分享 - 更簡單了

英文原文已於 2012 年 7 月 27 日星期五發佈

Gaurav Doshi 是 SharePoint 工程小組的專案經理，主要工作為使用者體驗。

讓我為 Microsoft 工作的原因之一，就是深入人心的付出文化。在這裡，我所認識的每個人，都在參與非營利組織的志工活動。我也在為非營利組織盡一己之力，管理位於印度的志工團體，他們在當地為弱勢兒童提供教育和主要的醫療照護服務。

我們定期交換許多資訊：其中包括相片、影片、預算文件、收據和法務資料。我們會共同製作簡報、編輯影片以及編製講義。目前，所有的作業都靠電子郵件來完成，結果可想而知，肯定是一團亂。我們的資料四散。人員沒有進行更新以及版本管理迅速失控的情況經常發生。

 

SharePoint 非常適合用於使這一切恢復常軌。網站是儲存與專案相關的一切內容的理想位置。我可以輕鬆的與組織中的人員，或是外部使用者的志工分享網站。我還可以和任何地點的任何人員共同作業，以建立簡報和編輯影片，而且絕不會忘記更新。

 

如果您熟悉 SharePoint，您可能聽過權限、群組與繼承，至於「共用」呢？那可是全新的功能！ 這項功能超級簡便而且功能十分強大。就讓我們來深入了解吧。

 

共用網站

網站原本就是要與人員共用的。在新版的 SharePoint 中，共用網站是非常簡單的事。在網站的每一個頁面上，右上角都有一個 [共用] (Share) 按鈕。只要按一下按鈕，輸入您要共用的人員名稱，然後按 Enter 即可。就這樣，你已經完成了！SharePoint 仍然使用權限層級、群組和繼承等功能強大的概念來提供這樣的體驗，不過您再也不必了解那些概念，就能完成像是共用網站這類的日常工作。

 

您剛所給予共用的人員將會收到包含前往該網站之連結的電子郵件邀請函。

如果您使用 Office 365，您就可以邀請您公司外的人員。只要輸入他們的電子郵件地址，他們也會收到邀請函。

共用的一部份也是了解誰能看見什麼內容。如果想要知道誰已經在這個網站上，您也可以輕鬆的查閱。在右上角的 [設定] (Settings) 功能表中，按一下 [共用對象] (Shared with)，您就可以看見存取網站的人員的姓名和相片。

共用文件

有時候，您只希望共用單一文件，而非整個網站。您可將該文件上傳至 SkyDrive Pro。這時候，文件還不會與任何人共用。當您準備要共用時，依序按一下文件旁邊的 [鎖定] (Lock) 圖示、[邀請人員] (Invite People)，接著輸入姓名，然後按 Enter。在您邀請人員時，[鎖定] (Lock) 圖示會變更以表示該文件已經共用。

 

您也可藉由選取文件圖說文字上的 [共用] (Share)，來共用網站中的個別文件。

 

當您與組織外的人員共用文件時，根據預設，他們需要以免費的 Microsoft 帳號 (即原 Live ID) 登入。不過，如果您取消核取 [需要登入] (Require sign-in) 選項，他們就無須登入。當我要共用募款活動傳單時，這項功能對我來說就非常理想。任何我想予以共用的人員，都可以將連結轉寄給其他人。我可以採用連結並置入我的 Facebook 以宣傳我的活動等等。任何人取得這個連結都可以使用這份傳單，無須登入。

 

系統管理員不費吹灰之力，就能控制某些共用設定，像是無須登入即可開始共用。

 

存取要求

如果您曾經使用過 SharePoint，我相信您以前就看過這個了：

過去，當您遭遇存取遭拒的情況時，就是走進死胡同了，您根本無能為力。

 

在新版的 SharePoint 中，當您試圖造訪尚未予您共用的網站或文件時，您不會再吃閉門羹了。相反的，您可以傳送通知對網站的擁有者說明您需要存取權的原因。在擁有者核准您的要求後，您就會收到電子郵件通知。這不再是個死胡同，而是一扇安裝了門鈴的大門！

我迫不及待的要開始使用 SharePoint 2013 來儲存及共用與我的非營利組織工作相關的所有資料。簡易的共用將如何提升您的日常工作效率：是跟廠商一起歸納提案嗎？或是迅速又安全地跟合作夥伴一起工作嗎？還是跨越組織界線進行共同作業？

 

現在就試用 (可能為英文網頁) SharePoint 預覽版，並提出您的意見反應！

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這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 Sharing - simplified