Introdução à descoberta eletrônica no SharePoint, Exchange e Lync 2013

Artigo original publicado na sexta-feira, 9 de novembro de 2012

Assim como muitas organizações, é provável que a sua possua uma grande quantidade de dados na forma de mensagens de email e documentos eletrônicos. Além deles, você provavelmente tem outros tipos de conteúdo, como dados sociais, mensagens instantâneas e páginas da Web. Há riscos legais consideráveis associados à preservação, pesquisa e produção desses dados quando ocorrem eventos no âmbito jurídico. Como pesquisar esse conteúdo e exportá-lo em um formato que possa ser fornecido para atender a solicitações de descoberta eletrônica? Como fornecer aos seus usuários as melhores tecnologias de colaboração e, ao mesmo tempo, proteger a empresa? Os novos recursos de descoberta eletrônica do SharePoint Server 2013, Exchange Server 2013 e Lync 2013 fazem exatamente isso.

Caso você não esteja familiarizado com a descoberta eletrônica, ela é o processo de localizar, preservar, analisar e produzir conteúdo em formatos eletrônicos exigidos em litígios ou investigações. Agora é possível poupar tempo e ajudar a reduzir os riscos legais com bloqueio in-loco, pesquisa em tempo quase real e a capacidade de manipular mais tipos de conteúdo. Nos baseamos nos recursos de descoberta eletrônica do SharePoint 2010 e Exchange 2010, permitindo que você execute a descoberta eletrônica no SharePoint, Exchange, Lync e compartilhamentos de arquivos, tudo a partir de um local. Você pode ajudara proteger o conteúdo do SharePoint e Exchange usando o bloqueio in-loco, identificar e reduzir a quantidade de conteúdo com consultas de descoberta eletrônica e exportar os resultados em um formato offline que você pode fornecer para análise jurídica.

Veja uma rápida visão geral da descoberta eletrônica com SharePoint 2013, Exchange 2013 e Lync 2013:

• Bloqueio in-loco: proteja o conteúdo in-loco e em tempo real, com maior fidelidade e custos de armazenamento reduzidos, sem afetar as tarefas diárias dos usuários.
• Consulta: obtenha conteúdo e estatísticas atualizados e relevantes de forma rápida para responder a perguntas com agilidade. Exportação: transfira conteúdo relevante do sistema em um formato offline e portátil.
• Mais conteúdo: preserve, pesquise e exporte documentos, mensagens de email, arquivos do OneNote, páginas da Web, posts em comunidades, microblogs, mensagens instantâneas do Lync e muito mais.

O SharePoint 2013 conta com o conjunto de sites da Central de Descobertas Eletrônicas, que tem recursos para ajudá-lo na primeira metade do EDRM (modelo de referência de descoberta eletrônica): identificação, preservação, coleta, processamento e análise. A Central de Descobertas Eletrônicas está disponível de forma local e no Office 365, e pode ser conectada ao Exchange, de modo que seja possível executar a descoberta eletrônica em conteúdo do SharePoint, Exchange e Lync arquivado no Exchange. Na Central de Descobertas Eletrônicas, você pode criar sites de Caso de Descoberta Eletrônica, que são usados para organizar bloqueios in-loco, consultas e exportações de um caso específico. O site Caso de Descoberta Eletrônica foi desenvolvido para que as equipes jurídicas internas realizem o trabalho de descoberta eletrônica.

Figura 1: home page do site Caso de Descoberta Eletrônica

Utilizando o bloqueio in-loco para preservar dados

Nossos clientes nos disseram que, quando um evento jurídico é iniciado, às vezes há a necessidade de garantir que algum conteúdo possivelmente relevante, que possa ser uma evidência, não seja modificado ou destruído. O conteúdo é disseminado para muitos locais diferentes, inclusive servidores de email, compartilhamentos de arquivos, sistemas de gerenciamento de conteúdo e computadores dos usuários. As versões anteriores do SharePoint traziam um desafio para a descoberta eletrônica, pois havia muitos tipos de conteúdo, como páginas e listas, que são difíceis de exportar em uma cópia offline. O SharePoint 2013 facilita a proteção de conteúdo com os conjuntos de descobertas eletrônicas, um novo recurso usado para identificar caixas de correio do Exchange e sites do SharePoint, agrupá-los, aplicar critérios de filtragem e realizar o bloqueio in-loco do conteúdo.

Figura 2. Na página Conjunto de descobertas eletrônicas, você pode gerenciar bloqueios in-loco de caixas de correio do Exchange e sites do SharePoint.

Com o bloqueio in-loco, os usuários podem continuar a editar e excluir conteúdo. Enquanto isso, em segundo plano, o sistema garante a retenção das versões originais para descoberta eletrônica. Os metadados e o contexto de cada item são retidos, pois são mantidos no local.

Bloqueio in-loco:

• Preserva o conteúdo no local, inclusive blogs, páginas wiki, conteúdo de microblogs, mensagens instantâneas do Lync arquivadas, mensagens de email, itens de calendário, contatos e muito mais.
• Ajuda a reduzir o risco por meio da proteção abrangente de conteúdo (sites do SharePoint e caixas de email do Exchange) com rapidez, evitando o desperdício de semanas ou meses com cópias de todo o conteúdo que possa ser relevante.
• Ajuda a reduzir os custos de armazenamento,preservando somente o conteúdo editado ou excluído, e inserindo filtros para reduzir a quantidade de conteúdo bloqueada.

Identificando dados relevantes com consultas

As análises jurídicas podem custar milhares de reais por gigabyte. Por isso, reduzir a quantidade de conteúdo fornecido para análise jurídica é uma parte importante do processo de descoberta eletrônica. A nova página Consulta da descoberta eletrônica o ajuda a identificar e reduzir o conjunto de dados usando sintaxe de palavras-chave, restrições de propriedades e refinamentos. A experiência de consulta concentra-se nas estatísticas de origens individuais e fragmentos de consulta para ajudá-lo a tomar decisões sobre o conteúdo pesquisado. Você também pode visualizar conteúdo do SharePoint ou Exchange para garantir que identificou o conjunto de resultados correto.

Figura 3. A página Consulta permite identificar conteúdo relevante com palavras-chave, refinadores e estatísticas.

A experiência de consulta da descoberta automática o ajuda a restringir o conjunto de conteúdo aos itens relevantes, com foco em estatísticas e visualização. Veja alguns dos principais recursos e exemplos:

• Pesquisa de proximidade: por exemplo, wingtip NEAR(30) marketing identifica resultados em que "wingtip" esteja a 30 palavras-chave de "marketing"
• Filtragem de domínio do Exchange: por exemplo, retorna todos os resultados com @contoso.com
• Pesquisar conteúdo do Exchange e Lync arquivado no Exchange, SharePoint e compartilhamentos de arquivos a partir de uma página de pesquisa Obter detalhes de estatísticas de consultas para ver como as partes da consulta contribuem com o conjunto de resultados

Exportando dados

Um dos maiores desafios de descoberta eletrônica ao lidar com o SharePoint e Exchange é exportar dados do sistema em um formato offline portátil. Essa é uma preocupação tanto em instalações locais quanto no Office 365. Agora a exportação é tão fácil quanto clicar em alguns botões. Após concluir a consulta, você pode clicar no botão de exportação, selecionar algumas opções e baixar os resultados de pesquisa diretamente no computador local. Usado a exportação, você pode remover conteúdo duplicado do Exchange, incluir versões de documentos do SharePoint e até mesmo incluir itens que não podem ser pesquisados (itens com erros de indexação).

Figura 4. A exportação facilita o download de resultados de pesquisa do Exchange ou SharePoint, estejam os dados armazenados localmente ou no Office 365.

Há um manifesto XML do modelo de referência de descoberta eletrônica incluído na exportação para fornecer metadados sobre os itens exportados. Após a exportação:

• O conteúdo do Exchange (inclusive conteúdo do Lync arquivado) é armazenado em arquivos PST.
• O conteúdo do SharePoint e dos compartilhamentos de arquivos é baixado em formato nativo.
• As páginas do SharePoint são capturadas como arquivos MHT.
• >As listas do SharePoint são armazenadas como arquivos CSV.

Após concluir a exportação, você pode importá-la em ferramentas de análise populares ou enviá-la para análise jurídica.

Resumindo…

Os novos recursos de descoberta eletrônica possuem três vantagens para ajudá-lo a cumprir os requisitos de investigações jurídicas:

1. Bloqueio in-loco—Você pode preservar e pesquisar o conteúdo em repositórios nativos. Esse recurso é mais rápido, mais simples e proporciona maior fidelidade do que os processos usados atualmente. Além disso, com a abordagem in-loco, você pode reduzir o espaço de armazenamento necessário.
2. Pesquisa em tempo quase real—Como usamos o sistema de pesquisas interno do SharePoint e Exchange, o conteúdo está sempre atualizado e você pode realizar pesquisas a qualquer momento. Obtenha respostas em minutos pesquisando conteúdo atualizado e em tempo real.
3. Mais conteúdo—Você pode preservar, pesquisar e exportar arquivos do OneNote, páginas da Web, comunidades, microblogs, mensagens instantâneas/reuniões do Lync e muito mais.

O SharePoint 2013, Exchange 2013 e Lync 2013 o ajudam a reduzir os riscos legais e a poupar tempo. Agora você já tem as ferramentas necessárias para atender rapidamente a solicitações jurídicas, protegendo sua organização sem interromper as tarefas dos usuários.

Para começar, você pode criar um site Central de Descobertas Automáticas e, em seguida, criar sites de Caso de Descoberta Automática. Para associar todos os elementos com o Exchange, é necessário realizar algumas configurações. Para obter auxílio, consulte o artigo Plano para eDiscovery no SharePoint Server 2013 na TechNet.

Obrigado pela leitura. Em caso de dúvidas, entre em contato comigo.

Quentin Christensen
Gerente de programas de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo

Esta é uma postagem de blog traduzida. Consulte o artigo original em Intro to eDiscovery in SharePoint, Exchange, and Lync 2013