將溝通平台化為工作助理，幫助IT開發者專注在商業流程開發

 

在講求團隊分工的年代，「溝通」是日常工作中相當重要的事情，但是對一個IT開發者來說，當全心投入在程式開發工作時，無論是當面或電話溝通，專注力和思緒都免不了會受到影響，而Email溝通雖然干擾較小，卻沒有效率也容易被忽略，現今普及的即時通訊軟體對於管理面又有所疑慮，「企業IT開發團隊非常需要一個能夠兼顧溝通與協同合作的平台，」微軟最有價值專家（現任金士頓資訊部經理）郭家齊說。

 

「一個能夠兼顧溝通與協同合作的平台，不只可以提高效率，更能幫助IT開發團隊將心力聚焦在商業需求開發，協助企業提高競爭力，並支撐企業的戰略需求，創造IT應用的最大價值，」微軟最有價值專家（金士頓資訊部經理）郭家齊說。

 

有效溝通，讓MIS專注在商業流程開發

 

在企業IT領域工作多年的郭家齊認為，企業IT開發人員最重要的責任就是，將心力聚焦在商業需求開發，協助企業快速面對市場變化及提高競爭力，這對台灣的高科技製造業來說特別重要。由於高科技製造業規模龐大，必須仰仗資訊系統的協助，才能確保營運效率，也因此，大部分製造業IT開發團隊就像一個小型軟體公司，承接內部各種不同的系統開發與維運需求。

 

為了提高系統開發效率，金士頓IT開發團隊在5年前導入了Scrum（敏捷開發）開發流程，並逐步導入DevOps（開發維運一體化）流程，Scrum讓專案資訊與時程透明化，透過與使用者的充分溝通，確保IT人員開發出來的系統能夠符合使用者需求，而DevOps則將開發與維運整合在一起，降低彼此間的溝通成本並減少交付時間。

 

這兩套開發流程都強調「溝通」的重要性，Scrum著重軟體開發者與使用者需求間的溝通，DevOps則重視軟體開發者與系統維運人員間的溝通與合作，此時溝通工具的選擇就顯得很重要。

 

郭家齊的開發團隊原本使用Email作為溝通工具，但是Email無論是要查找資料或搜尋歷史紀錄都不太方便，之後又改用通訊平台Slack，偏偏Slack有訊息數量的限制，而且與Office的整合並不容易，而大部份企業的生產力工具都是Office，開發整合與維護都需要花較多時間成本，對於企業IT來說並不適合，所以當微軟在2016年推出企業協作平台Microsoft Teams測試版時，郭家齊便率先引進，希望能提升團隊溝通的效率。

 

溝通+協作，打造最適合IT開發者的工作平台

 

郭家齊透露，原本該開發團隊只是在Microsoft Teams平台上相互溝通、討論，但隨著使用時間越來越長，也挖掘出越來越多功能，如今Microsoft Teams已經成為工作時最重要的工具，包括：追蹤專案進度、記錄系統資訊、需求討論、進行視訊會議、資訊/技術文件分享尋求協助解決程式開發過程中遇到的問題等，都會在Microsoft Teams平台上進行。

 

舉例來說，當使用者遇到系統問題時，通常會直接打電話給維運人員，在解決問題過程中，系統維護人員若有不清楚之處或需要協助，就會直接在Microsoft Teams平台上Tag開發者一同解決問題。又如當發現系統Log出現錯誤訊息時，會直接送到Microsoft Teams平台上，並在Microsoft Teams平台上Tag相關人員去處理。甚至在開發程式過程中，如果「卡關」無法繼續，開發者也會將程式碼或問題貼到Microsoft Teams討論區，邀請同事們一起集思廣益解決問題。

 

「像Microsoft Teams這樣的協同合作平台，是較適合企業IT開發團隊的溝通工具。」郭家齊說。

 

因為程式開發屬於知識工作，如果思緒被打斷，要花很長的時間才能重新開始，所以IT開發人員通常不喜歡工作過程中，被其他人或事打斷，而「溝通」這種事無法預測何時會發生，偏偏又很重要，透過Microsoft Teams平台溝通，既可以有效傳達訊息又不必擔心工作被打斷，還能讓IT開發人員維持直接透過電腦處理事情的習慣。

 

Microsoft Teams四大效益，提昇團隊溝通效率

 

總結長達半年以上的使用經驗，郭家齊認為Microsoft Teams為團隊溝通帶來四大效益：

 

第一、資訊集中化，不只方便查詢，更不必擔心資料遺失的風險。由於企業的資訊部門所有系統開發專案都是並行且交錯的，IT開發人員同時負責2~3個以上專案是常態，也因此在工作過程中，經常需要搜尋資訊，以前IT開發人員要在電腦資料夾、電子郵件或其他工具間來回尋找，如今只要在Microsoft Teams上輸入關鍵字，就能找到與專案相關的討論訊息或是附檔，甚至有些同仁會在專案結束後，把訊息收藏起來，以便日後修改系統之用。

 

第二、透過API連接各種外部工具。由於Microsoft Teams提供完整API，方便使用者介接第三方相關資訊，對IT開發或維護人員來說，就能整合所需要的工具，避免在不同介面間切換瀏覽資料的不方便及時間的浪費。

 

第三、支援行動裝置，即便IT開發人員不在辦公室或座位上，也能即時看到訊息並回覆。

 

第四、提高工作效率，如同前述所舉的例子，所有與系統相關的問題都能在Microsoft Teams邀請相關人員一起討論，縮短解決問題的時間，此外，以前郭家齊在召開會議時，通常會一次討論所有正在進行中的專案，但每個專案的參與成員不完全一樣，當討論到自身沒有參與的專案，成員也不能馬上離席，難免顯得浪費時間，如今在會議上只要討論大方向即可，會議結束後，專案細節或技術部分，開發者會主動在Microsoft Teams延續剛剛討論的話題，或發表自身意見，反而能激盪出更多火花。

 

未來，郭家齊希望透過Microsoft Teams創造高效率高品質的團隊溝通環境，才能發揮IT開發工作的最大價值。