零售集團數位轉型火車頭-東森信息科技：保持競爭力的關鍵在不斷創新
「現今是個強調協同合作的年代，企業跨部門、甚至跨公司的溝通，已經成為辦公常態，一個好的溝通工具，不只可以讓員工提高工作效率，也能讓跨組織的專案團隊成員清楚了解彼此的工作內容，保持應變彈性才能面對未知挑戰，」東森信息科技總經理王辭笙說。
企業溝通要有效率，這個道理很多企業主都知道，但是真正能落實的卻沒有幾個，尤其當溝通的對象不只一個人、而且不一定在同一個部門的時候，溝通的正確性與即時性，似乎變成一個難以達成的目標。
一個對的工具，可以縮減50~60%溝通時間
「其實不是難做到，而是有沒有選擇正確的溝通工具」--東森信息科技總經理王辭笙
身為東森集團的數位轉型驅動引擎，東森信息科技肩負著整個集團的 IT 維運重任，在集團執行數位轉型計劃的過程中，所需要的數位工具，都是由東森信息科技來負責，例如：開發行動 APP、Ponda 卡的集點系統、數據分析平台…等，為了追求效率，過去在開發這些工具時，東森信息會成立專案小組、用敏捷式開發的方式來進行，但是長久下來卻發現一個盲點，敏捷開發雖然可以加快專案執行的速度，但是溝通效率卻沒有因此而改善，溝通過程中的訊息無法留下記錄、也不能有效控管，甚至還在無形中拉高資安風險。
為了滿足專案執行過程中，經常出現的跨部門甚至跨公司的內部溝通需求，王辭笙決定統一內部的溝通工具，確保溝通的效率與正確，同時也讓集團的數位轉型計劃更順利。
也因此，東森信息在2016年底引進 Microsoft Teams 企業協作平台，將內部溝通工具從多重選擇（包括 Slack、Trello，有時還有 Line 或 FB 訊息），統一成單一平台，不只跨部門/公司溝通變得越來越方便，效率也跟著越來越高，「至少縮減了 50~60% 的時間，換句話說，原本4天才能審核通過的專案，現在只要1天半到2天就可以，」王辭笙大方分享內部溝通模式改變後的效益。
整合常用軟體，替員工省下工作時間
王辭笙進一步指出，在 Microsoft Teams 之前所使用的溝通工具，除了無法滿足專案團隊的作業需求、資訊分散不易管理等，最大的問題是無法整合集團已經採用的 Office 365 各項應用。而 Microsoft Teams 的導入，雖然才不到半年時間，專案的執行效率就有了顯著地提升，不只主管可以隨時掌握專案執行狀況，新加入的專案成員也能立即進入狀況，王辭笙認為， Microsoft Teams 的整合性，是促使效率改善最主要的原因。
如同前述所提，東森集團已經全面採用 Office 365 處理公事，而 Microsoft Teams 又將 Office 365 各項功能整合在一起，這意味著，當員工在溝通訊息時，如果需要使用其他應用軟體，不必把視窗縮小，到電腦桌面上開啟新的介面，在既有溝通平台上就能完成所有事情。
▲Microsoft Teams 將 Office 365 各項功能整合在一起，當員工在溝通訊息時，不必切換介面，在單一溝通平台上就能完成所有事情。
圖片來源：台灣微軟
舉例來說，如果需要分享文件，只要點開頁籤上的 SharePoint 按鈕，若要安排小組會議也能直接在裡面預定時間和會議室，或利用 Planner 功能追蹤專案項目的執行進度，在資訊一目瞭然、應用軟體隨手可得的情況下，專案團隊成員也就能更專注在產品或服務的開發與執行上。
「雖然，縮小視窗、開啟軟體這些動作看起來好像沒花多少時間，但是一整天累積下來也很驚人，更重要的是會讓員工專注力大打折扣，」王辭笙認為，要提升工作與溝通效率，就是從替員工省下做瑣事的時間開始。
確保平台可靠性，解決即時溝通與資料保密的兩難
除了可以有效整合與運用既有的資源，Microsoft Teams 還符合了東森購物ISO27001 認證所需的資訊安全要求，例如：資料加密、Log 讀取記錄...等
「過去工程師在 Line 上討論程式開發或是分享檔案，遇到最大的問題就是不 Secure（安全），但是為求內部快速討論，工程師又不得不這麼做」王辭笙還分享，資安是所有人都重視的問題，能兼顧團隊間的溝通，同時在資安上有足夠的可靠性，當這樣的平台出現，正是所有工程師夢寐以求的事。
也因此，在導入 Microsoft Teams 平台後，東森信息科技也關掉了原本在 Line 上的討論群組，降低資料外洩風險，確保集團的溝通兼顧即時與安全性。
漸進式做法，縮短陣痛期
王辭笙表示，為了縮短新工具導入的陣痛期，東森信息科技採用漸進式的做法來導入 Microsoft Teams。
一開始先針對幾個重點部門進行推廣，鼓勵員工使用 Microsoft Teams 進行即時訊息溝通，或上傳檔案做資訊共享，並把執行專案所需的資源建立在 Microsoft Teams 平台內，加上它簡單容易上手，久而久之就成為專案團隊的主要溝通平台，目前80%以上的員工都透過 Microsoft Teams 溝通工作上的訊息。下一步，東森信息科技將會推動 Microsoft Teams 至行銷企劃部門，甚至整個集團，希望讓集團內部的溝通變得更順暢、更有效率。
人們生活模式的改變，促使零售業的運作型態不停在變革，很多新的競爭者如雨後春筍般冒出來，他們使用最新的技術或科技來面對消費者，如果既有競爭者不能即時跟上，就算不會被市場淘汰，也很有可能被邊緣化，「所以，保持競爭力的關鍵就是不斷創新，」王辭笙強調，不只是企業溝通工具要不斷更新，其他的應用都是如此，唯有使用正確的數位工具，才能搭上這波數位轉型列車，站上市場的最前端。