Alimenter l’échange de News
Article d’origine publié le mercredi 25 juillet 2012
Ben Wilde, responsable de programme SharePoint, explique comment tirer parti des nouvelles fonctionnalités sociales de SharePoint en publiant des messages enrichis dans l’échange de News et en s’assurant que les personnes appropriées y ont accès.
Pourquoi sociales ?
Je dois l’admettre, lorsque j’ai commencé à travailler sur les fonctionnalités sociales de SharePoint, je n’en comprenais pas très bien la valeur et je me demandais si nous n’étions pas en train de construire un environnement pouvant distraire les utilisateurs de leur travail.
À l’approche de la publication de la version, je dois dire que j’ai changé d’avis sur la nature des fonctionnalités sociales et la valeur ajoutée qu’elles apportent. Devant ma tasse de café matinale, je commence la journée en ouvrant mon échange de News pour découvrir les toutes dernières informations concernant mes collègues et les divers projets, et voir le contenu des discussions dans l’entreprise. Mon échange de News me donne un sentiment d’assurance, sachant que je dispose de toutes les informations sur les sujets qui m’intéressent et sur tout ce qui se passe autour de moi. J’aime tellement lire mon nouvel échange de News SharePoint que j’ai déjà écrit un billet de blog décrivant comment je l’utilise.
En plus d’utiliser le flux d’informations pour voir ce que les autres disent et font, il constitue également un outil pratique pour rechercher de façon proactive de nouvelles informations. À qui puis-je poser des questions sur une mise à niveau de SharePoint 2010 ? Quelqu’un a-t-il déjà configuré SQL Server ? Un de mes collègues a-t-il des contacts avec l’équipe de conception de Windows ? Les articles touchent une large audience et j’ai constaté que je peux généralement obtenir des réponses en quelques minutes. Je peux également choisir d’établir une conversation avec un petit groupe de personnes pour discuter de l’avancement d’un projet particulier.
Dans le reste de ce billet, je décrirai des méthodes avancées pour ajouter de nouveaux articles dans l’échange de News, et j’indiquerai comment vous pouvez en tirer parti dans votre travail quotidien, que ce soit dans un cadre général de partage ou de discussion, ou pour établir une collaboration ciblée.
Partage avec tout le monde
Lorsque j’accède à mon échange de News et publie un billet, par défaut il est visible par tout le monde chez Microsoft. Cela constitue un moyen fantastique pour partager des informations générales ou obtenir des réponses à des questions complexes. La publication d’informations dans le flux est simple et instinctive (une part importante du travail de conception a porté sur cet aspect), mais quelques astuces permettent de garantir que l’article publié sera lu par les personnes concernées.
Lorsque je souhaite attirer l’attention d’une personne en particulier sur un article, je mentionne (@mention) cette personne. Presque tous les jours, je vois des questions dans le flux d’informations. Je n’ai pas toujours la réponse, mais parfois je connais quelqu’un qui dispose des informations requises. Je réponds souvent à une question en mentionnant une autre personne (en tapant le caractère @ dans la réponse) pour m’assurer que cette question attire son attention. Cet article demeure public mais il apparaît dans la vue Mentions de cette personne et celle-ci obtient un message électronique pour attirer son attention.
Parfois, lors de la création d’un billet, j’ajoute une #balise pour associer les billets à un sujet particulier. Pendant la construction du flux, nous avons trouvé (et corrigé !) de nombreux bogues. L’une des méthodes courantes de signalisation des bogues consiste à publier un billet dans le flux avec la balise #BugForThat, comme dans, « Il y a un bogue pour cela. » En outre pour s’assurer que quelqu’un a trouvé un bogue, nos chefs d’équipe peuvent suivre #BugForThat pour voir les problèmes signalés. Sinon, ils peuvent cliquer sur #BugForThat et voir tous les billets signalant des problèmes. Ils apprécient également lorsque les billets incluent des copies d’écran et des vidéos illustrant un #BugForThat.
Il convient également de mentionner que, contrairement aux autres flux d’informations que j’ai utilisés, les billets qui contiennent des liens à des documents affichent un aperçu dans le flux. Cet aperçu me fournit souvent suffisamment d’informations sans ouvrir la version complète. N’est-ce pas génial ?
Publication destinée à certains groupes de personnes
J’aime pouvoir poser des questions génériques, mais parfois je souhaite lancer des discussions restreintes, plus privées. Pour cela, j’utilise un Flux de site (comme son nom l’indique, cet échange de News se limite à un site). Seules les personnes ayant accès à ce site peuvent le lire. Comme ce flux existe sur un site SharePoint, nous pouvons également ajouter d’autres applications et fonctionnalités au site pour partager des documents, suivre des tâches, etc. Et ce n’est pas tout. Si je suis ces sites, toutes les conversations menées sur ceux-ci sont consolidées dans mon échange de News, et ce dernier devient un emplacement unique où je peux trouver tous les sujets qui m’intéressent et qui comptent pour moi.
Comme moi, laissez-vous séduire par cet outil.
Après avoir utilisé l’échange de News chaque jour l’an dernier, je ne peux pas imaginer m’en passer au travail. Je suis beaucoup mieux informé que je ne l’étais auparavant, et je sens que je peux obtenir des réponses rapides à toutes mes questions et transmettre avec efficacité les idées que je souhaite partager. Je suis très fier de faire partie de l’équipe qui a construit un tel ensemble de fonctionnalités qui, contrairement à mes craintes initiales, s’est avéré en mesure d’accroître considérablement la productivité de ses utilisateurs.
Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible ici : Feeding the Newsfeed