Introduction aux ensembles de documents

Article d’origine publié le mercredi 19 octobre 2011

Bonjour à tous. Dans le billet d’aujourd’hui, je voudrais vous présenter un nouveau type de contenu qui sert de composant architectural pour l’organisation de produits de travail basés sur plusieurs documents. Les ensembles de documents se situent à mi-chemin entre les documents et les sites. Vous pouvez utiliser des ensembles de documents lorsque vous avez un groupe de documents associés sur lesquels vous devez collaborer, mais sans avoir besoin d’un tout nouveau site ou d’une toute nouvelle bibliothèque de documents. Les ensembles de documents fournissent un espace de travail collaboratif dans lequel les utilisateurs peuvent travailler sur un groupe de documents associés. Depuis la publication de SharePoint 2010, j’ai remarqué que l’on avait recours aux ensembles de documents pour une large gamme de scénarios, ici en interne chez Microsoft et avec certains de nos clients. On les utilise par exemple pour des projets de recherche, des spécifications de développement logiciel, des référentiels de gestion des connaissances ou encore des études de faisabilité.

Les ensembles de documents sont semblables aux dossiers, mais lorsque vous accédez à un ensemble de documents, vous obtenez une page de composant WebPart qui peut être personnalisée. Lorsque vous envoyez des documents vers un ensemble de documents, ils sont affichés dans un composant WebPart qui fonctionne exactement comment un affichage de bibliothèque de documents. Les différentes fonctionnalités des ensembles de documents permettent d’accélérer et de simplifier l’utilisation de projets composant des documents associés. Voici quelques-unes de ces fonctionnalités :

• La fonctionnalité de métadonnées partagées applique les mêmes métadonnées sur tous les éléments de l’ensemble de documents.
• Les documents par défaut peuvent être approvisionnés automatiquement lors de la création d’un ensemble de documents.
• Une page de composant WebPart appelée page d’accueil affiche le contenu de l’ensemble de documents et peut également être personnalisée de façon à afficher des informations supplémentaires en plus des documents.

La fonctionnalité d’ensemble de documents vient s’imbriquer dans notre vision de gestion de documents globale en facilitant la gestion de ce qui n’est pas géré et en insérant la collaboration et les métadonnées dans le processus de création et de gestion de documents. Les ensembles de documents peuvent servir à organiser et à rechercher du contenu, et ils simplifient le groupement et l’association de documents. Ils encouragent l’utilisation de colonnes pour les métadonnées sur l’ensemble de documents proprement dit et sur les documents qu’il contient. Les colonnes partagées mettent les métadonnées d’ensembles de documents sur tous les documents qui s’y trouvent et il est utile d’afficher les propriétés de l’ensemble de documents sur la page d’accueil de ce dernier. Les ensembles de documents accélèrent et simplifient l’utilisation de groupes de documents associés, ce qui procure un gain de temps et d’argent.

Nous avons conçu les ensembles de documents sur la base de scénarios observés en interne chez Microsoft et chez nos clients. Par exemple, au sein de l’équipe Office, nous organisons les parties des produits que nous concevons en fonctionnalités et une équipe est affectée à chaque fonctionnalité. Ces fonctionnalités ont des spécifications, des plans de développement et des plans de test. Les ensembles de documents simplifient la création des documents nécessaires et la gestion d’une collection de documents pour une fonctionnalité.

Nous avons également observé l’existence de scénarios semblables chez des clients, par exemple des propositions de vente qui exigent des présentations, des feuilles de calcul et des contrats de vente. Plutôt que de gérer chaque élément individuellement, dans ces cas-là il se peut que certaines métadonnées doivent être partagées et que certains processus de flux de travail doivent avoir lieu sur la collection d’éléments. Nous nous attendons à ce que nos partenaires et clients adoptent les ensembles de documents et les personnalisent pour des scénarios verticaux spécifiques afin de prendre en charge des processus importants tels que la gestion de cas et de projets de recherche.

Après cette brève introduction, voyons quelles sont les principales fonctionnalités des ensembles de documents.

Page d’accueil

Lorsque l’on accède à un ensemble de documents, on constate qu’il ne s’agit pas d’un affichage de dossiers ordinaire. Les ensembles de documents ont une page d’accueil personnalisable. Par défaut, cette page contient un composant WebPart de propriétés d’ensemble de documents. À partir de la page de paramètres d’ensemble de documents du type de contenu, vous pouvez spécifier les colonnes d’ensemble de documents qui apparaissent dans ce composant WebPart. Il existe également un composant WebPart Contenu de l’ensemble de documents qui affiche les documents ayant été ajoutés à l’ensemble de documents.

Voici un exemple de page d’accueil d’ensemble de documents non personnalisée comportant quelques documents.

Voici un exemple de page d’accueil personnalisée dont l’image a été modifiée et où un forum de notes a été ajouté. La page d’accueil étant partagée par tous les ensembles de documents d’un type de contenu particulier dans une liste, les modifications sont appliquées à toutes les instances. Cela permet de simplifier et d’accélérer la modification de la page d’accueil, car les mises à jour sont instantanément accessibles aux ensembles de documents existants.

Types de contenu autorisés

Vous pouvez sélectionner les types de contenu accessibles à l’ensemble de documents, ce qui vous permet de contrôler les types de contenu pouvant être utilisés dans l’ensemble de documents.

Contenu par défaut

Il est possible de spécifier la création automatique de documents lorsqu’un nouvel ensemble de documents est créé. Vous pouvez spécifier des documents par défaut, ce qui vous permet de contrôler les modèles utilisés pour un ensemble de documents et ainsi d’éliminer la tâche consistant à rechercher et télécharger les modèles servant de point de départ. Bien entendu, les utilisateurs ont toujours la possibilité de télécharger leurs propres documents dans un ensemble de documents.

Colonnes partagées

Les colonnes d’ensemble de documents peuvent être partagées par tous les documents qui se trouvent dans l’ensemble de documents. La colonne sera alors en lecture seule et sa valeur ne pourra être changée qu’en modifiant les propriétés de l’ensemble de documents. Les utilisateurs gagnent par conséquent du temps car il leur suffit de mettre à jour les métadonnées à un seul endroit et elles seront mises à jour sur tous les documents de l’ensemble de documents. Cela permet en outre de garantir la cohérence des données. Vous pouvez faire appel aux colonnes partagées pour vous assurer que tous les documents possèdent certaines métadonnées.

Envoyer vers

Les emplacements Envoyer vers qui ont été spécifiés dans l’Administration centrale sont accessibles aux ensembles de documents, ce qui vous permet de les envoyer vers un organisateur de contenu configuré. Vous pouvez également utiliser des actions de flux de travail pour envoyer des ensembles de documents vers un organisateur de contenu. Ce dernier est une nouvelle fonctionnalité de SharePoint 2010 permettant de déplacer du contenu vers des dossiers, bibliothèques ou autres sites sur la base de métadonnées.

Ruban personnalisable

L’une des principales améliorations offertes par SharePoint 2010 est l’interface du Ruban, qui est semblable à celle des applications clientes Office. Les ensembles de documents ont leur propre Ruban pour effectuer des actions telles que l’envoi, la suppression et la capture des versions. Ce Ruban peut également être personnalisé avec de nouvelles commandes.

Contrôle de version

Les ensembles de documents ont leur propre contrôle de version, qui sert à capturer un instantané des versions archivées des documents et des propriétés de l’ensemble de documents.

Flux de travail

Les ensembles de documents prennent en charge les flux de travail sur une collection de documents. Plusieurs actions de flux de travail spécifiques à l’ensemble de documents sont disponibles dans SharePoint Designer, notamment la capture d’une version et le démarrage d’un processus d’approbation.

Résumé

Les ensembles de documents sont très utiles pour organiser des documents associés en vue d’un travail autour d’un projet. Ils procurent un environnement collaboratif et personnalisable répondant aux besoins des produits de travail à documents multiples. Ils constituent également un composant central de l’architecture d’informations pouvant servir à représenter des concepts tels que des bloc-notes de recherche, des propositions de vente et des spécifications de produits. Ils simplifient l’approvisionnement automatique des modèles, la collaboration sur un groupe de documents et le partage d’informations relatives à des documents (telles que des propriétés de métadonnées).

N’oubliez pas de vous abonner au flux RSS du blog ECM et continuez à lire le blog. Je publierai prochainement d’autres billets de blog sur les ensembles de documents, dans lesquels je traiterai de la création d’un type de contenu d’ensemble de documents personnalisé et de la personnalisation de la page d’accueil.

 

Quentin Christensen

Responsable de programme, Gestion de documents et d’enregistrements

Ceci est une version localisée d’un article de blog. Vous trouverez la version originale à la page Introducing Document Sets

Comments

• Anonymous
  November 22, 2011
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