Заставляем автозамену работать на вас
Серия Жизнь в Outlook (Living in Outlook) это рекомендации и практические примеры со всего мира. Мы начнем обсуждение, а Вы можете добавлять ваши советы и примеры практического внедрения (tips and workflows)!
Чтобы экономить свое время, общаясь по электронной почте, я старался сокращать длинные имена проектов аббревиатурами, но спустя полгода я начал путаться в собственной стенографии. Я всегда полагался на автозамену как на функцию позволяющую мне исправить небольшие опечатки, случающиеся когда пишешь в спешке, а недавно узнал новый способ использования этой функции, которая решает проблему аббревиатур. Автозамену можно использовать для автоматического расширения аббревиатуры или другого текста, что освобождает вас от необходимости печатать длинные фразы!
Настройка автозамены - простой процесс, но он может потребовать много времени, если вы, как и я, используете много аббревиатур. Покажу это на одном примере.
Настройка автокоррекции
1. Откройте Tools | Options, нажмите Mail Format и затем Editor Options.
2. Нажмите Proofing | AutoCorrect Options…
3. Теперь создайте аббревиатуры, которые хотите автоматически расширять. В качестве примера будем использовать DCFS (что означает "Department of Children and Family Services" (Департамента по делам детей и семьи), проект в котором я работал волонтером в течение пары месяцев).
Чтобы аббревиатура не расширялась каждый раз, добавьте в конце аббревиатуры символ: ">". Только аббревиатуры, содержащие этот символ , будут автоматически расширяться. Таким образом можно набрать DCFS или DCFS>, в зависимости от того, что необходимо сделать.
Введите аббревиатуру "DCFS>" под Заменить (Replace) и введите соответствующую замену "Департамента по делам детей и семьи" (Department of Children and Family Services) в поле With.
4. Нажмите кнопку "Add" и Автозамена настроена.
Я сделал это для большинства аббревиатур и фраз, которыми я регулярно пользуюсь, что экономит мне массу времени, так как больше не должен писать длинные фразы. А учитывая, что Outlook использует словари Word, для создания писем, это будет работать и в Word без дополнительной настройки.
Allie Bellew
Outlook Program Manager
Перевел - Михаил Даньшин,
Comments
- Anonymous
December 28, 2010
Алекс, скажите где можно найти похожие статьи по оптимизиции работы в Outlook? Если можно, ответ пришлите на: denis@vilcom.spb.ru