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Tipps für die Verwendung von SQL-Filtern mit OMPM

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Veröffentlichung des Originalartikels: 20.05.2011

Ein Berater fragte uns kürzlich, ob in Office Migration Planning Manager (OMPM) die Verwendung von Platzhaltern beim Durchsuchen von Dateien unterstützt wird. Dies wird zwar nicht unterstützt, aber laut unserem OMPM-Guru Curtis Sawin ist es besser, alles zu durchsuchen und dann die Ergebnisse zu filtern. Hier finden Sie seine Tipps für erweiterte Filtermethoden mithilfe von SQL-Filtern.

Werden in OMPM Platzhalter beim Durchsuchen von Dokumenten unterstützt?
In gewisser Weise ja, aber nicht wirklich.

Das heißt, wenn Sie (mit offscan.exe) Dokumente durchsuchen, können Sie Folgendes definieren:

  • Ein- bzw. auszuschließende Ordner
  • Einzuschließende Dateierweiterungen
  • Ob Dateien, die „seit längerer Zeit“ nicht geändert wurden bzw. auf die „seit längerer Zeit“ nicht zugegriffen wurde, durchsucht werden sollen

Das ist alles.

Diese Einstellungen werden in der Datei „offscan.ini“ definiert. Empfohlen wird jedoch als Strategie für das Durchsuchen und Bewerten von Dokumenten, die lokalen Laufwerke oder Netzlaufwerke mit offscan.exe zu durchsuchen und dann die Ergebnisse mit dem OMPM-Berichterstellungstool (OMPM.accdr) zu filtern. Mit anderen Worten: Verwenden Sie offscan.exe, um das zu ermitteln, „was Sie haben“, und dann OMPM.accdr, um zu ermitteln, „was Sie benötigen“.

Hierzu erstellen Sie in OMPM.accdr einen benutzerdefinierten SQL-Filter, bei dem es sich einfach um eine SQL WHERE-Klausel handelt.

Wenn ich beispielsweise alle Dateien ausschließen möchte, die mit bestimmten Zeichen beginnen, füge ich in OMPM.accdr eine WHERE-Klausel hinzu, die diese Dateien ausschließt. Im nachstehenden Screenshot wird das SQL-Feld Selected Filter in OMPM.accdr mit einer WHERE-Klausel gezeigt, die nur Dateien einschließt, die mit „pr“ beginnen.

Wenn ich auf die Schaltfläche Apply Filter klicke, geht aus dem oben gezeigten Screenshot hervor, dass nur 7 % der durchsuchten Dateien den Filterkriterien entsprechen.

Hinweis: Damit diese Abfrage funktionsfähig ist, muss die Registerkarte Scanned Files in OMPM.accdr geöffnet sein.

In einem etwas hilfreicheren Beispiel schließen Sie alle „Besitzerdateien“ aus. Damit sind die Dokumente gemeint, die mit einer Tilde (~) gefolgt von einem Dollarzeichen ($) beginnen, worauf der Rest des Dokumentnamens folgt (beispielsweise ~$ateiname.doc). Diese Dateien werden erstellt, wenn Sie eine gespeicherte Datei öffnen, und werden gelöscht, wenn Sie die Datei schließen. Wenn Sie ein Netzlaufwerk durchsuchen, finden Sie möglicherweise Tausende dieser Dateien. Dies ist ein Hinweis darauf, das zurzeit Tausende von Dokumenten durch Ihre Kunden geöffnet sind. Mit der folgenden Abfrage werden solche Dateien ausgeschlossen:

Mithilfe dieses Filters konnte ich die Anzahl der zu bewertenden Dateien verringern.

Zusammengefasst können Sie sehr präzise filtern, wenn Sie das OMPM-Berichterstellungstool verwenden. Sie können dann zwar nicht Dateien basierend auf Platzhaltern durchsuchen, aber Sie können mithilfe von Platzhaltern filtern. Indem Sie alles durchsuchen, was Sie haben, und Berichte zu dem erstellen, was Sie benötigen, verringern Sie auch die Wahrscheinlichkeit, dass ein Speicherort mehrmals durchsucht wird.

Curtis

 

 

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Tips for using SQL filters with OMPM.