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Die neue Teamwebsite

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Veröffentlichung des Originalartikels: 26.07.2012

Nathaniel Granor ist Projektleiter im SharePoint-Engineeringteam mit dem Arbeitsschwerpunkt Benutzerfreundlichkeit.

Ich habe mir fest vorgenommen, eines Tages meine Küche umzugestalten. Mein erstes Problem ist, dass ich überhaupt keine Küche habe. Der Wandschrank in meinem Apartment in Manhattan, in dem sich ein Kühlschrank und ein winziger Gaskocher verbergen, zählt leider nicht. Stellen wir uns also einmal vor (um dem Anlass dieses Blogs gerecht zu werden), dass ich in einem wunderbaren Landhaus in einem Vorort von Seattle wohne und es in diesem Landhaus eine Küche gibt, die umzugestalten ich mir vorgenommen habe.

 

Ich liebe Projekte. Sie verleihen mir den gewissen Kick. Mein Herz fängt an zu rasen, und manchmal fange ich an zu kichern. Die Umgestaltung einer Küche ist definitiv ein Projekt. In den nächsten Monaten werde ich eine Fülle von Skizzen, Notizen, Kontaktinformationen, Zeitplänen, Verträgen, Entwürfen und Fotos sammeln. Auf meinem Schreibtisch machen sich diese Unterlagen nicht besonders gut. Ich möchte sie mit anderen Menschen teilen, darüber reden und darauf verweisen, wenn ich im Büro des von mir beauftragten Unternehmens sitze oder mit meiner Mutter telefoniere (Hallo Mutti!).

 

Ich brauche das richtige Werkzeug. Das ist ohne Zweifel eine Aufgabe für SharePoint-Teamwebsites.

 

OK, OK, ich gebe ja zu, als SharePoint-Entwickler neige ich unter Umständen dazu, in allem eine Aufgabe für eine SharePoint-Website zu sehen. Das liegt an der Flexibilität von SharePoint. Eine Teamwebsite ist ein Ort für die Zusammenarbeit einer Gruppe von Menschen. Für diese SharePoint-Version haben wir uns vorgenommen, ein Tool zu entwickeln, das so nützlich und einfach anzuwenden ist, dass Sie es in einer Vielzahl von Situationen einsetzen möchten. Lassen Sie mich einen kurzen Überblick geben.

 

Erste Schritte 

Wenn Sie das erste Mal eine neue Teamwebsite besuchen, werden Sie von Kacheln mit Erste-Schritte-Anweisungen begrüßt. Die Kacheln sollen Ihnen einige Möglichkeiten vermitteln, wie Sie die Website für das aktuelle Projekt anpassen können.

Als Erstes möchte ich das Aussehen der Website ändern. Ich habe zahlreiche Projekte zu bearbeiten, und wenn ich jedem Projekt ein einzigartiges Aussehen gebe, behalte ich besser die Übersicht. Außerdem macht es Spaß. Die Kachel „Welcher Stil passt zu Ihnen?“ (What's your style?) führt Sie zu einem Katalog, in dem Sie für Ihre Website eine der zahlreichen wunderschönen Vorlagen auswählen können.

 

Nach der Auswahl einer Vorlage können Sie das Layout, die Farbpalette, die Schriftarten und das Hintergrundbild anpassen. Und nach einer kurzen Vorschau ist Ihr eigenes SharePoint-Thema auch schon bereits aktiv.

 

Wir werden uns den übrigen Kacheln zu einem späteren Zeitpunkt widmen. Expertentipp: Nachdem Sie Ihre Website eingerichtet haben, klicken Sie auf „Dies entfernen“ (Remove this), um die Kacheln zu entfernen. Sie können die Kacheln zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit wieder der Website hinzufügen oder auch „Erste Schritte“ (Getting Started) im Menü „Einstellungen“ (Settings) aufrufen.

 

Nachdem Sie die Kacheln entfernt haben, steht auf der Website ausreichend Platz für die Dinge zur Verfügung, die zentral und im Vordergrund angezeigt werden sollen. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf „Bearbeiten“ (Edit), um Ihre eigenen Inhalte hinzuzufügen. Sie können Text, Links und Bilder hinzufügen oder Videos, Karten und andere Multimediainhalte aus dem Web einbetten.



Dokumente

„Dokumente“ ist eine blumige Umschreibung für Dateien. Aus unzähligen Studien und Daten wissen wir, dass Dokumente das Herz und die Seele der meisten Projekte bilden. Jede Teamwebsite umfasst eine Bibliothek zum Speichern von Dokumenten, die automatisch allen Personen zur Verfügung steht, die Zugriff auf die Website haben.

In der neuen SharePoint-Version haben wir zahlreiche Verbesserungen am Umgang mit Dokumenten vorgenommen. Sie können z. B. einmal Folgendes ausprobieren:

  • Ziehen Sie Dateien von Ihrem Desktop oder dem Datei-Explorer in die Dokumentbibliothek.

  • Klicken Sie auf das Symbol „…“ neben einem Dokumenttitel, um rasch eine Vorschau des Dokuments zusammen mit einigen nützlichen Informationen anzuzeigen, z. B. die Dateiadresse oder den Namen der Person, die die Datei zuletzt geändert hat. Dies wird als Dokumentlegende bezeichnet. Ähnliche Legenden finden Sie überall in SharePoint.

  • Suchen Sie in der Dokumentbibliothek nach dem Symbol „Sync“ in der oberen rechten Ecke der Seite. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Bibliothek mit Ihrem Computer zu synchronisieren. Nach der Synchronisierung einer Bibliothek können Sie in Windows Explorer oder Office auf alle Dateien der Bibliothek zugreifen, selbst wenn Sie über keine Internetverbindung verfügen.

Notizbuch

Es folgt ein kurzer Exkurs: Wenn Sie noch nie von Microsoft OneNote gehört haben, dann tut mir das insgeheim ein bisschen leid (für Sie). Wenn Sie schon einmal davon gehört haben bzw. Ihr Auge bereits mehrmals über das Programmsymbol im Microsoft Office-Ordner gehuscht ist, Sie aber nie darauf geklickt haben, um das Programm zu öffnen, nun, dann bin ich einfach nur enttäuscht. Es ist eine fantastische Software (und ich sage das nicht nur, weil ich hier arbeite). OneNote ist ein digitales Notizbuch, das sich aus Abschnitten und Seiten zusammensetzt. Sie können darin Notizen vornehmen, Bilder und Videos hinzufügen und Ausschnitte aus Websites oder Dokumenten hinzufügen. Wenn Sie einen digitalen Stift besitzen, kann OneNote Ihre Aufzeichnungen und Skizzen erfassen.

 

Richtig abgefahren wird es, wenn Sie ein Notizbuch auf einer SharePoint-Website ablegen. Ihr Notizbuch befindet sich jetzt in der Cloud. Dann können Sie von jedem Computer oder Mobilgerät aus mit einer systemeigenen OneNote-Anwendung oder einem Browser darauf zugreifen. Noch besser: Sie können Ihr Notizbuch sogar für andere Personen freigeben: Die Notizen der anderen werden „live“ (also bereits beim Verfassen) bei Ihnen angezeigt und umgekehrt.

 

Wir sind dermaßen von OneNote überzeugt, dass wir in jede neue Teamwebsite ein freigegebenes Notizbuch eingebunden haben. Das Notizbuch kann von allen Personen genutzt werden, die Zugriff auf Ihre Website haben. Klicken Sie im Schnellstartbereich (das Navigationsmenü auf der linken Seite) auf den Link „Notizbuch“ (Notebook), um es in der OneNote Web App zu öffnen. Von dort aus können Sie das Websitenotizbuch in OneNote auf Ihrem PC, Mac oder Mobilgerät öffnen. Das Notizbuch steht offline zur Verfügung und wird automatisch synchronisiert.

 

Newsfeed

Beim Thema Zusammenarbeit dreht sich alles um Kommunikation. Es gibt viele verschiedene Kommunikationswerkzeuge für viele verschiedene Anwendungsbereiche. Der Websitenewsfeed stellt eine einfache und unkomplizierte Möglichkeit für spontane Unterhaltungen mit Personen bereit, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Sie können Bilder, Videos und Links einbetten sowie die @mention-Funktion für bestimmte Personen und Hashtags (#) verwenden.

Ich arbeite an zahlreichen Projekten, und jedes Projekt verfügt über eine eigene Personengruppen (und eine eigene Teamwebsite). Der Hub „Newsfeed“ in SharePoint zeigt mir eine gemeinsame Sicht der laufenden Unterhaltungen in jedem meiner Projekte an.

Weitere Informationen zu Newsfeeds in SharePoint finden Sie im Blogeintrag von Ben Wilde.

 

Sonstiges

Jedes Projekt ist anders. Wir haben die neue Vorlage für Teamwebsites bewusst einfach gehalten. Im Schnellstartbereich der Website befinden sich zu Beginn nur einige wenige Elemente: „Homepage“ (Home), „Notizbuch“ (Notebook), „Newsfeed“, „Dokumente“ (Documents). Wir haben uns für diese Elemente entschieden, weil wir denken, dass sie universell einsetzbar sind. Diese Funktionen werden wahrscheinlich in jedem Projekt benötigt (was Sie nicht daran hindern sollte, diese Elemente zu entfernen, wenn Sie das möchten). Alle übrigen Apps können Sie ganz nach Bedarf hinzufügen.

Erinnern Sie sich an die Kacheln für die ersten Schritte? Mehrere dieser Kacheln stehen für allgemeine Apps, die Sie Ihrer Website hinzufügen können:

  • Mit „Terminorientierte Arbeit?” (Working on a deadline?) werden die Apps „Aufgaben“ (Tasks) und „Kalender“ (Calendar) installiert. Mit diesen Apps können Sie Ihren Zeitplan organisieren, und Sie behalten die Übersicht darüber, wer gerade was macht. Weitere Informationen über diese Funktionen finden Sie im Blogeintrag von Eilene.
  • Mit „E-Mail im Kontext belassen“ (Keep email in context) wird eine brandneue App installiert, auf die wir sehr stolz sind: „Websitepostfach“ (Site Mailbox). Es handelt sich um einen gemeinsamen Posteingang in Microsoft Exchange, auf den alle Mitglieder Ihrer Website zugreifen können. Wir werden dieses Thema in einem künftigen Blogeintrag noch ausführlicher behandeln.
  • „Listen, Bibliotheken und sonstige Apps hinzufügen” (Add lists, libraries and other apps) ist eine Verknüpfung mit der Seite „App hinzufügen“ (Add an app), auf der alle Apps aufgeführt werden, die auf der Website installiert werden können. Sie finden dort außerdem eine Verknüpfung mit dem SharePoint Store, wo Sie noch weitere Apps finden, die Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen.  

(Wenn Sie ein erfahrener SharePoint-Benutzer sind, irritiert Sie der Begriff „App“ möglicherweise etwas. In SharePoint 2013 bezeichnet eine „App“ eine funktionelle Komponente, die Sie einer Website hinzufügen können. Listen und Bibliotheken sind Apps, aber es gibt auch viele andere neue Apps. (So ist die App „Websitepostfach“ (Site Mailbox) z. B. weder eine Liste noch eine Bibliothek.)

Apps, die Sie Ihrer Website hinzufügen, sind auf der Seite „Websiteinhalte“ (Site Contents) verfügbar. Die fünf zuletzt installierten Apps werden außerdem im Schnellstartbereich unter der Überschrift „Zuletzt verwendet“ (Recent) aufgeführt. Sie können den Schnellstartbereich bearbeiten, um Ordnung zu schaffen und sicherzustellen, dass immer die wichtigsten Elemente auf Ihrer Website verfügbar sind. Nachdem ich z. B. die App „Aufgaben“ (Tasks) installiert habe, bearbeite ich die Navigationsleiste und ziehe „Aufgaben“ (Tasks) wegen seiner Relevanz ein wenig weiter nach oben.



Vorwärts in die Zukunft

Mit fortschreitendem Projektverlauf können Sie die Website Ihren Anforderungen anpassen. Bei der Umgestaltung meiner Küche gebe ich die Website schließlich für den beauftragten Generalunternehmer frei, damit er Zugriff auf alle Projektinformationen hat und Aktualisierungen hinzufügen kann. Später geben wir bestimmte Dokumente auf der Website für Unterauftragnehmer frei (ohne ihnen vollständigen Zugriff auf das gesamte Projekt zu gewähren). Wir haben das Freigeben von Websites und Dokumenten sowie die dazugehörigen Funktionen erheblich vereinfacht. Achten Sie unbedingt auf den nächsten Blogeintrag, der dieses Thema ausführlicher behandelt.

Nachdem die Umgestaltung meiner Küche die ersten Spuren hinterlassen hat, füge ich eine Bildbibliothek hinzu und lade Fotos hoch, die den Fortschritt dokumentieren. Vielleicht gebe ich diese Bilder für meine Freunde und Familie frei.

Es gibt so viel mehr über Websites und die übrigen neuen SharePoint-Funktionen zu erzählen! Probieren Sie Office 365 Preview aus, um sich davon zu überzeugen, dass eine SharePoint-Teamwebsite ein lebendiger Ort geworden ist, wo sich Projekte effizient abwickeln lassen.

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Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter The New Team Site