Il nuovo sito del team

Articolo originale pubblicato giovedì 26 luglio 2012

Nathaniel Granor è Program Manager nel team di progettazione di SharePoint ed è specializzato nell'esperienza utente.

Un giorno spero di poter rinnovare la mia cucina. Il mio primo problema è che non ho una cucina, l'armadio in cui si trovano il frigo e un piano di cottura in miniatura del mio monolocale a Manhattan non conta. Allora, a beneficio di questo post, supponiamo che io viva in una bella casetta nella periferia di Seattle, dove appunto c'è una cucina che voglio rinnovare.

 

Adoro i progetti. Mi elettrizzano. Il mio cuore batte più rapidamente. Mi scappano delle risatine. Rinnovare una cucina è decisamente un progetto. Nel corso dei prossimi mesi accumulerò montagne di schizzi, note, dati di contatto, pianificazioni, contratti, cianografie e foto. Tutto questo materiale, però, non avrà alcuna utilità se rimane "parcheggiato" sulla mia scrivania. Devo condividerlo, parlarne con altre persone, farvi riferimento quando mi trovo nell'ufficio del terzista oppure quando parlo al telefono con la mamma.

 

Chiodo ti presento il signor martello. Questo è un lavoro per un sito del team di SharePoint.

 

OK, OK. Mi occupo della creazione di SharePoint, pertanto potrei avere la tendenza a credere che qualsiasi progetto sia un lavoro per un sito di SharePoint. Ma è proprio questa la flessibilità di SharePoint. Un sito del team è un luogo in cui gruppi di persone possono lavorare insieme. In questa versione di SharePoint ci siamo impegnati a fare in modo che sia uno strumento così utile e piacevole che avrete voglia di usarlo nelle situazioni più disparate. Lasciate che ve lo illustri.

 

Riquadro attività iniziale 

La prima volta che visitate un nuovo sito del team verrete accolti dai riquadri del Riquadro attività iniziale. I riquadri illustrano alcuni modi in cui potete personalizzare il sito per il vostro progetto.

La prima cosa che mi piace fare con un sito è cambiarne l'aspetto. Ho un sacco di progetti e conferire a ognuno un aspetto unico mi aiuta a distinguerli più facilmente. Ed è anche molto divertente. Il riquadro denominato "Quale stile si preferisce?" vi porta a una raccolta in cui potete dare un'occhiata a una serie di fantastici modelli per il sito.

 

Dopo aver scelto il modello preferito potete regolarne il layout, la tavolozza dei colori, i tipi di carattere e l'immagine di sfondo. Dopo una rapida anteprima, ecco fatto, il vostro tema di SharePoint personalizzato è applicato.

 

Torneremo dopo sugli altri riquadri. Un suggerimento professionale: quando avete terminato di preparare il vostro sito, fate clic su "Rimuovi" e i riquadri spariranno come per magia. Potete sempre riaggiungerli alla pagina in un secondo tempo, oppure visitare Riquadro attività iniziale nel menu delle impostazioni.

 

Una volta rimossi i riquadri, sulla pagina c'è spazio per inserire elementi in primo piano e in centro. Fate clic su "Modifica" nell'angolo superiore destro per aggiungere il contenuto. Potete aggiungere testo, collegamenti e immagini, oppure incorporare video, cartine e altri interessanti contenuti dal Web.

Documenti

Documento è sinonimo di file. Da numerose ricerche e montagne di dati sappiamo che i documenti sono il fulcro della maggior parte dei progetti. Ogni sito del team è dotato di una raccolta in cui archiviare documenti, e tale raccolta viene automaticamente condivisa con tutti gli utenti che hanno accesso al sito.

Abbiamo introdotto numerosi miglioramenti all'esperienza documenti nel nuovo SharePoint. Ecco qualche informazione:

• Provate a trascinare i file dal desktop o da Esplora risorse nella raccolta documenti.

• Fate clic sull'icona "…" accanto al titolo di un documento per visualizzare una rapida anteprima del documento insieme ad altre informazioni utili quali l'indirizzo del file e il nome dell'ultimo utente che ha modificato il file. Questo è il callout del documento. Troverete callout simili in tutto SharePoint.

• Quando state esaminando una raccolta documenti, cercate l'icona "Sincronizza" nell'angolo superiore destro della pagina. Premete questo pulsante per sincronizzare la raccolta con il vostro computer. Dopo aver sincronizzato la raccolta, potrete accedere a tutti i file ivi inclusi da Esplora risorse e Office, anche se non disponete di una connessione Internet.

Blocco appunti

E adesso facciamo una rapida digressione:  se non avete mai sentito parlare di Microsoft OneNote, me ne dispiaccio un po'. Se ne avete sentito parlare e avete visto la sua icona nella cartella di Microsoft Office, ma non l'avete mai aperto, bè, allora sono semplicemente deluso. È un'applicazione fantastica (e non lo dico solo perché lavoro qui!). OneNote è un blocco appunti digitale formato da sezioni e pagine. Vi potete scrivere, aggiungere immagini e video, incollare ritagli da siti Web o documenti. Se avete una penna digitale, OneNote è in grado di acquisire qualsiasi cosa tracciate/scrivete/disegnate a mano libera.

 

E avviene una magia quando inserite un blocco appunti in un sito di SharePoint. Il vostro blocco è ora disponibile sul cloud. Potete accedervi da qualsiasi computer o dispositivo mobile, usando un browser o un app OneNote nativa. Meglio ancora, potete condividerlo con altre persone. Vedrete le loro note mentre le scrivono e loro vedranno le vostre.

 

Poiché riteniamo che OneNote sia uno strumento fantastico, abbiamo incluso un blocco appunti condiviso in ogni sito del team. Chiunque ha accesso al vostro sito potrà usare il blocco appunti. Fate clic sul collegamento "Blocco appunti" in Avvio veloce (il menu di spostamento a sinistra) per aprire il blocco in OneNote Web App. Da qui potete aprire il blocco appunti del sito in OneNote sul vostro PC, computer Macintosh o dispositivo mobile e sarà disponibile offline e sarà sincronizzato automaticamente.

 

Newsfeed

La comunicazione è un componente fondamentale del lavorare insieme. Ci sono diversi strumenti di comunicazione, ognuno adatto a uno scopo specifico. Il newsfeed del sito è un modo semplice e rapido per avere conversazioni ad-hoc con le persone coinvolte nel progetto. Potete incorporare immagini, video e collegamenti, @citare persone specifiche e usare #hashtag.

Ho un sacco di progetti e ognuno ha un gruppo di persone specifico (e il proprio sito del team). L'hub Newsfeed di SharePoint mi offrirà una vista consolidata delle conversazioni in corso in ognuno dei miei progetti.

Per informazioni dettagliate sui newsfeed in SharePoint, date un'occhiata al post di Ben Wilde.

 

Altro

Ogni progetto è un mondo a parte. Per questo motivo il nuovo modello di sito del team che abbiamo creato è semplice. All'inizio ci sono solo pochi elementi nella barra di avvio veloce: Home, Blocco appunti, Newsfeed, Documenti. Abbiamo incluso questi elementi perché riteniamo che siano utili in qualsiasi caso. Ogni progetto ha bisogno di queste caratteristiche, ma se non le volete le potete tranquillamente rimuovere. Tutto il resto sono app che potete aggiungere quando ne avete bisogno.

Vi ricordate dei riquadri Riquadro attività iniziale? Diversi riquadri rappresentano app comuni che potete aggiungere al vostro sito:

• "Si sta lavorando a una scadenza?" consente di installare le app Attività e Calendario. Queste app vi aiutano a organizzare la pianificazione e a tenere traccia di chi si sta occupando delle diverse attività. Leggete il post di Eilene per ulteriori informazioni su queste caratteristiche.
• "Mantieni e-mail in contesto" consente di installare una nuovissima app chiamata "Cassetta postale del sito". Si tratta di una cassetta di posta in arrivo condivisa in Microsoft Exchange a cui possono accedere tutti i membri del vostro sito. Di nuovo, parleremo di ciò in un post successivo.
• "Aggiungi elenchi, raccolte e altre app" è un collegamento alla pagina "Aggiungi app", che elenca tutte le app disponibili per l'installazione nel sito, nonché collegamenti a SharePoint Store dove potete trovare tantissime altre app per svolgere il vostro lavoro.  

(Se avete familiarità con SharePoint, sarete un po' confusi dal termine "app". In SharePoint 2013 "app" si riferisce a una funzionalità che potete aggiungere a un sito. Elenchi e raccolte sono app, ma ci sono anche altri nuovi tipi di app, ad esempio l'app Cassetta postale del sito, che non è né un elenco né una raccolta).

Quando aggiungete nuove app al sito, queste saranno disponibili dalla pagina "Contenuto sito". Le cinque app installate più di recente verranno visualizzate anche sulla barra di avvio veloce sotto l'intestazione "Recenti". Potete modificare la barra di avvio veloce per organizzarla meglio e assicurarvi che gli elementi più importanti del sito siano disponibili. Ad esempio, dopo aver installato l'app Attività, modifico il menu di spostamento e trascino Attività in una posizione più elevata perché è importante.

Evoluzione continua

Con l'avanzare del progetto, il sito può essere adattato per soddisfare le vostre esigenze. Nel caso del rinnovo della mia cucina, a un certo momento condividerò il sito con il mio terzista affinché abbia accesso a tutte le informazioni del progetto e possa aggiungere i suoi aggiornamenti. In seguito condividerò alcuni documenti sul sito con altri terzisti (ma non consentirò loro l'accesso all'intero sito). Abbiamo semplificato drasticamente l'esperienza di condivisione di siti e documenti. Tenete d'occhio i prossimi post per un approfondimento su questo argomento.

Una volta iniziati i lavori alla mia cucina, aggiungerò una raccolta di immagini dove caricherò foto dei progressi dei lavori. E forse condividerò questa raccolta con amici e parenti.

Avrei ancora tante cose da dirvi sui siti e sulla nuova esperienza di SharePoint!  Date un'occhiata a Office 365 Preview per scoprire voi stessi quanto sia utile un sito del team di SharePoint.

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Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in The New Team Site