予定表のイベントの一覧で、具体的な詳細が必要なメンバーが次の手順を把握できます。そのため、サイトにアクセスするとだれでも、進行状況と作業する必要があるタスクの概要を把握できます。Microsoft の社員は自社ツールを愛用しており、これをドッグフーディング (自社のドッグフードを試食する) と呼んでいます。私たちは、ホーム ページにプロジェクト サマリーがある多数の新しいサイトを Office 内に表示させて使用しています。フィードバックが非常に役立っています。このプロジェクト サマリーがサイトにあると外観が整理され、チーム内で情報を同期できるというフィードバックが寄せられています。

ニーズに合わせて拡張する

タスク リストはチームの作業の整理に役立ちますが、場合によっては、プロジェクトの範囲が広がってより高レベルの制御、構造、レポートが必要になることもあります。このような場合は、タスク リストを Microsoft Project 2013 で開くことができます。リボンの [Project で開く] をクリックし、優れたレポート機能を使用したりさらに高レベルの整理を行ったりして、プロジェクトのスケジュールと期限を追跡します。Project で保存すると、全員が共有する一覧に変更が直接同期されます。

 

自分の作業をすべて 1 か所で

一度に取り組むプロジェクトの数は、平均して 5 ～ 7 です。たとえば、ウェディング プランナーが複数のクライアントを担当しており、そのクライアントごとに SharePoint のタスク管理サイトで結婚式を計画するとします。この場合、彼女はこれらのプロジェクト以外に個人のタスクも追跡し、さらに複数の異なる場所から自分にタスクを割り当てます。

  

各サイトに個別にドリルダウンして自分の割り当てを確認するのではなく、[ニュースフィード] (Newsfeed) ハブの [マイ タスク] (My Tasks) という新機能を使用して、複数のプロジェクトにわたって自分が実行する必要がある作業をすべて 1 か所から一目で確認できるようになりました。

 

[マイ タスク] (My Tasks) では、SharePoint、Outlook、Project で自分に割り当てられているすべてのタスクを 1 つのエクスペリエンスに集約でき、個人のタスクと割り当てられたタスクの両方を同様に整理し、管理することができます。

 

目的はタスクを表示することだけでなく、1 か所でタスクに関するアクションを実行することにもあります。以下に、この機能が役立つ事例をいくつか示します。

 

タスクを整理し、タスクに関するアクションを実行する

[マイ タスク] (My Tasks) を表示するには、クイック起動の [ニュースフィード] (Newsfeed) ハブに移動して [タスク] (Tasks) をクリックします。初めて表示したときは、自分のすべてのタスクが読み込まれ、その取得元のコンテキストがわかるようにプロジェクト別に分類されて表示されます。

 

タスクを確認すると、実行する必要がある他の重要な作業を思い付くでしょう。[マイ タスク] (My Tasks) では、インライン追加コントロールでタスクをすばやく簡単にキャプチャできます。

 

タスクに優先順位を付けるには、タスクを上下にドラッグ アンド ドロップして並べ替えます。また、重要なタスクとしてマークを付けることで、最も重点を置くタスクを強調することもできます。このようにすると、そのタスクが次のセクションで説明する [重要なタスクと予定されているタスク] (Important and Upcoming) ビューに表示されるようになります。

 

タスクを完了するには、タスク リストと同様にチェック ボックスをオンにするだけで済みます。タスクが消えたのを確認したら完了です (タスクは [完了] ビューにまだあります)。また、タスクをインライン編集するか、タスク フォームを直接開くこともできます。その状態と更新にチームがすぐに気付くように、すべての変更がプロジェクト サイトに書き込まれます。

 

タスクの実行に役立てるために、コールアウトを開いて、関連情報が存在するプロジェクト サイトへのリンクなどの、より詳細なコンテキスト情報を取得することもできます。

[重要なタスクと予定されているタスク] (Important and Upcoming) を使用して次の作業内容を決定する

[マイ タスク] (My Tasks) には [重要なタスクと予定されているタスク] (Important and Upcoming) という特殊なビューがあり、依頼されているすべてのタスクから次のタスクを選択する際に役立ちます。このビューには個人用のタイムラインが表示され、数週間以内に期限を迎えるすべてのタスク、"重要" としてマークを付けたすべてのタスク、およびまもなく期限を迎える今後のタスクの一覧が視覚化されます。これはセルフクリーニング ビューであり、コンテンツが絶えず変更されてタスク リストが圧迫されないようになっています。重要なタスクが残っていると、徐々にこのビューで目立たなくなり、取りかかっていないがあまり重要ではなくなった古いタスクで一覧が埋まらないようになっています。

タスクをどこにでも持ち出せる

最後に、タスクを Outlook と同期できます。このタスクは Outlook または Outlook Web App だけでなく、携帯電話用の愛用の Outlook タスク アプリ (Windows Phone のカレンダー ハブや iOS のリマインダー アプリなど) にも表示されます。[マイ タスク] (My Tasks) のリボンの [Outlook に同期] をクリックしてオンにするだけで、タスクが定期的に同期されます。

 

以上は、次期バージョンの SharePoint で整理を行ったり愛用のツールを使いながらチーム内で情報を同期したりできるという利点の一端にすぎません。ぜひ使ってみてください。そして、生産性が向上したりプロジェクトが改善されたりしたかどうかをお知らせください。

 

 

 

 

 

これはローカライズされたブログ投稿です。原文の記事は、「Keep track of your work」をご覧ください。