Criteri e conservazione in SharePoint Server 2010

Articolo originale pubblicato giovedì 13 ottobre 2011

In Microsoft Office SharePoint Server 2007 sono stati introdotti i criteri di gestione delle informazioni che consentono di controllare e definire la scadenza sulla base di singoli tipi di contenuto. Con SharePoint Server 2010 la flessibilità della conservazione è notevolmente migliorata. Sono ora disponibili varie azioni di conservazione che possono essere eseguite automaticamente ed è più semplice attivare flussi di lavoro personalizzati. La più importante tra le nuove caratteristiche è la possibilità di eseguire la conservazione basata sulla posizione (conservazione impostata per cartelle), che offre nuove opzioni per piani file gerarchici. Potete anche eseguire una conservazione in più fasi.

Configurazione dei criteri

Per accedere alla pagina delle impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni potete aprire la raccolta dei tipi di contenuto del sito, selezionare un tipo di contenuto e fare clic sul collegamento delle impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni. Nella pagina delle impostazioni potete inserire una descrizione amministrativa, che verrà mostrata agli amministratori quando configurano i criteri. È anche possibile visualizzare un'informativa criteri che verrà mostrata agli utenti finali, ad esempio, tramite una barra informazioni quando aprono un documento di Word. Sono disponibili quattro categorie di criteri: conservazione, controllo, codici a barre ed etichette. La conservazione consente di specificare le azioni che si verificano dopo una determinata data. Il controllo offre opzioni da selezionare per le operazioni sugli elementi che verranno monitorati. I codici a barre e le etichette possono essere utilizzati per monitorare i documenti.

Azioni di conservazione

Le azioni di conservazione includono:

· Sposta nel Cestino

· Elimina definitivamente

· Trasferisci a un'altra posizione. Potete selezionare destinazioni Invia a configurate per inviare il documento a un Content Organizer

· Avvia flusso di lavoro. Potete selezionare uno dei flussi di lavoro disponibili che sono associati al tipo di contenuto (o un elenco nel caso di criteri basati sulla posizione)

· Passa alla fase successiva

· Dichiara come record. In questo modo l'elemento verrà contrassegnato come record utilizzando la nuova caratteristica Record in posizione. A livello della raccolta siti potete specificare se un record deve essere considerato un elemento normale, un elemento Blocca eliminazione o un elemento Blocca modifica ed eliminazione. Per poter utilizzare questa azione, è necessario che la caratteristica della raccolta siti Record in posizione sia attivata.

· Elimina bozze precedenti

· Elimina tutte le versioni

Nella sezione degli eventi noterete che potete selezionare le colonne e che è presente un'opzione disabilitata per impostare una formula di conservazione personalizzata. Questa opzione è disponibile se sul server è stata installata una formula di conservazione personalizzata. Per ulteriori informazioni sulla creazione di una formula di conservazione personalizzata, potete consultare l'articolo Creazione di una formula di scadenza personalizzata in base ai metadati in SharePoint Server.

Conservazione basata sul tipo di contenuto e sulla posizione

SharePoint Server 2010 consente di configurare la conservazione basata sul tipo di contenuto o sulla posizione. Con la conservazione basata sul tipo di contenuto potete specificare che tutti gli elementi di un determinato tipo di contenuto seguiranno una pianificazione di conservazione. Per specificare una fase di conservazione, aprite la pagina delle impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni, accessibile dalla pagina principale delle impostazioni di un tipo di contenuto. Da questa pagina potete fare clic sul pulsante di abilitazione della conservazione e aggiungere nuove fasi. È importante notare che le pagine, i blog e i wiki sono tipi di contenuto ai quali possono essere applicati criteri come i documenti.

Potete anche specificare la conservazione per singole raccolte e cartelle. Per questo scopo selezionate l'elenco per cui desiderate configurare la conservazione, aprite la pagina delle impostazioni dell'elenco e fate clic sul collegamento per le impostazioni dei criteri di gestione delle informazioni. Per impostazione predefinita, agli elementi verrà applicata la conservazione basata sul tipo di contenuto. Per modificare l'origine della pianificazione di conservazione, fate clic sul collegamento per la modifica dell'origine. A questo punto a tutti gli elementi nell'elenco verrà applicata la pianificazione di conservazione specificata per l'elenco, anziché l'impostazione specificata per il tipo di contenuto. A sinistra della schermata è presente un controllo albero che può essere utilizzato per spostarsi tra le cartelle nell'elenco. Potete utilizzare questo controllo per selezionare cartelle diverse allo scopo di specificare una pianificazione di conservazione per la singola cartella e tutte le cartelle sottostanti.

Le cartelle ereditano i criteri di posizione dalle relative cartelle padre. A livello dell'elenco posso impostare una pianificazione di conservazione per tutti gli elementi in modo che scadano dopo 5 anni dalla data di creazione. A tutti gli elementi nell'elenco verrà assegnata quindi una scadenza di 5 anni. Per una cartella riservata è necessario conservare gli elementi per 7 anni, quindi ora tutti gli elementi all'interno della cartella riservata scadranno dopo 7 anni, incluse eventuali nuove cartelle.

Potete anche impostare pianificazioni di conservazione a più fasi. Ipotizziamo che se un documento non viene modificato per oltre 90 giorni le versioni precedenti non siano più necessarie. Per liberare spazio desidero quindi eliminare tutte le bozze precedenti, poiché ogni versione occupa l'intera dimensione del documento, quindi 10 versioni significano che lo spazio impiegato sarà moltiplicato per 10. Non desidero inoltre che i documenti intasino questa raccolta poiché si tratta di uno spazio di collaborazione. Dopo 1 anno i documenti non sono più necessari, ma devono essere conservati per 7 anni per motivi di conformità. Posso quindi importare una seconda fase per inviare tutti i documenti a un centro record dopo 1 anno.

SharePoint Server 2010 offre funzionalità notevolmente migliorate e maggiore flessibilità per la conservazione dei documenti. Tra i principali miglioramenti sono incluse le azioni di conservazione in più fasi, un numero maggiore di azioni di conservazione predefinite e la conservazione basata sulla posizione. I miglioramenti apportati alla creazione dei flussi di lavoro con SharePoint Designer semplificano notevolmente la creazione di flussi di lavoro personalizzati per sviluppare azioni di conservazione mirate a rispondere alle vostre esigenze specifiche.

 

Quentin Christensen

Program Manager, Document and Records Management

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Policy and Retention in SharePoint Server 2010