Introduzione a SkyDrive Pro
Articolo originale pubblicato martedì 24 luglio 2012
Sono le 7 di giovedì. Oggi è un grande giorno per Molly, che sta per presentare un'importante proposta di marketing ai dirigenti per il nuovo gusto di gelato dell'azienda, Arc de Triple Chocolate Chunk. Mentre altri non sono riusciti a rispettare l'impegno, Molly ha lavorato instancabilmente per creare una presentazione che illustra come garantire il successo di questo capolavoro di gelato, come puntare al mercato da 10 miliardi di dollari del gelato da asporto e come verrà lanciato dal team questo nuovo, fantastico gusto entro la fine di luglio, che negli Stati Uniti è il mese nazionale del gelato. Molly ha raccolto una notevole quantità di informazioni da molte persone diverse e il risultato è straordinario. Nell'era del fare, Molly è la persona giusta a cui affidarsi, la star del marketing dei gelati, ed è diventata esperta nell'utilizzo di SkyDrive Pro.
Chi ha già familiarità con il servizio di archiviazione su cloud personale che offre SkyDrive non avrà problemi a utilizzare SkyDrive Pro, un servizio ottimizzato per il business e gestito dall'organizzazione. Si tratta di una risorsa centrale per la gestione dei documenti in cui trovare, archiviare e condividere i file importanti. E oggi SkyDrive Pro trasformerà Molly nella regina della produttività. Vediamo come siamo arrivati a questo punto.
Lunedì, ore 10.00: attività preliminari con i documenti
Il reparto di ricerca e sviluppo ha realizzato un nuovo gusto, per il quale il capo vuole una proposta di marketing entro la fine della settimana. È necessario raccogliere velocemente molte informazioni: un report sul cambiamento globale nelle preferenze di gusto dei gelati tra i bambini, un grafico con le vendite dei vari gusti suddivise per mese e una serie di etichette di gelati a confronto. Creare nuovi documenti in SkyDrive Pro è semplice. È possibile avviare un documento di Word, una cartella di lavoro di Excel, una presentazione di PowerPoint o un blocco appunti di OneNote direttamente dal browser oppure creare un documento in qualsiasi applicazione di Office e salvarlo direttamente in SkyDrive Pro.
È inoltre possibile archiviare in SkyDrivePro i disegni delle etichette, i PDF con le analisi di mercato e i report trimestrali sulle vendite salvandoli direttamente o trascinando i file in SkyDrive Pro in un Web browser.
Lunedì, ore 13.00: operazioni sui documenti
Dopo aver salvato i documenti in SkyDrive Pro, è possibile visualizzarne facilmente i dettagli e iniziare a utilizzarli. Facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla riga o clic sul pulsante del callout del documento, è possibile visualizzare rapidamente ulteriori informazioni ed eseguire azioni come l'apertura, la modifica o l'impostazione di proprietà. Con Office Web Apps, è possibile aprire un'anteprima interattiva dei documenti di Word, Excel e PowerPoint. È inoltre possibile verificare con quali utenti è condiviso il file e condividerlo con altri.
Martedì, ore 9.00: condivisione dei documenti con altri
Finora, i documenti avviati sono rimasti privati, ma è il momento di coinvolgere anche il team. È possibile condividere specifici documenti con determinati utenti. Armando del team di marketing può aggiungere il proprio contributo sull'importanza delle iniziative di marketing locali per il gelato, mentre Sara del team responsabile del marchio può fare la sua parte specificando perché il gelato cremoso di alta qualità è più apprezzato rispetto a quelli confezionati. Con la funzionalità di creazione condivisa (disponibile in Office 2010 e versioni successive e in Office Web Apps), tutti possono lavorare allo stesso documento senza doversi preoccupare delle copie obsolete o di combinare più file.
Martedì, ore 13.30: risoluzione di una crisi per perdita di dati
Quando viene aperto il report sull'etichettatura e la qualità del gelato, ci si accorge che mancano i dati cruciali sulla soddisfazione dei clienti in merito al contenuto di grassi del gelato. Apparentemente Andy, il nuovo tirocinante, ha involontariamente eliminato una diapositiva. Fortunatamente, SkyDrive Pro salva sempre automaticamente l'ultima versione del documento modificato, quindi è possibile tornare alla copia precedente. I dati vengono recuperati e Andy ha recepito il messaggio, senza causare danni.
Mercoledì, ore 11.00: ricerca delle informazioni importanti
Oltre ai propri documenti, SkyDrive Pro consente di individuare altre informazioni importanti in SharePoint visualizzando un elenco dei documenti seguiti. In questo caso, è ad esempio possibile consultare il report di Sameer sulle ultime tendenze del mercato o la presentazione di Kim su una proposta per il marchio. Tutti questi documenti si trovano nella pagina Documenti seguiti in SkyDrive Pro. SkyDrive Pro e SharePoint consentono sempre di trovare le informazioni appropriate quando è necessario.
Anche in Office 365 è disponibile un elenco di documenti recenti che consente di individuare rapidamente un'analisi di marketing iniziata il giorno precedente. Questo elenco viene visualizzato ogni volta che si accede a Office 365, utilizzando SkyDrive Pro nel browser e Office Apps nel computer desktop o dispositivo mobile.
Oggi, ore 7.30: accesso ai documenti da qualsiasi postazione
Per ottimizzare la produttività ed evitare di perdere tempo durante i trasferimenti da e verso l'ufficio, è possibile portare il lavoro con sé ovunque. È possibile sincronizzare SkyDrive Pro con il computer locale, in modo da lavorare a un'importante presentazione anche senza disporre di accesso a Internet.
La sincronizzazione dei file viene eseguita con la semplice pressione di un pulsante, in modo da completare il lavoro anche in metropolitana. La presentazione sarà quindi perfezionata e pronta prima ancora che i dirigenti abbiano il tempo di prendere il caffè.
Stasera, ore 19.00: accesso da dispositivo mobile per completare il lavoro e tornare a cena
Mentre è a cena per festeggiare l'ottimo lavoro svolto, Molly riceve un messaggio di posta elettronica dal capo che la informa che la presentazione è stata un successo, al punto tale che desidera mostrarla al CMO il giorno successivo e quindi ha bisogno di riceverla immediatamente. A questo punto Molly tira fuori il telefono e condivide il documento prima ancora che il cameriere abbia portato in tavola il pane. Il capo è soddisfatto e Molly può tornare alla sua cena. I file la seguono ovunque lei vada.
Domani: condivisione con l'organizzazione
Il report di marketing finalizzato è stato molto apprezzato dai dirigenti ed è ora necessario condividerlo con tutti gli altri dell'organizzazione. La presentazione viene quindi trascinata nella cartella "Condivisi con tutti". Ogni file inserito in questa cartella verrà reso automaticamente visibile e modificabile da tutti gli utenti dell'organizzazione. Non è necessario condividerli singolarmente con ogni persona. È possibile pubblicare il documento nel newsfeed o inviare il collegamento tramite posta elettronica.
Non è più necessario preoccuparsi per il numero eccessivo di allegati di posta elettronica o per i documenti obsoleti. I tentativi frenetici di tenere traccia dei documenti in uso e di apportare correzioni dell'ultimo minuto alle diapositive sono ormai un ricordo del passato. Oggi è possibile creare presentazioni dall'aspetto curato che dimostrano la propria abilità e la capacità di collaborazione sui documenti. Il capo sarà pienamente soddisfatto e chiederà consigli su come sia possibile raggiungere questi risultati.
Benvenuti nel mondo della collaborazione senza difficoltà al lavoro.
Benvenuti in SkyDrivePro.
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