Los documentos en la sociedad de la información y el rol del Gobierno

 

"... el papel del Estado, ya sea deteniendo, desatando o dirigiendo la innovación tecnológica, es un factor decisivo en el proceso general, ya que expresa y organiza las fuerzas sociales y culturales que dominan en un espacio y tiempo dados." (La Era de la Información - Manuel Castells)

El documento es el medio que utiliza el ser humano para transmitir sus conocimientos y surge de la unión de un mensaje y un soporte. La documentación tuvo su nacimiento y desarrollo como resultado de la evolución producida en los documentos y en el tipo de información que estos albergan. La evolución de los soportes documentarios está marcada por tres etapas bien delimitadas:

1º etapa: Los documentos manuscritos

2º etapa: El libro impreso portable

3º etapa: Los documentos digitales

Desde la expansión de Internet y el mundo digital, todos los aspectos relacionados con la información y la forma de almacenarse han sufrido cambios profundos. El paso de un mundo analógico a otro digital llevó consigo cambios conceptuales relacionados con los documentos que no se detuvieron con la mera digitalización de textos. Los usuarios comenzaron a demandar nuevas funcionalidades y características. Primero demandaron procesadores de textos ágiles. Pero con Internet y la globalización demandaron documentos fácilmente intercambiables, la noción de interoperabilidad, y que esta fuera potente, flexible y segura.

En los últimos años el mundo de los documentos ha sufrido una verdadera revolución tecnológica que supieron detectar a tiempo las necesidades de cambio y actuaron en consecuencia, adaptando sus productos a las necesidades de los clientes. Realizar búsquedas, segurizar y firmar documentos, enrutarlos para su revisión y aprobación, o hacer copias de seguridad son solo algunas de las funcionalidades que reflejan el cambio en las suites ofimáticas.

¿Por qué Open XML debería importarle a los gobiernos?

Desde la antigüedad, la conservación y organización de los documentos ha sido un problema. El principal factor de desarrollo de una sociedad desde el origen de la civilización es el conocimiento que genera, la forma de comunicarlo y la aplicación de este en los distintos campos de acción (ideológico, económico, científico, etc). En ese escenario el rol de los documentos es crítico, porque asumen el lugar de "depositarios de la información", información que posteriormente se convertirá en nuevo conocimiento. Es por esto que los gobiernos necesitan archivar documentos por mucho tiempo, décadas e incluso durante siglos.

Normalmente los gobiernos muestran un enorme interés por la evolución de los estándares de formato de documento que utilizan. Cabe destacar que en la actualidad no existe un estándar ISO para representar el contenido de los documentos. La estandarización ISO de Open XML dará a las entidades gubernamentales la oportunidad de participar en la revisión y evolución de este importante estándar de formato de documento a través de sus organismos nacionales de estandarización.

Los gobiernos suministran cada vez más servicios e interactúan con los organismos que los integran de manera electrónica. Teniendo en cuenta que Microsoft Office tiene más de 450 millones de usuarios en todo el mundo, es de esperar que la mayoría de esos organismos utilicen tecnologías compatibles con Open XML. La ratificación ISO del estándar Open XML ayudará a asegurar que los gobiernos tengan libre acceso a formatos que cuenten con interoperabilidad con una gran variedad de tecnologías, mejorando la capacidad para ponerse en contacto de manera eficaz con los organismos que los integran.

A diferencia de lo que sucede con otros formatos de archivo como ODF, Open XML es un estándar sólido y con una especificación muy detallada, producto de la participación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos (1) y la Biblioteca Británica (2) como colaboradores en el proceso de estandarización ECMA. Los defensores del formato ODF, con sus propios objetivos empresariales, sostienen que debe existir un solo estándar y que todos los demás deben ser bloqueados. La imposición arbitraria paralizaría el desarrollo de futuras tecnologías que podrían ser innovadoras y ampliarían las posibilidades de elección en el mercado.

Un estándar es un tema muy serio, la idea de que la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) deba generar estándares "por orden de llegada" no resiste el menor análisis objetivo, se debe estandarizar teniendo en cuenta la tecnología, su disponibilidad, rendimiento y calidad, y no el momento en que fue iniciado un simple trámite burocrático.

El mundo necesita estándares abiertos para asegurar que diversas plataformas de tecnología trabajen en conjunto brindando soluciones interoperables. El apoyo de las entidades gubernamentales y su participación en la ratificación ISO de Open XML contribuirán a que esto sea una realidad.

(1) Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos - https://www.loc.gov/

Ubicada en Washington DC y fundada en 1800, es la mayor biblioteca del mundo. Cuenta con más de 134 millones de volúmenes en más de 460 lenguas.

(2) Biblioteca Británica - https://www.bl.uk/

Posee aproximadamente 150 millones de artículos y cada año se le incorpora una colección de cerca de tres millones de objetos nuevos, que se organizan en 625 km de estanterías que crecen 12 kilómetros cada año.