Community di SharePoint: la risorsa in cui trovare risposte e condividere esperienze

Articolo originale pubblicato sabato 11 agosto 2012

Robin Miller è un Program Manager del team SharePoint e Senior Technical Writer specializzato in SharePoint.

Quando sono diventato Program Manager (PM) in Microsoft ho scoperto che per questa posizione non è in realtà richiesta una formazione formale. Si tratta piuttosto di una specie di apprendistato: è necessario trovare altri PM e imparare dalla loro esperienza. Per questo motivo, mi sono iscritto a diverse liste di distribuzione via posta elettronica, tra cui una riservata ai PM della divisione Office.

Prima di tutto, questa lista di distribuzione esisteva già da molto tempo prima del mio arrivo. È probabile che nella posta in arrivo di PM più anziani siano presenti consigli interessanti che non avrò mai l'opportunità di leggere. Posso reperire le informazioni condivise prima della mia iscrizione solo se qualcuno me le ripete. Ma se la domanda che pongo è già stata oggetto di discussione in passato, molti sceglieranno di ignorarla perché sono stanchi di affrontare più volte lo stesso argomento. Sempre ammesso che io trovi comunque il coraggio di chiedere. Outlook mi avvisa che le mie domande andranno a ingombrare le cartelle della posta in arrivo di oltre mille persone. Questo mi intimidisce e mi chiedo sempre se valga la pena importunare così tante persone con le mie domande insignificanti. Preferisco i casi in cui altri PM pongono domande che interessano anche me, ma se la risposta viene inviata solo al mittente originale, non ho idea di quale sia stata e nemmeno se ne sia stata fornita una. Inoltre, le conversazioni arrivano frammentate, perché non sempre vengono forniti contributi all'ultima risposta del thread. Questo gruppo aveva davvero bisogno di un modo più efficace per comunicare. La risposta a questa esigenza è stata fornita con le nuove community di SharePoint.

La community è un nuovo modello di sito in SharePoint. Le community rendono disponibili luoghi di aggregazione in cui vengono condivise informazioni e stabiliti contatti tra persone. Le discussioni sono pertinenti, la partecipazione è semplice e invitante, le competenze vengono riconosciute e incentivate e, soprattutto, viene sempre messo in evidenza il contenuto più importante. Le grandi organizzazioni diventano gruppi personali e aperti, in cui i singoli individui possono condividere un senso di appartenenza e uno scopo. È vero che i forum di discussione esistono da diverso tempo, ma oltre a fungere da valido forum di discussione, le community di SharePoint sono integrate in un tessuto sociale più ampio, con funzionalità come i nuovi modelli dei risultati delle ricerche e le notifiche tramite newsfeed. In questo articolo parleremo proprio di questo.

Ricerca di una community

Il Portale community è il posto ideale da cui iniziare. È possibile trovare le community e le discussioni in corso al loro interno a cui partecipa l'intera organizzazione. Per trovare ad esempio una discussione in cui si parla del ruolo dei PM, posso cercare "PM".

I nuovi modelli di risultati delle ricerche per community e discussioni forniscono informazioni pertinenti e immediate. È possibile seguire le conversazioni all'interno di una community, leggere le migliori risposte alle domande e le repliche ai post di discussione senza uscire dalla pagina dei risultati di una ricerca.

Visita di una community

Le discussioni costituiscono l'elemento principale di una community, per cui al centro della home page è evidenziato un elenco di quelle più recenti. Anche se vengono mostrate le discussioni più recenti, è comunque possibile scegliere di visualizzare quelle più seguite o in primo piano, le proprie discussioni e le domande con o senza risposta.

Ogni discussione rientra in una specifica categoria. Tutte le categorie sono disposte in una splendida visualizzazione a riquadri in un'apposita pagina. Passando con il mouse su una categoria, verranno visualizzate ulteriori informazioni.

All'inizio di ogni categoria sono riportate le discussioni in primo piano.

Se si fa clic in una discussione, la migliore risposta, se disponibile, verrà visualizzata all'inizio, accanto al post di discussione originale.

Le discussioni consentono inoltre di replicare in linea a un'altra risposta anziché solo al post originale ed è possibile fare clic per visualizzare un callout con il contesto di questi tipi di repliche. Ad esempio, Alex ha risposto a uno dei post di Molly in questa discussione.

Come si può vedere, alla maggior parte dei membri viene assegnato un punteggio reputazione. Passando il mouse sul nome di una persona, è possibile ottenere informazioni sulla relativa reputazione nella community.

Alex, tuttavia, ha un badge che lo identifica come moderatore della community. I badge consentono di identificare i principali membri della community, ad esempio moderatori o esperti in materia.

Accesso e partecipazione a una community

Quando si fa clic sul pulsante di accesso, si inizia a seguire la community ed è possibile tornare facilmente indietro in seguito. I follower visualizzeranno una notifica nei loro newsfeed, indicante l'accesso appena effettuato alla community, a meno che le notifiche di questa attività non siano state disabilitate nelle impostazioni della privacy. Dopo essere diventati membri, è possibile partecipare alle discussioni. Si supponga di voler chiedere consigli sui corsi da seguire per migliorare le competenze di PM. È possibile avviare una nuova discussione e digitare la domanda nel campo del titolo, selezionare la casella per indicare che si tratta di una domanda e scegliere una categoria.

Quando si fa clic sulla casella per specificare che si intende porre una domanda, la discussione verrà visualizzata nell'elenco di domande con o senza risposta, a seconda dei casi. È inoltre possibile aggiungere facilmente immagini, video e documenti nelle discussioni e nelle risposte. Quando si avvia una discussione si riceve una notifica nel newsfeed, mentre quando qualcuno risponde si riceve una notifica tramite posta elettronica, evitando la necessità di controllare ogni volta.

Si supponga che, durante l'esplorazione di una community, un utente trovi una domanda di cui conosce la risposta e la invia. L'utente che ha pubblicato il post originale riceve una notifica tramite posta elettronica indicante che è stata inviata una risposta alla discussione, la visualizza e la contrassegna come migliore risposta. A questo punto, l'utente che ha inviato la risposta e i relativi follower ricevono una notifica. Se inoltre i contributi consentono di acquisire un numero sufficiente di punti reputazione, lo stato dell'utente passa al livello superiore.

È possibile passare alla pagina dei membri per visualizzare informazioni sulla reputazione. Il sistema a punti viene impostato dal proprietario o dal moderatore di ogni community, quindi varia a seconda della community di cui si è membro

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Le caratteristiche non finiscono qui. In un prossimo post vedremo quanto è facile impostare e personalizzare una community. Nel frattempo, consultate l'anteprima di Office 365. Saremo inoltre lieti di ricevere domande o commenti tramite il riquadro seguente.

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Discover Answers and Share Expertise with SharePoint Communities