Tirer le meilleur parti de SharePoint 2013 lors d’une mise à niveau
Article d’origine publié le samedi 15 décembre 2012
Bojana Duke est Responsable de programme au sein de l’équipe SharePoint. Elle travaille sur les fonctionnalités de partage, de rappel et de performances, ainsi que sur les fonctionnalités héritées.
Nous savons que nos clients utilisent souvent des sites SharePoint pour des informations et des processus stratégiques. Il est par conséquent extrêmement important que les mises à niveau de nos produits et services s’effectuent le plus rapidement et le plus facilement possible. Lorsque vous effectuez une mise à niveau d’un site SharePoint 2010 vers SharePoint 2013, nous mettons tout en œuvre pour que le contenu et la structure de votre site soient préservés. Il existe cependant un compromis : comme nous ne voulons pas interférer avec la façon dont vous avez personnalisé votre site, certaines nouvelles fonctionnalités ne seront pas activées par défaut sur votre site mis à niveau. Ce billet traite de ces fonctionnalités et explique comment les activer.
Votre site, avant et après la mise à niveau
Avant de nous pencher sur les fonctionnalités qui ne sont PAS présentes par défaut, examinons toutes les différences qui existent entre un site avant et un site après une mise à niveau :
Figure 1. Site avant la mise à niveau de SharePoint 2010 vers SharePoint 2013
Figure 2. Site après la mise à niveau de SharePoint 2010 vers SharePoint 2013
Nouvelle page maître et nouveau style visuel
Le changement le plus évident après la mise à niveau est la nouvelle page maître par défaut. Elle est simple et nette et conçue pour aider à mettre en valeur le contenu de votre site. La nouvelle page maître incluant les styles utilisés pour mettre en forme le texte de votre site, vous constaterez peut-être que les polices, couleurs et tailles du texte ont changé.
La plupart des principaux composants du site sont encore là et toujours aux mêmes emplacements ; ils ont simplement un aspect différent.
Logo du site
Dans SharePoint 2010, le logo du site était limité à un petit carré de 60 x 60 pixels. Dans SharePoint 2013, la taille optimale de votre logo de site (en supposant que vous utilisez la page maître par défaut) est de 180 x 64 pixels. Vous souhaiterez peut-être télécharger un nouveau graphique de logo qui vous aide à tirer parti du nouvel espace.
Ruban
Le ruban est apparu dans SharePoint 2010 comme emplacement centralisé pour les commandes d’interaction avec SharePoint. Il joue encore un rôle majeur dans SharePoint 2013, mais nous l’avons réduit par défaut afin d’aider les utilisateurs à se concentrer sur le contenu de leurs sites. Il vous suffit de sélectionner un onglet du ruban (par exemple en cliquant sur « PAGE » dans l’angle supérieur gauche) pour ouvrir le ruban.
Barre de navigation globale
La barre de navigation globale bleue (par défaut) apparaît désormais sur chaque page de chaque site dans SharePoint afin d’aider les utilisateurs à se repérer.
Menu Actions du site
Le menu appelé « Actions du site » dans SharePoint 2010 a été déplacé vers l’angle supérieur droit de l’écran. Il est représenté à l’aide de l’icône d’« engrenage » et s’appelle désormais simplement « Paramètres ». Ce menu est cohérent avec les autres produits de la suite Office, tels qu’Outlook Web App.
Actions promues
Dans SharePoint 2010 figuraient quelques icônes « Action rapide » dans l’angle supérieur gauche de l’écran, entre le menu Actions du site et le ruban. Dans SharePoint 2013, nous avons étendu ce jeu d’actions et nous l’avons déplacé vers le côté droit de la page.
Commande Modifier les liens
Vous remarquerez la présence d’une nouvelle commande Modifier les liens à l’extrémité de la barre de lancement rapide et de la barre de navigation supérieure. Elle permet d’accéder à un mode de modification rapide pour l’organisation de la navigation de votre site.
Différences entre les sites mis à niveau et les nouveaux sites
Si vous créez un site d’équipe dans SharePoint 2013, vous remarquerez plusieurs différences notables par rapport à un site mis à niveau.
Vignettes Mise en route
La première différence qui saute aux yeux est peut-être la présence de vignettes « Mise en route » sur les nouveaux sites d’équipe dans SharePoint 2013.
Figure 3. Vignettes Mise en route
Ces vignettes fournissent des raccourcis vers plusieurs actions courantes, telles que le partage de votre site et l’application d’un thème. Elles remplacent les liens « Mise en route » de SharePoint 2010.
Les vignettes sont ajoutées automatiquement à votre site mis à niveau, mais elles ne sont pas ajoutées à votre page d’accueil car nous ne voulons pas interférer avec votre contenu. Vous pouvez accéder à ces vignettes à partir du menu Paramètres en sélectionnant Mise en route.
Figure 4. Accédez aux nouvelles vignettes Mise en route en sélectionnant Mise en route dans le menu Paramètres
Bien entendu, vous pouvez également modifier votre page d’accueil de façon à supprimer les anciens liens Mise en route et ajouter les vignettes. Pour obtenir une apparence identique à celle de la page d’accueil SharePoint 2013, vous devrez apporter quelques modifications :
- Modifiez la mise en page
Modifiez la page d’accueil puis, sous l’onglet Format du texte du ruban, sélectionnez Disposition du texte. Ensuite, sélectionnez Deux colonnes avec en-tête.
Figure 5. Utilisation du ruban pour modifier la mise en page
- Ajoutez les vignettes
Placez le curseur de texte dans la zone de texte d’en-tête puis, sous l’onglet Insertion du ruban, insérez le composant WebPart Mise en route de votre site.
Figure 6. Insertion du composant WebPart Mise en route de votre site afin d’ajouter les nouvelles vignettes Mise en route
- Supprimez l’ancien contenu
Si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer le contenu obsolète ou inutile des deux colonnes de la page.
Figure 7. Suppression facultative de l’ancien contenu
- Déplacez les documents partagés
Dans SharePoint 2013, un flux d’actualités de site figure dans la colonne de gauche de la page d’accueil. Nous verrons un peu plus loin comment l’ajouter. Pour le moment, faites glisser le composant WebPart Documents partagés de la colonne de gauche vers la colonne de droite. - Enregistrez la page
Fonctionnalité Bloc-notes du site
Les sites d’équipe SharePoint 2013 sont fournis avec un bloc-notes OneNote. Pour ajouter ce bloc-notes à un site mis à niveau, il suffit d’activer la fonctionnalité Bloc-notes du site. (Notez que cette fonctionnalité nécessite un serveur WAC associé.)
Pour activer le Bloc-notes du site
- Paramètres (icône d’engrenage) -> Paramètres du site -> Gérer les fonctionnalités du site
Dans le menu Paramètres, sélectionnez Paramètres du site, puis Gérer les fonctionnalités du site. - Activer le Bloc-notes du site
Pour Bloc-notes du site, sélectionnez Activer.
Figure 8. La fonctionnalité Bloc-notes du site
Fonctionnalité Flux d’actualités du site
Les sites sont fournis avec un flud d’actualités de site dans SharePoint 2013. Il existe quelques conditions préalables à l’ajout d’un flux à votre site mis à niveau :
- SharePoint Server est requis ;
- l’hôte de sites Mon site doit être déployé ;
- le site doit se trouver sur la même application web que l’hôte de sites Mon site.
Pour ajouter un flux d’actualités de site
- Paramètres (icône d’engrenage) -> Paramètres du site -> Gérer les fonctionnalités du site
Dans le menu Paramètres, sélectionnez Paramètres du site, puis Gérer les fonctionnalités du site. - Activez la fonctionnalité « Flux de site »
Pour Échange de News du site, sélectionnez Activer. - Ajoutez le composant WebPart Flux de site à la page d’accueil
Placez le curseur de texte dans la zone de texte d’en-tête puis, sous l’onglet Insertion du ruban, insérez le composant WebPart Flux de site.
Structure de navigation
Comme mentionné plus haut, dans SharePoint 2013 nous nous sommes efforcés de mettre l’accent sur le contenu des sites plutôt que sur les outils et la structure de SharePoint. Cette philosophie se manifeste dans notre décision de supprimer les en-têtes (tels que Bibliothèques et Listes et discussions) du menu de navigation.
Pour que le menu de navigation de votre site adhère à notre nouvelle convention, il vous suffit de le mettre à jour en supprimant les en-têtes :
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Modifier les liens.
- Faites glisser les éléments hors de leurs en-têtes.
- Supprimez les en-têtes inutiles.
Dans les nouveaux sites SharePoint, nous avons également essayé d’éviter d’encombrer la navigation de site avec chaque liste, bibliothèque, application ou page qui y réside. Nous vous conseillons vivement d’épurer le menu de navigation et de supprimer les éléments rarement utilisés.
Plusieurs autres changements, même s’ils sont moins évidents que ceux mentionnés plus haut, ont un impact sur l’expérience SharePoint.
Pages plutôt que boîtes de dialogue pour les formulaires
Grâce aux améliorations de performances, la transition entre les pages est beaucoup plus fluide dans SharePoint 2013. Nous avons choisi d’ouvrir les formulaires Liste et Bibliothèque par défaut dans une page entière plutôt que dans une boîte de dialogue. Cela permet à l’utilisateur de se focaliser sur le contenu du formulaire sans être distrait par l’arrière-plan et procure davantage d’espace pour visualiser les informations avec lesquelles il travaille.
Pour que vos formulaires s’ouvrent dans une page entière, vous pouvez modifier les paramètres de liste ou de bibliothèque :
- Sous l’onglet Liste ou Bibliothèque du ruban, sélectionnez Paramètres de liste ou Paramètres de la bibliothèque.
- Dans la première colonne, sélectionnez Paramètres avancés.
- Accédez au bas de la page pour voir l’option Boîtes de dialogue :
Figure 9 : option Boîtes de dialogue
- Sélectionnez Non, puis cliquez sur OK pour enregistrer ce paramètre.
Autorisations par défaut
Nous souhaitions rendre SharePoint encore plus ouvert à tous les utilisateurs, c’est pourquoi notre nouveau niveau d’autorisation par défaut, Modifier, inclut la capacité à créer et gérer des listes et des bibliothèques. Pour les sites existants, vous devrez affecter le niveau d’autorisation Modifier au groupe Membres :
- Dans le menu Paramètres (icône d’engrenage), sélectionnez Partagé avec.
- Sélectionnez Avancé.
- Activez la case à cocher en regard du groupe Membres pour votre site.
- Dans le ruban, sélectionnez Modifier les autorisations des utilisateurs.
- Sélectionnez l’option Modifier, puis cliquez sur OK.
Les utilisateurs existants du groupe Membres auront désormais ces nouvelles autorisations et tous les nouveaux utilisateurs ajoutés au groupe Membres bénéficieront automatiquement de ces autorisations.
Partage avec tout le monde
Pour aider les utilisateurs à comprendre comment partager de manière étendue sans avoir à se soucier de la gestion d’autorisations complexes, nous avons renommé les revendications « Tous les utilisateurs authentifiés » et « Tous les utilisateurs clients » avec des noms plus conviviaux : « Tout le monde » et « Tout le monde à l’exception des utilisateurs externes ». Cela permet aux utilisateurs de rechercher ces revendications dans le sélecteur de personnes en tapant simplement « tout le monde ».
Comment les utilisateurs mis à niveau obtiennent-ils ces chaînes ?
« Tous les utilisateurs authentifiés » se nomme désormais « Tout le monde » et « Tous les utilisateurs clients » se nomme désormais « Tout le monde à l’exception des utilisateurs externes », mais ces changements ne sont pas mis à jour automatiquement durant la mise à niveau. Pour les recevoir, vous devez activer (via Windows PowerShell) la fonctionnalité à l’aide du GUID suivant : 10F73B29-5779-46b3-85A8-4817A6E9A6C2
$siteUrl = "https://www.contoso.com/" #URL de la collection de sites
$site = Get-SPSite $siteUrl $site.Features.Add([System.Guid]"10F73B29-5779-46b3-85A8-4817A6E9A6C2")
Comparaison Tout le monde / Tout le monde à l’exception des utilisateurs externes
Dans les déploiements SharePoint locaux, la revendication « Tout le monde » correspond à ce que l’on appelait auparavant « Tous les utilisateurs authentifiés ». SharePoint Online inclut cette revendication « Tout le monde », qui comprend les utilisateurs externes si la fonctionnalité est activée (car les utilisateurs externes sont également des « utilisateurs authentifiés »). SharePoint Online inclut également une seconde revendication « Tout le monde à l’exception des utilisateurs externes », qui correspond à l’ancienne revendication « Tous les utilisateurs clients » et englobe tous les utilisateurs authentifiés à l’exception des utilisateurs externes.
Activation de la Stratégie de téléchargement minimale
La Stratégie de téléchargement minimale aide à accélérer le chargement des pages en ne téléchargeant que le contenu qui a changé à mesure que vous naviguez de page en page.
Comme elle n’est pas compatible avec toutes les personnalisations SharePoint, nous l’avons laissé désactivée par défaut. Vous pouvez décider si vous souhaitez l’activer après avoir procédé à la mise à niveau. Si vous n’avez aucune personnalisation, vous pouvez sans risque activer la Stratégie de téléchargement minimale dans les Fonctionnalités du site :
- Dans le menu Paramètres (icône d’engrenage), sélectionnez Paramètres du site, puis Gérer les fonctionnalités du site.
- Pour Stratégie de téléchargement minimale, sélectionnez Activer.
Si vous avez des personnalisations, consultez la documentation détaillée qui sera publiée prochainement afin de vous assurer qu’elles sont compatibles avec la Stratégie de téléchargement minimale. Le terme « personnalisation » englobe les composants WebPart tiers, les thèmes ou pages maîtres personnalisés et l’activation de la fonctionnalité Publication.
Nous espérons que ces quelques conseils vous aideront à tirer pleinement parti de toutes les nouvelles fonctionnalités offertes par SharePoint 2013. Nous attendons avec impatience de découvrir comment vous les aurez mises à profit.
Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. La version originale est disponible à la page Making the most of SharePoint 2013 when you upgrade