Как спланировать идеальный проект: инструкция для руководителя проектов

Статья первоначально опубликована на английском языке здесь.

Быть руководителем проектов непросто: вы как жонглер, которому приходится смотреть сразу за несколькими тарелками, подброшенными в воздух. Вам постоянно приходится выкраивать время, следить за работой людей, делать невозможный объем работы в максимально сжатые сроки и многое другое.

Однако без вас компании просто не обойтись. Более того, именно от вас зависит эффективность ее работы. И действительно, по данным исследования PricewaterhouseCoopers, более 60 % неудачных проектов становятся такими из-за внутренних проблем, таких как недостаток ресурсов или выполнение работ с опозданием. Иными словами, это те ситуации, которые мог бы не допустить хороший руководитель проектов.

Кроме того, эта сфера переживает сегодня настоящий подъем: все больше современных компаний осознают, насколько важно внедрять надлежащие методы управления проектами. В частности, по оценкам специального исследования Института управления проектами, с 2010 по 2020 год в мире будет создано почти 16 млн новых должностей в сфере управления проектами, и общий оборот в отрасли вырастет до 6,61 трлн долл. США.

Так или иначе, управление проектами — это огромная ответственность, независимо от того, в какой компании вы работаете. Чтобы облегчить жизнь людей, занятых в управлении проектами (как официально работающих в должности руководителя проектов, так и просто возглавляющих какой-либо проект), мы предлагаем семь советов, которые помогут собраться с мыслями и успешно реализовать проект.

Совет 1. Четко сформулируйте цели проекта

Взгляните на вещи в перспективе и решите, чего бы вы хотели достичь с помощью этого проекта. Если в проекте участвует клиент или стороннее заинтересованное лицо, они, разумеется, помогут вам определить его цели. Приведем ниже наиболее общие цели:

• Предотвратить увеличение объема работ по проекту.
• Оставаться в рамках бюджета.
• Реализовать все аспекты проекта.
• Предоставить качественную работу.
• Выполнить работу своевременно.
• Заранее зарезервировать необходимые ресурсы.

Совет 2. Заранее установите ожидаемые результаты

Чтобы успешно выполнить проект, все должны работать согласованно. Приступая к реализации любого проекта, вы как руководитель проекта должны четко сформулировать свои ожидания и попросить других сообщить о своих. В частности, следует указать конкретные способы, с помощью которых ваша рабочая группа сможет достичь поставленных целей. Кроме того, следует определить и другие аспекты проекта:

• Список конечных результатов и сроки их достижения.
• Ведомость об объеме работ по проекту.
• Заданные роли и обязанности.
• Процесс решения вопросов по проекту.
• План коммуникации, включая периодичность общения с заинтересованными лицами и клиентами.

Совет 3. Перечислите потенциальные риски и способы их устранения

Давайте признаем: даже если вы спланировали все до мельчайших деталей, всегда может произойти что-то неожиданное. Так что же делать хорошему руководителю проектов? Разумеется, спланировать действия на случай непредвиденных обстоятельств. И если предсказать точную угрозу для проекта невозможно (это может быть что угодно: от плохой погоды и политической нестабильности до технологических сбоев), надлежащее управление рисками всегда позволяет снизить степень их воздействия на проект.

Совет 4. Сократите число собраний

По данным исследования Verizon Conferencing, только 22 % собраний оказываются «исключительно продуктивными» и 44 % — «очень продуктивными». В итоге получается, что 34 % собраний почти или совсем бесполезны. Разумеется, собрания — это важная часть планирования проекта, но иногда их вполне можно заменить другой формой общения. Это может быть как электронная почта, так и ПО для планирования проектов, где вы можете обмениваться файлами и идеями, назначать задачи и распределять задачи, не встречаясь с участниками лично. А сэкономленное время можно всегда потратить на саму проектную работу. Так что прежде чем разослать очередное приглашение на собрание, вспомните об этом.

Совет 5. Спланируйте идеальное начальное собрание

Если говорить о собраниях, то именно начальное собрание задает тон всего проекта. Планируя такое собрание, следуйте указанным стандартам:

• Пригласите нужных людей и заручитесь участием ключевых заинтересованных сторон.
• Составьте подробный план собрания: это поможет каждому включиться в работу и понять цель собрания.
• Определитесь, можно ли провести это собрание в виде веб-конференции или лучше встретиться лично. Это будет зависеть от того, каковы масштабы и бюджет проекта, работаете ли вы с этим клиентом впервые и др. Помните, что собрания с личным присутствием спланировать обычно сложнее, а если кому-то придется ехать издалека, то еще и дороже.
• Если ключевые заинтересованные стороны не смогут присутствовать на собрании, его лучше перенести, иначе оно пройдет впустую. Иногда потребуется провести еще одно собрание, чтобы сообщить им новости или получить от них нужную информацию.
• Прежде чем составлять план, сформулируйте цель собрания: какие сведения люди должны получить по его итогам?

Совет 6. Собирайте отчеты в ходе проекта

Единственный способ узнать, как реализуется проект — это регулярно собирать отчеты. Часто для этого достаточно ПО для управления проектами. Изучая отчеты, вы сможете оценить эффективность распределения ресурсов и убедиться, что проект реализуется своевременно и в рамках бюджета.

Совет 7. Подберите нужные инструменты

Хотя на рынке представлено множество средств для управления проектами, не все они одинаковы. Решите, какие именно функции вам нужны, и сравните интересующие продукты. Так или иначе, выбранное средство должно позволять делать следующее:

• Организовать и связывать задачи для создания временных шкал и планов.
• Делиться выводами по аналитическим данным, эффективно информируя людей о ходе выполнения проекта.
• Быстро освоить интерфейс.
• Приводить план проекта в соответствие потребностям вашей рабочей группы.

Таким образом, быть отличным руководителем проекта непросто, но это возможно. Вам нужны только знания, умения и навыки, а также подходящие средства, чтобы выполнять работу и достигать нужных результатов.