Introduction à eDiscovery dans SharePoint, Exchange et Lync 2013

Article d’origine publié le vendredi 09 novembre 2012

Comme de nombreuses organisations, la vôtre possède probablement une énorme quantité de données sous la forme de messages et de documents ​électroniques. Outre le courrier et les documents, vous avez sans doute d’autres types de contenu tels que des données sociales, des messages instantanés et des pages web. Il existe de nombreux risques associés à la conservation, à la recherche et à la production de ces données en cas de procédure juridique. Comment faire pour effectuer des recherches dans ce contenu et l’exporter dans un format acceptable pour les demandes eDiscovery ? Comment faire pour procurer à vos utilisateurs les technologies de collaboration les plus performantes tout en protégeant votre entreprise ? Les nouvelles fonctionnalités eDiscovery de SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 et Lync 2013 répondent à toutes ces demandes.

La découverte électronique (ou eDiscovery) est un processus qui consiste à rechercher, conserver, analyser et produire du contenu dans des formats électroniques dans l’éventualité d’un litige ou d’une enquête juridique. Vous pouvez désormais gagner du temps et aider à réduire les risques juridiques grâce à l’archive permanente, la recherche presque en temps réel et la capacité à gérer davantage de types de contenu. Nous avons étendu les fonctionnalités eDiscovery de SharePoint 2010 et Exchange 2010 et il est désormais possible d’effectuer la découverte électronique dans SharePoint, Exchange, Lync et les partages de fichiers, tout ceci depuis un même emplacement. Vous pouvez aider à protéger votre contenu SharePoint et Exchange grâce à l’archive permanente, identifier et réduire la quantité de contenu avec les requêtes eDiscovery et exporter les résultats dans un format hors connexion utilisable à des fins d’analyse juridique.

Voici un bref aperçu de la découverte électronique dans SharePoint 2013, Exchange 2013 et Lync 2013 :

• Archive permanente : protégez le contenu sur place et en temps réel avec davantage de fidélité et des coûts de stockage moindres sans affecter le travail quotidien de vos utilisateurs.
• Requête : obtenez rapidement des statistiques et du contenu pertinents et à jour pour vous aider à obtenir promptement des réponses à vos questions. Exportation : transférez le contenu pertinent depuis le système vers un format hors connexion et portable.
• Davantage de contenu : conservez, recherchez et exportez des documents, des messages électroniques, des fichiers OneNote, des pages web, des messages communautaires, des microblogs, des messages instantanés Lync et bien plus encore.

SharePoint 2013 propose en guise de nouveauté la collection de sites Centre de découverte électronique, qui offre des fonctionnalités pour vous aider à effectuer les tâches de la première moitié du modèle de référence eDiscovery (EDRM, eDiscovery Reference Model) : identification, conservation, collecte, traitement et analyse. Le Centre de découverte électronique est accessible localement et dans Office 365, et il peut être connecté à Exchange afin de pouvoir procéder à la découverte électronique sur du contenu SharePoint, Exchange et Lync archivé dans Exchange. Ce centre vous permet de créer des sites Cas de découverte électronique, qui servent à organiser les archives permanentes, les requêtes et les exportations pour un cas donné. Le site Cas de découverte électronique est destiné aux équipes juridiques internes, qui peuvent y effectuer leur travail de découverte électronique.

Figure 1 : page d’accueil du site Cas de découverte électronique

Utilisation de l’archive permanente pour conserver les données

Nos clients nous ont indiqué que lorsqu’un événement juridique débute, il est souvent nécessaire de s’assurer que le contenu potentiellement pertinent et susceptible de constituer une preuve n’est ni modifié ni détruit. Le contenu est réparti dans de nombreux emplacements tels que des serveurs de messagerie, des partages de fichiers, des systèmes de gestion du contenu et les ordinateurs des utilisateurs. Les versions précédentes de SharePoint constituent un réel défi pour la découverte électronique, car il existe de nombreux types de contenu, tels que les pages et les listes, qui sont difficiles à exporter vers une copie hors connexion. SharePoint 2013 simplifie la protection du contenu grâce aux ensembles eDiscovery, une nouvelle fonctionnalité qui sert à identifier les boîtes aux lettres Exchange et les sites SharePoint, à les regrouper, à appliquer des critères de filtre et à placer le contenu dans une archive permanente.

Figure 2. La page Ensemble eDiscovery sert à gérer les archives permanentes pour les boîtes aux lettres Exchange et les sites SharePoint.

Grâce aux archives permanentes, les utilisateurs peuvent continuer à modifier et supprimer leur contenu pendant qu’en arrière-plan le système garantit que les versions originales sont conservées à des fins de découverte électronique. Les métadonnées et le contexte de chaque élément sont conservés car ils ne subissent aucun déplacement.

L’archive permanente :

• conserve le contenu sur place, y compris les blogs, les pages Wiki, le contenu des microblogs, les messages instantanés Lync archivés, le courrier électronique, les éléments de calendrier, les contacts, et ainsi de suite ;
• aide à réduire les risques en assurant rapidement une protection générale du contenu (sites SharePoint et boîtes aux lettres Exchange), ce qui vous évite de passer des semaines ou des mois à effectuer des copies de tout le contenu susceptible d’être pertinent ;
• aide à réduire les frais de stockage en conservant uniquement le contenu qui est modifié ou supprimé et en proposant des filtres qui réduisent la quantité de contenu archivé.

Identification des données pertinentes à l’aide de requêtes

Un examen juridique pouvant coûter plusieurs milliers d’euros par giga-octets, la réduction de la quantité de contenu remise à des fins d’examen juridique constitue une partie importante du processus de découverte électronique. La nouvelle page Requête eDiscovery vous aide à identifier et réduire vos jeux de données grâce à une syntaxe à mots clés, des restrictions de propriétés et des affinements. L’expérience de requête est axée sur les statistiques des différentes sources et les fragments de requêtes afin de vous aider à prendre des décisions concernant le contenu dans lequel vous effectuez des recherches. Vous pouvez également obtenir un aperçu du contenu SharePoint et Exchange pour vérifier que vous avez identifié le jeu de résultats correct.

Figure 3. La page Requête vous permet d’identifier le contenu pertinent avec des mots clés, des affinements et des statistiques.

L’expérience de requête eDiscovery vous aide à limiter votre jeu de contenu aux éléments pertinents, avec un accent sur les statistiques et l’aperçu. Voici quelques fonctionnalités clés et exemples :

• Recherche de proximité : par exemple, wingtip NEAR(30) marketing identifie les résultats dans lesquels « wingtip » figure à 30 mots ou moins de « marketing ».
• Filtrage de domaine Exchange : vous pouvez par exemple renvoyer tous les résultats avec @contoso.com.
• Recherche dans Exchange, le contenu Lync archivé dans Exchange, SharePoint et les partages de fichiers depuis une même page de recherche. Vous pouvez par exemple afficher une répartition des statistiques de requête afin de connaître la contribution de chaque partie d’une requête à votre jeu de résultats.

Exportation de données

L’un des défis majeurs de la découverte électronique avec SharePoint et Exchange consiste à exporter les données hors du système dans un format hors connexion portable. Ceci concerne à la fois la version locale et Office 365. L’exportation est désormais très simple et s’effectue en quelques clics. Après avoir finalisé votre requête, vous pouvez cliquer sur le bouton Exporter, sélectionner quelques options, puis télécharger les résultats de recherche directement sur votre ordinateur local. Vous pouvez supprimer le contenu Exchange dupliqué, inclure des versions de documents SharePoint et même inclure des éléments ne pouvant pas être recherchés (éléments ayant des erreurs d’indexation).

Figure 4. L’exportation simplifie le téléchargement des résultats de recherche à partir d’Exchange et de SharePoint, que les données soient locales ou dans Office 365.

Un manifeste XML de modèle de référence de découverte électronique est inclus dans l’exportation afin de fournir les métadonnées relatives aux éléments exportés. Après l’exportation :

• le contenu Exchange, y compris le contenu Lync archivé, est stocké dans des fichiers PST ;
• le contenu SharePoint et le contenu des partages de fichiers sont téléchargés au format natif ;
• les pages SharePoint sont capturées en tant que fichiers MHT ;
• les listes SharePoint sont stockées en tant que fichiers CSV.

Une fois l’exportation terminée, vous pouvez l’importer dans des outils d’examen courants ou la remettre au service chargé de l’analyse juridique.

En résumé…

Les nouvelles fonctionnalités eDiscovery offrent trois avantages pour vous aider lors de vos enquêtes juridiques :

1. Archive permanente : vous pouvez conserver et effectuer des recherches dans du contenu stocké dans des magasins natifs, ce qui est plus rapide, plus simple et plus fiable que les processus employés aujourd’hui. Grâce à une approche locale, vous pouvez réduire l’espace de stockage nécessaire.
2. Recherche presque en temps réel : étant donné que nous utilisons le système de recherche intégré de SharePoint et Exchange, le contenu est toujours à jour et vous pouvez exécuter des recherches à tout moment. Vous pouvez obtenir des réponses en quelques minutes en effectuant des recherches dans du contenu en ligne et à jour.
3. Davantage de contenu : vous pouvez conserver, rechercher et exporter des fichiers OneNote, des pages web, des communautés, des microblogs, des messages instantanés Lync, des réunions Lync et bien plus encore.

SharePoint 2013, Exchange 2013 et Lync 2013 contribuent à réduire les risques juridiques et vous font gagner du temps. Vous disposez désormais des outils nécessaires pour répondre rapidement aux demandes juridiques et protéger votre organisation sans perturber le travail de vos utilisateurs.

Pour commencer, vous pouvez créer une collection de sites Centre de découverte électronique, puis créer des sites Cas de découverte électronique. L’intégration à Exchange nécessite d’effectuer quelques tâches de configuration ; n’hésitez pas à consulter l’article TechNet Planifier eDiscovery dans SharePoint Server 2013 pour partir sur de bonnes bases.

Merci de votre attention. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à me contacter.

Quentin Christensen
Responsable de programme, Gestion de contenu d’entreprise

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. La version originale est disponible à la page Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013